Набор из 5 инструментов для решения как простых, так и сложных задач

Каждый день предприятия сталкиваются с новыми препятствиями. 

Как лидера, вас должно сильно беспокоить отсутствие проблем, потому что вполне вероятно, что вы не осведомлены о реальной ситуации и, следовательно, не можете решить какие-либо насущные проблемы.

Для оперативного решения проблем необходимо соответствующее инструменты.

Универсально! Доска решения задач

Когда перегорела лампочка или потекла батарея, решение этих вопросов относительно простое и требует несложных и целесообразных методов.

Иллюстрацией этого является доска для решения задач, названная так потому, что она использует один флипчарт или ватман для создания рисунков, заметок и наклеек для представления решаемой проблемы.

Вы можете использовать это, чтобы документировать спорные вопросы, находить решения, следить за их выполнением и указывать прогресс с помощью цветных магнитов.

Пожалуйста, обратите внимание, что перенос работы в общий файл позволит вам вернуться к этой истории позже и добавить план действий к инструкциям сотрудника.

Сложные проблемы

Если проблема не может быть решена быстро, рассмотрите возможность использования более сложных инструментов.

Отчёт по проблемам в формате А3

Основываясь на предыдущей итерации, эта версия обладает уникальными атрибутами. Используя формат A3, можно эффективно документировать детали проблемы, оценивать ее происхождение, разрабатывать план их решения и контролировать ход реализации.

Кроме того, этот подход накладывает ограничения на доступное пространство, что способствует большей организации и структурированности мышления.

На поле A3 визуализируются шесть блоков, которые включают следующее: 

1. Описание проблемы
2. Описание цели решения проблемы
3. Анализ проблемы
4. Подбор решений
5. Планирование действий
6. Контроль и корректировка исполнения

Сама задача представлена первыми тремя точками слева, а ее решение отражено в оставшихся трех точках справа.

Давайте подробнее рассмотрим эти важные моменты.

1. Опишите проблемы

Обратите внимание на любые отклонения, с которыми вы столкнетесь. Старайтесь не тратить на это слишком много времени. Хотя мы привыкли к быстрым действиям, важно не спешить с выводами и реализовать первое решение. 

В отчете A3 подчеркивается необходимость выявления и устранения основной причины путем изучения того, что происходит, где это происходит, кто страдает, как часто, какие негативные симптомы присутствуют, кто вовлечен и от кого мы можем получить информацию.

Ответы на запросы должны сопровождаться числовыми и другими точными данными.

Одной из проблем является неспособность достичь желаемой цели. Возможны случаи:

• Мы отстаем от цели. Например, будет ли это 5 км или 10 кг?
• Как только цель достигнута, необходимо поставить новую задачу: определить, кто требует дополнительных результатов, уровень их влияния на нас и их понимание обстоятельств.
• Насколько критична такая ситуация для бизнеса, учитывая, что цель не всегда может быть достигнута?

Наглядные пособия, такие как графики, диаграммы или блок-схемы, эффективны для краткого представления информации.

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу

2. Опишите, чего вы хотите достичь

Наша технология является SMART, что означает, что мы придерживаемся пяти критериев специфичности, измеримости, достижимости, актуальности и временных ограничений при постановке наших целей. Следуя этим рекомендациям, мы устанавливаем четкое понимание того, чего мы хотим достичь и когда мы ожидаем этого достичь.

3. Изучите проблему

Для российского менеджмента характерна тенденция к поверхностному и неадекватному анализу проблем, что приводит к невыгодным решениям и задержкам проектов. 

Кроме того, менеджеры часто обращаются только к поверхностным проблемам, игнорируя основные причины.

Чтобы докопаться до истины, используйте инструмент "Рыбья кость" (она же диаграмма Исикавы).

Далее разберем проблему в голове рыбы.

Для начала соберите все мыслимые причины ее возникновения в стиле мозгового штурма. Затем классифицируйте их «по костям». 

Крайне важно понять их природу, значение и влияние в текущем сценарии. Затем вы должны выбрать один или два, чтобы сосредоточиться и работать с ними немедленно.

Другими словами, нам нужно выбрать первичную первопричину в качестве второго шага.

Каков метод обнаружения и сбора этих источников проблем? 

1) Для этого существуют подсказки по типичным узким местам: 

8П: продукт, процессы, персонал, площадка, продвижение, оплата, политики, процедуры.

4С: среда, сырье, системы, способности.

2) Диаграмма «5 почему» — еще один полезный и простой в использовании инструмент.

Чтобы определить причину, задайте вопрос «Почему?» например, почему происходит конкретное действие. Считается, что истинный ответ возникает после третьего или четвертого вопроса.  

4. Выберите решение

После выявления основной проблемы становится очевидным, какие действия можно предпринять. Способы решения проблемы могут быть разными.

В связи с нашим ограниченным бюджетом мы сами определим критерии их оценки. Однако мы установили минимальное значение, которое нам требуется:

• какова будет степень улучшения, если изменение будет реализовано?
• уверенность (сработает?)
• простота (чего вам будет это стоить?)

Создайте перечень задач, делегируйте обязанности персоналу, запишите результаты и сроки выполнения.

6. Управляйте и исправляйте

Для обеспечения удовлетворительных результатов важно заранее установить контрольные точки. Затем эти пункты будут постепенно заполняться в процессе работы, а не все сразу в конце. 

Если результаты не на должном уровне, вы можете либо внести коррективы в процесс, либо вернуться к одному из предыдущих шагов для уточнения.

***

Основой для статьи послужил вебинар «Новые стратегии в менеджменте», который призывает читателей посещать бесплатные встречи с экспертами и быть в курсе актуальных решений для бизнеса и карьеры. Присоединяйтесь к нам в развитии своих навыков и знаний!