6 простых инструментов управления временем

Как сосредоточиться на важном и эффективнее расходовать время. Рассказываем о приемах, которые просто внедрить и легко использовать.

Помните, в фильме «Сказка о потерянном времени» злые волшебники похитили у детей время, потому что они тратили его впустую. Однако у большинства из нас другая проблема: где взять это самое время, чтобы успеть сделать все запланированное.

На помощь приходит тайм-менеджмент. Но на его изучение опять-таки требуется не один час. Поэтому сегодня мы поговорим о 6 инструментах тайм-менеджмента, которые просто использовать и быстро внедрить. Половина из них поможет сосредоточиться на главном, а другая – эффективнее расходовать время на каждом из трех уровней: в рамках года, недели и одного дня.

Уровень: год. Главные приоритеты

В жизни много всего интересного, чем хочется заняться. Но хватаясь за все и сразу, рискуешь так толком ничего и не сделать. Гордон Рамзи из «Адской кухни» всегда советовал владельцам ресторанов, которых он консультировал: «Выкиньте из меню большую часть блюд. Сосредоточьтесь на нескольких, но делайте их так, как никто другой». Проще говоря, не распыляйтесь. Этот совет подходит для любой сферы.

Полезный инструмент, который поможет сосредоточиться на главном в течение года, предлагает Питер Бергман в книге «18 минут». Он советует определить 5 категорий задач на год, которые сильнее всего повлияют на вашу жизнь, и уделять им 95% времени. Тогда в конце года вы увидите значительный прогресс и почувствуете, что год прошел не зря.

Как это сделать. Вот несколько советов, которые помогут быстрее определить главные приоритеты на год:

• Выбирайте не конкретные задачи, а общие категории, к которым легко можно будет отнести разные дела за целый год. Чтобы это было проще сделать, вспомните, чем вы занимались за последние 12 месяцев. Выпишите эти задачи и отметьте те, которые хотите оставить. В какие категории их можно объединить?
• Убедитесь, что ваш список учитывает ваши сильные стороны, индивидуальные особенности и пристрастия.
• Включайте в список все важные сферы вашей жизни. Не забывайте про семью, друзей, здоровье и саморазвитие.

Для примера приведем список задач, которые выбрал для себя Бергман, консультант по профессии:

• Рабочие:

  1. Отлично работать с нынешними клиентами.
  2. Привлекать новых клиентов.
  3. Писать и говорить о моих идеях.
• Личные:
  1. Проводить время с близкими и друзьями.
  2. Получать удовольствие и заботиться о себе.

Не всегда ваши планы будут вписываться в выбранные 5 пунктов. Может, вы захотите кому-то помочь или появится новая возможность, которую будет жалко упустить. Не переживайте. Время на задачи вне приоритетов может достигать 15%. Однако стоит задуматься, если оно превышает 20%. Это означает, что слишком много времени уходит на повседневные заботы, мимолетные желания и жизнь других людей в ущерб важным приоритетам.

Уровень: год. Чек-листы

Вспомните свою жизнь за последний год. Приходят ли на ум события, которые повторялись за это время хотя бы 3-4 раза? Например, выставки и презентации для клиентов, командировки, публикации статей и постов, однотипные рабочие и личные проекты.

Для каждого такого события имеет смысл составить чек-лист, чтобы меньше времени тратить на подготовку и ничего не забыть. Чек-лист помогает стандартизировать процесс выполнения какой-либо задачи или проекта и каждый раз совершенствовать его, сокращая затраты времени. Если вы поймали себя на мысли: «В следующий раз надо обязательно не забыть про…», составляйте чек-лист.

Как это сделать. Все умеют создавать чек-листы хотя бы потому, что хоть раз писали список продуктов. Однако есть несколько советов, которые помогут повысить полезность этого инструмента:

1. Составляйте пункты в утвердительной форме. Цель чек-листа — проверка исполнения, поэтому лучше писать: «сделано, отправлено, проверено».

2. Дробите пункты на простые и понятные операции.

3. Чек-лист должен содержать 15-20 пунктов. Если чек-лист получается длиннее, лучше разбейте задачу на несколько этапов и составьте к каждому отдельный чек лист.

4. Оформляйте чек-лист так, чтобы им было удобно пользоваться. Желательно его напечатать, а не писать от руки. Все пункты должны быть правильно структурированы, по важности или по времени выполнения, и пронумерованы.

5. Регулярно обновляйте чек-лист, когда в процессе произошли какие-то изменения или вы видите, как его можно усовершенствовать, ускорив или отменив какую-то операцию. Например, на семинаре вы увидели, что участники тратят много времени на конспекты, отвлекают вас и не успевают за рассказом. Тогда в следующий раз лучше подготовить для них раздаточный материал с основными идеями.

Уровень: неделя. Вечернее планирование

Планирование – основа тайм-менеджмента, поэтому в книгах этому инструменту уделяется много внимания. Планирование помогает сосредоточиться на важных задачах и ничего не забыть. Сегодня мы рассказываем о простых приемах управления временем, поэтому и для планирования выберем вариант попроще.

Как сделать. Вечером в воскресенье сядьте за стол и выполните следующие шаги:

• Вспомните все, что хотите сделать в течение следующей недели, и запишите эти задачи.
• Распределите их по категориям, которые вы определили на год, чтобы проверить, насколько ваши планы соответствуют приоритетам и гармонично ли вы планируете прожить эту неделю.
• Добавьте задачи в ту категорию, которой вы уделили мало времени.
• Распределите задачи по дням недели, стараясь соблюдать равномерную загруженность. Для этого можно использовать ежедневник или заметки в электронном блокноте.
• Каждый вечер уделяйте 10 минут, чтобы подвести итоги, добавить новые задачи, если они появились, и убрать те, которые больше неактуальны. Если какую-то задачу не получилось выполнить, но она все еще важна, перенесите ее на менее загруженный день.

Вот пример плана на день Питера Бергмана.

Как видим, у него задачи на день тоже распределены по категориям. Но для простоты мы будем делать это раз в неделю. Этого достаточно, чтобы оценить, сколько времени вы тратите на главное.

Уровень: неделя. Ясные задачи

В книге «Джедайские техники» Максим Дорофеев рассказывает про особенную обезьянку, которая живет в нашем мозге и управляет нами большую часть времени. Обезьянка готова делать, но не любит думать. Поэтому задачи в плане дел должны быть сформулированы максимально понятно, чтобы к ним можно было приступить без дополнительных размышлений, на которые обычно тратится много времени.

Как это сделать:

• Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной цели или очередной шаг, необходимый для выполнения проекта.
• Формулируйте задачу как ответ на вопрос «Что нужно сделать?»
• Начинайте с глагола в неопределенной форме.

Правильные формулировки:

• Позвонить клиенту А и договориться о встрече по поводу проекта С.
• Составить структуру выступления на конференции.
• Подготовить первую часть отчета для директора.

Уровень: день. Вежливое «нет»

Время – ресурс жестко ограниченный. И чем больше мы тратим его на чьи-то задачи и неприоритетные дела, тем меньше остается на достижение целей. Поэтому важно научиться говорить «нет» всему, что не входит в те пять категорий, которые вы выбрали на год.

Говорить «нет» людям сложнее, чем другим делам. В ответ на отказ они часто обижаются. Другое дело, если вы правильно объясните свою позицию. Это поможет сохранить отношения, не жертвуя приоритетами.

Как это сделать:

• Приведите аргументы. Объясните объективные причины, которые мешают вам выполнить просьбу. Однако помните: человек — существо эмоциональное, которое не всегда будет включать логику, когда слышит отказ:

  Я не могу встретить тебя на вокзале, так как в это время у меня важное совещание с директором, от которого зависит мое повышение. Возьми, пожалуйста, такси.

• Сделайте просьбу непривлекательной. Подумайте, в каком случае просьба будет не выгодна самому просителю, и объясните свой отказ с этой точки зрения:

  Шеф, я могу сейчас все бросить и подготовить для вас отчет, но тогда я не успею составить коммерческое предложение для клиента, с которым завтра встреча. Так мы можем упустить заказ, которого добивались несколько месяцев.

• Предложите альтернативу. Если не хотите обидеть человека, но сейчас никак не можете выполнить его просьбу, предложите ему другой вариант:

  Давай я подойду через 2 часа и помогу тебе. Вот по этой ссылке ты найдешь всю нужную информацию. Я не могу посидеть с Марусей, но дам телефон хорошей няни.

Уровень: день. Помидорная техника

Помидорная техника предполагает чередование небольших промежутков работы с короткими перерывами на отдых. Такой подход позволяет сохранить высокую продуктивность и в то же время не застрять на одном месте, с головой погрузившись в задачу. Особенно хорошо он показывает себя, когда нужно как можно быстрее выполнить трудоемкую задачу.

Как это сделать. Суть метода можно описать одним предложением: 25 минут непрерывной работы + 5 минут на перерыв. Ключевое слово здесь – «непрерывной». Техника будет работать только тогда, когда вас не будут отвлекать. Поэтому выбирайте время, когда вы с наибольшей вероятностью никому не потребуетесь, либо просите коллег не беспокоить вас в ближайшие пару часов. Телефон тоже лучше отключить. Ответите на звонок — придется начинать «помидор» заново.

Если задача не укладывается в 25 минут, уделите ей несколько «помидоров» подряд, но обязательно делайте перерывы между ними. Небольшой отдых помогает отвлечься от задачи и взглянуть на нее с новой стороны, что ускоряет процесс решения.

Чтобы засекать время, используйте любой таймер или специальные приложения, посвященные этой технике. Плюс таких программ в том, что они помогают накопить статистику и посмотреть, насколько хорошо вам помогают «помидоры».

Итак, мы рассмотрели 6 инструментов управления временем, которые просто освоить и быстро внедрить. Чтобы вам было легче их запомнить и использовать в жизни, поместим все 6 инструментов в табличку:

Надеемся, что эти инструменты помогут вам расходовать время только на самые важные дела и при этом экономить несколько часов на приятные.

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу