7 условий успешного делегирования
Бизнес и делегирование — понятия, каждое из которых зависит друг от друга.
Одни топы гордятся, что все текущие проблемы оперативно решаются коллективом, в других компаниях менеджеры не знают, за что хвататься в первую очередь в попытке переделать работу за сотрудниками.
Само по себе делегирование универсально: переданы могут быть практически все ваши ежедневные рутинные вопросы. Озадачить сотрудников поручениями просто, в то же время это не обязательно сработает эффективно.
Чтобы поручение привело к нужному результату, выполняйте несложные, но обязательные условия:
Жизнь не сказка, и в ней невозможно послать человека принести то, не знаю что, в надежде на успешный результат миссии.
Ставьте задачу таким образом, чтобы подчиненный:
- точно понял, что от него требуется,
- был готов воспроизвести понятный процесс и получить результат.
Или понимать возможные варианты, которые будут оценены положительно.
При этом лучше сразу прописать цепочку действий, сделать инструкцию.
3. Выбирайте, кому делегировать.
Задание одно — потенциальных исполнителей много.
Кто-то справится с задачей легко, словно играя, другой же засядет на несколько дней, и не факт, что выдаст удовлетворительный результат.
Как выбрать исполнителя?
Оценивайте и профессиональные навыки, и личные качества работника.
Например, спокойный и педантичный бухгалтер хорошо подойдёт для проверки отчётности или построения таблицы с аналитикой и будет чувствовать себя неуверенно в попытке обзвонить сотню клиентов для получения обратной связи по продукту.
Начните с того, что у работника как минимум должны быть время и полномочия.
Без возможности что-то сделать работа встанет.
Например, если вы отправите сотрудника на почту получить документы, необходимо будет выдать ему доверенность. А для сбора данных по подразделениям должно быть распоряжение вышестоящего руководства или как минимум доверие коллектива.
В условиях нехватки времени придётся выбирать приоритеты, что будет сделано в первую очередь. Никто не может одинаково успешно в одно и то же время заниматься реализацией десятка поручений, совмещая это со своими постоянными функциями.
5. Передавайте вместе с поручением ответственность за выполнение и вознаграждение за успех.
Вы делегируете не просто процесс и результат. Человек начинает отвечать за итоги, и он может оправдать ожидания или подвести вас.
Отличный вариант, когда сотрудник понимает, как он будет вознаграждён в случае успеха или наказан при срыве поручения. Это придаст ему ускорение и уверенность, что работу нужно делать качественно и в срок. И что нельзя забыть о заданиях или выполнить их спустя рукава.
Сочетание кнута и пряника — хорошая идея. В то же время не пытайтесь каждое выполненное мелкое задание поощрять премией: это перебор. Слова благодарности, фотография на доске почета, памятный сувенир лучшему сотруднику месяца могут работать не хуже материального вознаграждения.
6. Налаживайте обратную связь.
Вы дали поручения, позаботились о ресурсах и вознаграждении. Дальше организовываем взаимодействие с исполнителем.
Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудника была возможность связаться с вами, задать вопросы или уведомить о случившемся форс-мажоре.
Например, вдруг что-то пошло не так, и он не успевает решить задачу в срок или нужны дополнительные ресурсы. Так вы сможете быстро вмешаться в ситуацию или скорректировать планы с учетом изменений.
Обратите внимание: исполнитель не должен бояться воспользоваться обратной связью, это не может быть наказуемо или осуждаемо. Право задать вопрос или сообщить о проблеме естественно, оно влечёт в конечном итоге успешное выполнение вашего поручения.
7. Контролируйте.
Обратная связь — это про инициативу исполнителя, его вопросы и пожелания. Если подчинённый молчит, а время сдавать результат ещё не наступило, это не повод забыть о поручении.
В любом случае вы должны держать руку на пульсе событий и знать результат.
Если сотрудник впервые выполняет подобную работу, тем более стоит периодически проверять процесс. Внести исправления в начале гораздо легче, чем впоследствии переделывать всё, снова тратить деньги и время.
При этом не стоит делать контроль слишком навязчивым, это может демотивировать и отразиться на качестве.
Смело делегируйте задачи сотрудникам. Не пытайтесь выполнить всю работу сами, это не приведёт к успеху в бизнесе и карьерному росту. Подходите к поручениям внимательно и вдумчиво и соблюдайте 7 условий успешного делегирования, чтобы быть эффективным и результативным.
Автор: Ирина Иткинд