7 условий успешного делегирования

Бизнес и делегирование — понятия, каждое из которых зависит друг от друга. 

Одни топы гордятся, что все текущие проблемы оперативно решаются коллективом, в других компаниях менеджеры не знают, за что хвататься в первую очередь в попытке переделать работу за сотрудниками.

Само по себе делегирование универсально: переданы могут быть практически все ваши ежедневные рутинные вопросы. Озадачить сотрудников поручениями просто, в то же время это не обязательно сработает эффективно.

Чтобы поручение привело к нужному результату, выполняйте несложные, но обязательные  условия:

Жизнь не сказка, и в ней невозможно послать человека принести то, не знаю что, в надежде на успешный результат миссии. 

Ставьте задачу таким образом, чтобы подчиненный:

• точно понял, что от него требуется,
• был готов воспроизвести понятный процесс и получить результат. 

Или понимать возможные варианты, которые будут оценены положительно. 

При этом лучше сразу прописать цепочку действий, сделать инструкцию. 

3. Выбирайте, кому делегировать.

Задание одно — потенциальных исполнителей много. 

Кто-то справится с задачей легко, словно играя, другой же засядет на несколько дней, и не факт, что выдаст удовлетворительный результат.

Как выбрать исполнителя?

Оценивайте и профессиональные навыки, и личные качества работника. 

Например, спокойный и педантичный бухгалтер хорошо подойдёт для проверки отчётности или построения таблицы с аналитикой и будет чувствовать себя неуверенно в попытке обзвонить сотню клиентов для получения обратной связи по продукту. 

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу

Начните с того, что у работника как минимум должны быть время и полномочия. 

Без возможности что-то сделать работа встанет. 

Например, если вы отправите сотрудника на почту получить документы, необходимо будет выдать ему доверенность. А для сбора данных по подразделениям должно быть распоряжение вышестоящего руководства или как минимум доверие коллектива. 

В условиях нехватки времени придётся выбирать приоритеты, что будет сделано в первую очередь. Никто не может одинаково успешно в одно и то же время заниматься реализацией десятка поручений, совмещая это со своими постоянными функциями. 

5. Передавайте вместе с поручением ответственность за выполнение и вознаграждение за успех.

Вы делегируете не просто процесс и результат. Человек начинает отвечать за итоги, и он может оправдать ожидания или подвести вас.

Отличный вариант, когда сотрудник понимает, как он будет вознаграждён в случае успеха или наказан при срыве поручения. Это придаст ему ускорение и уверенность, что работу нужно делать качественно и в срок. И что нельзя забыть о заданиях или выполнить их спустя рукава. 

Сочетание кнута и пряника — хорошая идея. В то же время не пытайтесь каждое выполненное мелкое задание поощрять премией: это перебор. Слова благодарности, фотография на доске почета, памятный сувенир лучшему сотруднику месяца могут работать не хуже материального вознаграждения.

6. Налаживайте обратную связь.

Вы дали поручения, позаботились о ресурсах и вознаграждении. Дальше организовываем взаимодействие с исполнителем. 

Позаботьтесь о том, чтобы у сотрудника была возможность связаться с вами, задать вопросы или уведомить о случившемся форс-мажоре. 

Например, вдруг что-то пошло не так, и он не успевает решить задачу в срок или нужны дополнительные ресурсы. Так вы сможете быстро вмешаться в ситуацию или скорректировать планы с учетом изменений. 

Обратите внимание: исполнитель не должен бояться воспользоваться обратной связью, это не может быть наказуемо или осуждаемо. Право задать вопрос или сообщить о проблеме естественно, оно влечёт в конечном итоге успешное выполнение вашего поручения. 

7. Контролируйте.

Обратная связь — это про инициативу исполнителя, его вопросы и пожелания. Если подчинённый молчит, а время сдавать результат ещё не наступило, это не повод забыть о поручении. 

В любом случае вы должны держать руку на пульсе событий и знать результат. 

Если сотрудник впервые выполняет подобную работу, тем более стоит периодически проверять процесс. Внести исправления в начале гораздо легче, чем впоследствии переделывать всё, снова тратить деньги и время.

При этом не стоит делать контроль слишком навязчивым, это может демотивировать и отразиться на качестве.  

Смело делегируйте задачи сотрудникам. Не пытайтесь выполнить всю работу сами, это не приведёт к успеху в бизнесе и карьерному росту. Подходите к поручениям внимательно и вдумчиво и соблюдайте 7 условий успешного делегирования, чтобы быть эффективным и результативным. 

Автор: Ирина Иткинд