Автоматизация в бизнесе. Как не наступить на грабли

Как избежать самых распространенных ошибок и довести проект автоматизации до успешного завершения.

Многие из тех, кто сталкивался с автоматизацией бизнеса, обычно не торопятся повторять этот опыт. Они знают, что проекты автоматизации — это дорого, долго, а в результате получается не всегда то, чего ожидаешь. Однако без автоматизации сегодня не обойтись ни на складе, ни в производстве, ни в продажах. Каким окажется ваш опыт выполнения такого проекта? Чтобы повысить шансы на успех, нужно определить правильные цели, выбрать опытного подрядчика и активно вовлекать в проект сотрудников компании. Это 3 главные опоры проекта автоматизации. Давайте разберемся, как избежать ошибок при установке каждой из них, чтобы успешно завершить проект и сделать качественный рывок в развитии компании.

Определите цели проекта

Автоматизация – процесс, который требует значительных затрат времени и денег. И довольно странно, когда такой проект начинают, толком не представляя, зачем. Когда нет четкой цели, результат непредсказуем.

Не стоит затевать автоматизацию только потому, что:

• технология сейчас в тренде;
• у всех есть, а у вас нет;
• знакомый сказал, что это эффективный инструмент;
• вышел новый программный продукт, который все хвалят;
• вам нужно «внедрить CRM» или «установить ERP 2.0 от 1С».

По итогам проекта вы получите многофункциональный инструмент, но для вас он будет бесполезен. Чтобы затраты времени и денег окупались, начните с определения конкретных ожиданий от автоматизации. Каких бизнес-целей вы хотите достигнуть? Ускорить отгрузку товара, получить достоверную себестоимость, сократить транспортные расходы, повысить повторные продажи, ускорить согласование договоров в 2 раза или оптимизировать расходы на персонал?

Определившись с целями, вы сможете более обоснованно выбрать программное решение и оценить результаты по итогам проекта. Возможно, вы поймете, что вам не подходят существующие на рынке системы, и решите создать свою собственную. Когда Федор Овчинников задумал открыть сеть пиццерий «Додо Пицца», он изначально планировал получить конкурентные преимущества за счет информационной системы. Поэтому Федор не стал искать подрядчиков, а разработал систему силами своих специалистов и теперь постоянно ее совершенствует. Dodo IS создана специально для управления пицца-бизнесом. Система позволяет отслеживать время приготовления каждого заказа, распределять заказы по курьерам, планировать смены, анализировать производительность и т.д.

Разработка системы с нуля – дело хлопотное. В большинстве случаев разумнее выбрать готовый продукт, а значит, вам потребуется подрядчик для его установки.

Выберите правильного подрядчика

Если раньше компания не сталкивалась с проектами автоматизации, ей трудно правильно выбрать подрядчика. Нередко договор заключается с ИТ-компанией, которая готова сделать все, что ей скажут, и при этом берет недорого. Однако через некоторое время после старта такого проекта, когда немало денег и сил уже потрачено, заказчик обычно понимает, что получается совсем не то. Начинаются новые переделки, которые раздувают сроки и бюджет проекта до невероятных размеров. И уже никто не знает, когда это все закончится и с каким результатом. В такой ситуации директор решает, что ему проще прекратить проект, попрощавшись с потраченными деньгами и временем, чем продолжать эту бесконечную эпопею. Он разрывает отношения с подрядчиками и разочаровывается в автоматизации как таковой. Чтобы не оказаться в подобной ситуации, внимательно изучите компанию, которую хотите сделать своим партнером:

1. Выбирайте подрядчика, который при общении интересуется вашими задачами в бизнесе. Для успешного выполнения проекта вам нужны не только руки, которые сделают все, что вы пожелаете. Вам нужна опытная голова, которая поможет выбрать правильный продукт и построить на его основе систему, чтобы достичь поставленных бизнес-целей.
2. Хороший подрядчик обязательно поможет вам улучшить бизнес-процессы, опираясь на свой опыт и лучшие практики. Если специалисты соглашаются автоматизировать все, как есть, не стоит с ними связываться. Автоматизация хаоса не дает результатов. Программный продукт – это не волшебная кнопка, которая решит все проблемы в той или иной области. Это лишь инструмент, который поможет облегчить работу. Поэтому сначала нужно отрисовать процессы и оптимизировать их на бумаге и только потом автоматизировать.
3. Выбирайте партнера, который решит ваши задачи с минимальными доработками. Подрядчик гораздо лучше знает продукт. Если он действительно хочет вам помочь добиться результатов, а не просто получить деньги за установку системы, то подскажет, как максимально использовать функционал продукта для достижения ваших бизнес-целей. Во-первых, это поможет вам сэкономить. А во-вторых, даже небольшие переделки осложняют обновление и поддержку системы и снижают ее надежность. Поэтому, где это возможно, лучше обойтись грамотной настройкой стандартного функционала.
4. Обратите внимание, есть ли у подрядчика успешный опыт решения аналогичных задач, в том числе на предприятиях вашей сферы. Если такого подрядчика найти сложно, посмотрите, насколько успешно компания справлялась с нетипичными для нее задачами ранее.
5. Попросите у подрядчика референс-лист – список клиентов с контактами. Обязательно пообщайтесь с некоторыми из них, чтобы узнать о работе подрядчика и о том, насколько хорошо сейчас работает система, которую он помог построить.
6. Попробуйте сначала выполнить какие-то небольшие совместные работы, чтобы посмотреть на подрядчика в деле. Например, подготовьте концепцию проекта с описанием целей, задач и рисков измеримым результатом.
7. Зафиксируйте в договоре контрольные точки, по которым вы сможете проверить достижение измеримых промежуточных результатов в проекте и при необходимости скорректировать дальнейшую работу.

Правильный подрядчик поможет вам построить эффективную систему, но он не сделает это в одиночку. Важно, чтобы сотрудники компании активно участвовали в проекте.

Вовлеките руководство и сотрудников в проект

Перекладывая на подрядчика ответственность за результат, вы почти наверняка получите совсем не то, что нужно вашей компании. Даже самый хороший подрядчик не знает всех тонкостей вашего бизнеса, ваших бизнес-процессов, стратегии развития и т.д. Кроме того, внедрение новой системы требует организационных изменений, а тут у подрядчика и вовсе нет полномочий. Поэтому даже самая совершенная система не заработает, если заказчик не вовлечен в процесс внедрения. При этом вовлекать нужно как руководство, так и сотрудников.

Начать стоит с топ-менеджеров. Подготовьте такую презентацию, которая поможет вам не только выбить бюджет на автоматизацию, но и заручиться поддержкой руководства. Вдохновите топ-менеджеров на проект. Если они не поймут до конца, зачем все это делается, проект вряд ли доживет до успешного завершения. У вас не хватит на это ресурсов, в первую очередь административных. Вы не сможете должным образом вовлечь других сотрудников или вовремя согласовать какие-то изменения по проекту (дело-то не в приоритете). В итоге вы все сделаете на свой страх и риск — и получите результат, которым никто не будет пользоваться.

Когда руководство активно поддерживает проект, автоматизация перестает буксовать и набирает скорость. Однако не стоит увлекаться гонкой и забывать про людей. Если пользователи не захотят работать в новой системе, толку от нее будет мало.

Мы уже писали подробную статью про вовлечение сотрудников. Хорошо, если вы сделаете это еще на этапе подготовки к проекту. Соберите всех ключевых сотрудников и подумайте, как вам может помочь новая система и какие задачи она должна решать. По ходу проекта регулярно проводите собрания в таком составе совместно со специалистами подрядчика. Так вы сможете контролировать промежуточные результаты и понимать, туда ли вы движетесь.

Однако и это еще не все. Теперь пора вовлечь пользователей системы, которые напрямую не участвуют в реализации проекта. Покажите им, как те или иные инструменты помогут упростить и ускорить работу, сделают ее удобнее, а компанию в целом – успешнее. Когда сотрудники поймут, какую пользу получат от новой системы, они будут готовы пережить неудобства на этапе запуска, а вам не придется бороться с саботажем.

Итак, автоматизация – непростое дело, которое требует больших затрат денег и времени, а значит, вдумчивого подхода. Если вы правильно поставите цели, выберете надежного партнера и будете активно участвовать в проекте, вовлекая руководителей и сотрудников в процесс изменений, – успех почти у вас в кармане. Конечно, не стоит надеяться, что будет легко. Но все трудности в проекте автоматизации стоит преодолеть, чтобы вывести бизнес-процессы компании на качественно новый уровень.

Вместо заключения приведем еще несколько советов, на которые стоит обратить внимание непосредственно при выборе программного продукта:

1. Учитывайте совместимость с другими продуктами. Интеграция или настройка обмена данными между различными системами – трудоемкий процесс и не всегда работает так, как нужно. Самая лучшая интеграция та, которой нет. Чтобы исключить интеграцию, программные продукты, которые вы внедряете, должны работать на одной платформе. Если производство у вас автоматизировано на базе «1С:УПП» или «1С:ERP Управление предприятием 2.0», значит для продаж или документооборота правильнее будет найти решение на платформе 1С.
2. Берите систему «на вырост». Чтобы не повторять процесс внедрения из года в год, учитывайте не только то, что система может дать вам сейчас, но и то, как вы будете себя чувствовать с ней через год или 5 лет. Вспомните стратегические цели компании. Если через 5 лет вы планируете вырасти в 5 раз, то внимательно присмотритесь к возможностям системы, чтобы через некоторое время не обнаружить, что она стала для вас маловата и не справляется с новыми задачами.
3. Не гонитесь за количеством функций. Современные программные продукты — это своего рода кухонные комбайны, которые умеют многое. Далеко не все эти функции необходимы для решения ваших задач. Однако, начитавшись рекламных материалов, компании обычно хотят использовать как можно больше возможностей продукта, за которые заплатили. При этом они не учитывают, что каждая новая функция усложняет проект внедрения, особенно на этапе запуска, когда пользователям приходится изучать новую систему. Поэтому при внедрении системы следуйте принципу минимализма: в первую очередь реализуйте функции, которые необходимы для выполнения поставленных целей. Дополнительные «плюшки» можно будет добавить в ходе развития системы, когда сотрудники к ней привыкнут.

Успешных вам проектов!

Список 20 важных книг

Для взрывного роста вашей эффективности и продуктивности

Получить в мессенджере