Как не превратить zoom-планёрки в хаос
Среднестатистическая эффективность планёрок и совещаний оставляет желать лучшего. Так, согласно исследованию, проведённому лондонской консалтинговой фирмой STL Microsoft Training, 67% планёрок являются непродуктивными. Что уж говорить об онлайн-планерках, когда участники не знакомы с «правилами игры»!
Чтобы онлайн-планёрки шли на пользу дела, достаточно установить и соблюдать несколько правил – простых, но жёстких. Расскажем о них.
Подготовьте повестку
Бесцельные совещания и обсуждения… Знакомо? Заведите правило: без повестки не собираться. Повесткой, за неимением другого, может быть даже краткое новостное сообщение от руководителя или отчёты от сотрудников. Но такое совещание оправдано, только если руководители компании заметили общее снижение производительности работы на удалёнке.
Эксперты по производительности советуют ограничивать повестку 3-5 пунктами, а также указывать тайминг выступлений или обсуждений. Заранее ознакомьте с повесткой всех участников встречи. Можно это сделать электронным письмом или выложить список вопросов в Google-документ, чтобы желающие сотрудники могли в случае необходимости дописать пункты повестки.
Если в процессе обсуждения обнаруживается новая проблема, задача, или звучит идея, её нужно записать и отложить до следующей планерки (исключение: когда решение требуется принять срочно). Или отложите обсуждение на конец встречи – если останется время.
Лайфхак: В начале планёрки или совещания допустим и даже полезен small talk. Он помогает настроиться на одну волну и почувствовать поддержку, неравнодушие со стороны коллег и руководства.
Ограничьте количество участников
У каждого участника совещания или планёрки должна быть своя роль на нём (докладчик, оценщик, координатор, участник мозгового штурма и т.д.). Общие планёрки допустимы, но редко, иначе время сотрудников расходуется нерационально.
Лайфхак: У Джефа Безоса, владельца Amazon, есть «правило двух пицц» – участников встречи должно быть столько, чтобы можно было угостить их 2 пиццами (8 кусков, 8 человек).
Ведите протокол встречи
Если не записывать, о чём шла речь на совещании или планёрке, а главное – к чему пришли, какие задачи сформулировали и кого назначили ответственным – встреча прошла зря.
Zoom-планёрку начните с выбора или назначения секретаря, который будет вносить записи в протокол прямо на ходу. Лучше если это будет сотрудник-«слушатель», не занятый конкретно на этом совещании докладами или отчётами.
Лайфхак: Заранее подготовьте шаблон протокола в виде таблицы. В первой графе – пункт повестки, кто выступал и о чём говорил. Во второй – к чему пришли, какие решения предложили, на каком остановились. В третьем столбце можно указать, кого назначили ответственным, какой поставили срок, кому необходимо предоставить отчёт о выполнении.
Ограничьте время
Согласно исследованию международной консалтинговой компании Bain & Company, среднестатический сотрудник способен удерживать внимание на встречах в течение 18 минут. Если сделать поправку на «переключения» с одного спикера на другого, то оптимальная продолжительность совещания или планёрки офлайн – 15-30 минут. В онлайне внимание рассеивается быстрее, поэтому ограничьтесь 15-20 минутами.
Если совещание затягивается, значит, либо повестка составлена неправильно (слишком много вопросов для обсуждения), либо не соблюдаются правила поведения, о которых мы расскажем ниже.
Лайфхак: Эксперты советуют вести совещания стоя (можно даже попросить сотрудников принять вертикальное положение). Во-первых, такие встречи точно не затянутся. Во-вторых, все участники будут собраннее и внимательнее благодаря лучшему кровоснабжению мозга. В-третьих, у планёрок «на ногах» другая энергетика, возможно, из-за ускоренного темпа речи стоящего человека.
Провести обучение по использованию Zoom
Здесь мы подразумеваем не именно Zoom – а любую платформу, которую будете использовать во время планёрок: Skype, Google Hangouts, др.
Можно, конечно, найти на сайте разработчика мануалы и подсказки, в YouTube – обучающие ролики, но лучше (и сотрудники это оценят!), если руководство назначит ответственного человека, который запишет на видео основные моменты использования программы / приложения, а затем распространит внутри компании.
О чём нужно рассказать:
- как загружать, устанавливать программу / приложение;
- как регистрироваться, настраивать профиль;
- как заходить на конференцию или создавать ее;
- как включать / отключать камеру и микрофон;
- как записывать видео;
- как писать сообщения в чате, прикреплять ссылки;
- как переключаться на показа экрана, если нужно поделиться с участниками встречи статистикой, презентацией или другой информацией;
- как заканчивать мероприятие.
Лайфхак: Залог успешной Zoom-планерки не только во владении программой, но знании технических азов онлайн-общения. Подскажите своим сотрудникам, что необходимо:
- установить ноутбук или компьютер на подходящей высоте, подобрать подставку для телефона – всё это таким образом, чтобы камера была на уровне глаз, пропорции лица не нарушались, и коллеги не заглядывали в нос;
- позаботиться о нормальном освещении (в идеале – о круглой селфи-лампе);
- выступая, смотреть в камеру телефона или в вебкамеру на ноутбуке.
Вовлекайте, когда это уместно
Онлайн-планёрка – это не ТВ-шоу с односторонним вещанием. Если докладов станет слишком много, а обсуждений – мало, то мотивация сотрудников снизится, а внимательность во время встреч сойдет на нет. Выделяйте время на обсуждения, вопросы-ответы.
Лайфхак: Для вовлечения участников во время онлайн-планёрок пригодятся голосования (любым способом, возможным в приложении или программе), беседы в чате, доски (whiteboard) и майнд-карты. Вспомните также о «методе круглого стола» – когда всех участников по списку опрашивают об их мнении.
Установите правила поведения
Перечислим основные правила, которые не позволят онлайн-планёрке превратиться в хаос.
- В один момент времени говорит один человек.
- Микрофоны у всех присутствующих должны быть выключены (пока не потребуется что-то сказать) – в том числе чтобы аппаратура не фонила, и не мешали домашние звуки.
- Камеры необходимо включить – это создает эффект присутствия и дисциплинирует.
- Совещание ведет один человек – и именно он дает право высказаться.
- Каждый сотрудник отвечает за то, чтобы домашние не мешали проводить совещание (по возможности), а фон был нейтральным, не отвлекал остальных.
- Дресс-код может быть casual, но не «домашняя одежда».
- Участники встречи должны заранее выключить звук на телефонах, приглушить уведомления на гаджетах и на рабочем компьютере.
- Выносить на совещания допускается только идеи и решения, а не процесс ознакомления с информацией.
- Допускается делать видеозапись встречи, но об этом нужно предупредить участников и объяснить причину. Например, чтобы показать видео отсутствующим значимым участникам или сохранить в базе знаний часть встречи, которую потребуется много раз воспроизводить (инструктаж, обучение и т.п.).
Лайфхак: Недостаточно просто ознакомить с правилами всех сотрудников. В идеале правила должны быть перед глазами участников встречи. Можно прикрепить их вложением или поставить аватаркой одному из сотрудников (например, тому, кто ведет протокол).
Привычка к эффективным онлайн-встречам с коллегами вырабатывается не сразу. Но когда это произойдет, любые ваши летучки, планёрки, обучающие мероприятия и совещания – вне зависимости от формата и платформы (офлайн, онлайн, в Skype, Zoom или в переговорной) – станут катализаторами развития компании и источниками свежих идей. На самоизоляции, на удалёнке – или после того, как всё это закончится.
Автор: Елена Тимофеева
