Как подготовить презентацию. Краткое руководство для руководителя

3 принципа и 16 советов помогут создать презентацию, которая станет достойным дополнением к вашему выступлению.

Мало кому из руководителей удается полностью избежать публичных выступлений в своей работе. А значит, приходится делать и презентации. При этом трудно рассчитывать на хороший результат, когда делаешь то, чему тебя никто никогда не учил. Неудивительно, что многие руководители допускают ошибки, которых легко избежать, если знать простые правила. О них мы сегодня и поговорим, чтобы вы могли создавать презентации, которые не ослабляют, а наоборот, усиливают ваше выступление. Начнем с трех главных принципов успешной презентации, а потом поговорим о том, что нужно знать про текст и картинки.

Три главных принципа успешной презентации

Эффективность

Перед тем, как взяться за презентацию, полезно продумать свое выступление, а перед подготовкой выступления — определить его цель. Чего вы хотите добиться от вашей аудитории в итоге? Что слушатели должны понять и узнать? Им нужно что-нибудь сделать или просто принять какую-то идею? При подготовке презентации всегда концентрируйтесь на выбранной цели. Все элементы презентации должны помогать вам ее достичь.

Простота

Чтобы вы смогли достичь поставленной цели, презентация должна помочь вам сделать послание максимально ясным и доступным для понимания и усвоения. Достичь простоты сложно. Для этого надо исключить все неважное, а резать свою работу всегда трудно. Кроме того, чтобы ничего не упустить, нам часто хочется впихнуть в презентацию все и сразу «на всякий случай». Поэтому важно научиться вовремя останавливаться и ограничивать себя, чтобы добиться большей ясности. Каждый новый слайд должен подвергаться строгой ревизии, которая опирается на два главных вопроса: помогает ли этот слайд достичь поставленной цели и как его можно упростить, чтобы аудитория быстрее усвоила сообщение. Убирайте все, что может привести к недопониманию или искажению смысла. Запомните: один слайд – одна мысль. Даже если есть место, не старайтесь максимально заполнить пространство. Дайте людям время обдумать ваши слова и лучше их усвоить.

Гармония

Презентация должна представлять собой единое целое. Поэтому добивайтесь схожести в элементах и их расположении, чтобы связать слайды. Попробуйте применять похожие цвета, повторяющиеся формы, аналогичное использование пространства, подобные линии и так далее. Задавайте себе вопросы. Выглядят ли все картинки и другие визуальные элементы презентации в одном стиле? Выглядят ли все слайды так, словно они — одна презентация? Как уравновешены сходства и различия?

Подбираем картинки

Если текст всегда можно проговорить голосом, то удачно подобранные изображения сложно заменить. Картинка за секунды рассказывает историю, которую вам придется описывать несколько минут. Не зря говорят: лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Изображения усиливают воздействие рассказа на аудиторию, вызывая эмоции, подтверждают ваши слова, а также уточняют и расширяют смысл сообщения.

Если читать и слушать одновременно невозможно, то слушать и рассматривать картинки – вполне. Мозг гораздо быстрее распознает изображения, чем буквы и слова. Именно поэтому сообщения, содержащие иллюстрации, привлекают к себе больше внимания и лучше воспринимаются и запоминаются.

Вот несколько несложных правил, которых стоит придерживаться, когда вы будете добавлять картинки в вашу презентацию:

• Не используйте иллюстрации только для красоты. Изображение не должно просто украшать слайд и занимать пустое место, его задача — помогать вам рассказывать историю, усиливать ее воздействие на аудиторию. Поэтому используйте изображения, только связанные с контекстом. Также избегайте клише, которые слушатели воспринимают как визуальный шум (например, рукопожатие в слайде про партнерство).
• Чем больше изображение, тем сильнее оно влияет на слушателей. Когда изображение занимает слайд целиком, оно кажется динамичнее и привлекательнее. Если возможно, постарайтесь сделать так, чтобы картинка не просто занимала весь слайд, а слегка выходила за его края. Этим вы покажете, что за кулисами презентации тоже что-то происходит. Такой прием создает напряжение и визуально увеличивает слайд.

Орел будто выглядывает из-за края слайда, и мы невольно дорисовываем в воображении крылья, лапы и все, что осталось за кадром.

• Людей больше всего привлекают другие люди. Если на картинке есть человеческое лицо, оно станет первым элементом слайда, на который слушатели обратят внимание. Это надо учитывать, когда вы продумываете композицию слайда. Каждый правильно составленный наглядный материал имеет один доминирующий элемент, позволяющий зрителям понять, откуда начинать просмотр.

Мы сразу обращаем внимание на лицо девушки, а проследив за ее взглядом, замечаем и читаем текст.

• Один слайд – одна картинка. Максимум две. Если у вас больше, разделите слайд на несколько, так аудитории будет легче усвоить ваше сообщение.
• Фотографии можно найти на просторах интернета или сделать самостоятельно. В первом случае загляните на сайт Flickr.com, там вы найдете миллионы изображений в свободном доступе. Или же возьмите смартфон и отправляйтесь на фотоохоту. Главное, чтобы у вас было четкое понимание, какая картинка вам нужна.
• Используйте обрезку фотографий. Эта функция дает возможность скорректировать композицию и убрать все лишнее, оставив только ту часть изображения, которая подходит под ваши цели и потребности.

• Следите за пропорциями, когда меняете размер изображения. Нередко оказывается, что в презентации картинки растянуты по вертикали или горизонтали. Это смотрится непрофессионально. При этом картинка должна быть высокого разрешения (больше 72 пикселей на дюйм), иначе после растягивания на ней будут видны пиксели, что скажется на качестве вашей презентации.
• Используйте графики, только когда хотите показать тренды или простые сравнения. Большой объем точных цифр, в которые нужно вникать, лучше разместить в раздаточном материале.

На слайде мы видим простую круговую диаграмму, которая показывает соотношение вегетарианцев и мясоедов. Наглядности данным добавляет оригинальное исполнение.

Добавляем текст

Слайды лучше использовать как визуальное дополнение к вашему рассказу, однако текст тоже бывает полезен, когда его не слишком много. Кроме того, форма шрифта, его размер, цвет и текстура оказывают влияние на чувства аудитории.

Основные рекомендации при работе с текстом:

• Чем меньше текста, тем лучше. Когда на слайдах много букв, ваша аудитория будет читать, вместо того чтобы слушать. Мы не можем делать это одновременно. Поэтому много текста на экране – это плохо, так как отвлекает аудиторию от самого важного — вашего рассказа. Изучая очередной слайд, задайте себе два вопроса: «Не слишком ли много текста на слайде?» и «Можно ли убрать часть без потери смысла?» Если вам очень нужно разместить в презентации какие-то объемные данные или другую информацию, которую тяжело воспринимать на слух, лучше подготовьте для аудитории раздаточный материал.
• Не читайте со слайда. Текст на слайде – это не подсказка для вас, это способ усилить влияние вашего рассказа на аудиторию, подчеркнуть тезисы выступления. Все умеют читать и отлично справятся без вашей помощи.
• При выборе размера шрифта ориентируйтесь на людей в последнем ряду. Размер в пунктах зависит от размера экрана и помещения. Ориентируйтесь на то, чтобы в режиме «Сортировщик слайдов» вы могли легко прочитать текст на любом слайде.
• Экспериментируйте с расположением текста. Обычно текст размещают горизонтально. Но для создания контраста и динамичности на некоторых слайдах можно повернуть его под углом или расположить в непривычном месте. Нередко картинка сама подсказывает, как лучше всего это сделать.

Бинокль — главная деталь изображения. Поэтому текст сразу заметят, если разместить его на линзах.

• Используйте плашки для повышения читабельности. Если вы разместите текст на изображении, на котором мало свободного места, его будет трудно читать. Чтобы решить эту проблему, расположите сплошные или полупрозрачные плашки прямо под текстом. Это отделит строчки от картинки.

Полупрозрачная черная плашка помогает прочитать текст без дополнительных усилий.

• Следите, чтобы различия были явными. Если вы меняете размер шрифта или сам шрифт, чтобы выделить заголовок, подзаголовок или какую-то мысль в тексте, проконтролируйте, чтобы эти различия были явными. Разница в 2 и даже 4 пункта едва заметна глазу и выглядит как небрежность.
• Используйте не больше 2-х шрифтов в одной презентации. Для выделений применяйте разные начертания, размеры и цвета. Обычно для проецируемых слайдов лучше всего подходят шрифты без засечек, но при больших размерах приемлемы и шрифты с засечками.
• Не злоупотребляйте прописными буквами. Набирать слова прописными буквами стоит только в коротких заголовках и одиночных словах. Здесь они помогут увеличить силу воздействия, в остальных случаях — только усложнят чтение. Надеемся, что эти несложные рекомендации помогут вам подготовить презентацию, которая станет достойным дополнением к вашему выступлению. И все же помните, что это только дополнение. Правильно расставляйте приоритеты. Главное – это вы и история, которую вы рассказываете. Если времени мало, не занимайтесь презентацией в ущерб подготовке к выступлению, делайте ее по остаточному принципу. В конце концов многие ораторы TED вообще не используют слайды.

По материалам книги Гарра Рейнольдса «Презентация в стиле дзен»

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу