Как повысить читабельность текста за 10 минут
Чтобы любой ваш текст легко понимали, используйте алгоритм из 6 шагов.
Всем людям, даже далеким от копирайтинга, время от времени приходится писать тексты: деловые письма, отчеты, пояснительные записки, коммерческие предложения, технические задания и т.д.
Сегодня вы узнаете несколько приемов, которые помогут повысить читабельность любого текста, а значит, лучше донести ваши мысли до аудитории или конкретного человека. Мы не будем касаться содержания текста, поговорим лишь о его форме.
Итак, возьмите любой текст, который вы написали недавно, и попробуйте улучшить его шаг за шагом.
1. Разбейте на абзацы
Время: 30 секунд
В интернете до сих пор попадаются статьи, которые выглядят как сплошной кирпич текста. Наверняка вы тоже их видели, но вряд ли когда читали. Без абзацев текст кажется слишком сложным, так как глазу негде отдохнуть. Уильям Зинсер, редактор и автор книги «Как писать хорошо»:
«Следите, чтобы абзацы у вас были достаточно короткими. Текст воспринимается визуально — глаз реагирует на него раньше, чем мозг. Если то, что вы пишете, разбито на короткие абзацы, оно как бы наполнено воздухом и выглядит заманчиво, а огромный шмат сплошного текста может отпугнуть читателя, и он даже не рискнет за него взяться».
Правила, которые помогут разбить текст на абзацы:
- Абзац — логически завершенный кусок текста. В идеале абзацы можно почти свободно менять местами.
- Абзац не должен занимать больше восьми строк.
- Один абзац — одна мысль. В примере текст стоит разделить на два абзаца, так как в последнем предложении речь идет уже не о генах, а о мутациях.
Было:
Гены есть в клетках всех живых организмов. В них хранится информация о наследственности. Благодаря генам у кошки рождается котенок, а из семечка тыквы вырастает тыква, а не огурец. В генах регулярно происходят изменения – мутации, которые помогают организмам лучше приспособиться к окружающей среде.
Стало:
Гены есть в клетках всех живых организмов. В них хранится информация о наследственности. Благодаря генам у кошки рождается котенок, а из семечка тыквы вырастает тыква, а не огурец.
В генах регулярно происходят изменения – мутации, которые помогают организмам лучше приспособиться к окружающей среде.
Чтобы выделить абзац, сделайте отступ (кроме первого абзаца после заголовка) или добавьте пустую строку. Неправильно использовать и то, и другое.
2. Добавьте заголовок и подзаголовки
Время: 2 минуты
Заголовок и подзаголовки помогают читателю быстро понять, о чем идет речь в тексте. Поэтому они нужны не только статьям и постам, но и коммерческому предложению, отчету, тексту о себе, о компании и т.д.
Максим Ильяхов, «Пиши сокращай»:
«Заголовок — первое, что следует добавить тексту, чтобы обратить на него внимание. Благодаря тому, что заголовок контрастный относительно текста, он автоматически вызывает интерес».
Подзаголовки используют, чтобы разбить текст на небольшие съедобные кусочки, которые не так страшно читать. В коротком тексте хорошо смотрятся подзаголовки в подбор, которые ставят первыми предложениями в абзаце:
Откуда взялась темная материя. Темная материя – особый вид материи, который существует в теории и помогает ученым устранить нестыковки в расчетах.
Хорошо, если получится логически связать заголовок и подзаголовки между собой:
Холодные звонки. Как увеличить конверсию – правильно начать разговор, закрыть возражения, мотивировать к покупке, устранить ошибки.
3. Сгруппируйте мысли
Время: 2 минуты
Если вам сложно разбить текст на части и добавить к ним подзаголовки, значит перед вами поток мыслей. Такой текст перескакивает с одной темы на другую, а потом снова возвращается к первой. Объедините мысли по одной теме, просто поменяв местами предложения, даже без редактирования.
Максим Ильяхов, главред:
«В потоке мысли идеи цепляются последовательно друг за друга. Если внимательно следить за мыслью автора, то справиться с таким текстом можно. Если скользить по диагонали, то понять мысль трудно.Чтобы текст легко читался, поток мысли расплетают. Для этого нужно определить цель текста и отсечь лишнее».
Чтобы было проще сгруппировать мысли, задайте себе вопрос: «О чем говорится в тексте?» Ответы и будут служить опорными точками, вокруг которых сформируются разделы. Возможно, какие-то предложения окажутся лишними.
Посмотрите, как это сделать, на примере текста о себе из блога Максима Ильяхова.
4. Прочитайте вслух
Время: 2 минуты
Этот совет сложно переоценить. Он настолько хорош, что его дают все: от авторов художественной литературы до копирайтеров и редакторов. В книге главреда Максима Ильяхова «Пиши сокращай» рекомендация читать вслух занимает специально выделенный разворот, который подчеркивает ее важность.
Когда мы читаем про себя, то проглатываем половину слов. Чтобы выявить все корявости и шероховатости текста, прочитайте его громко и отчетливо вслух. Во время чтения отмечайте все места:
- где вы запнулись — такие предложения надо переформулировать или вычеркнуть, если мысль без них не теряется;
- где вам не хватило дыхания — такие предложения лучше разбить на несколько.
Уильям Зинсер, редактор и автор книги «Как писать хорошо»:
«При каждом переписывании я стараюсь сделать текст предельно сжатым, точным и выразительным, устраняя из него все, что не выполняет полезной работы. Затем я прохожусь по нему еще раз, читая его вслух, и всегда поражаюсь тому, как много мусора еще можно выкинуть».
Если вы находитесь в офисе и вам неудобно отвлекать коллег, читайте текст тихим голосом или найдите более уединенное место: кухню или даже туалет.
5. Разделите длинные предложения
Время: 3 минуты
Чем длиннее предложение, тем сложнее его конструкция. Пока дочитаешь такое предложение до конца, забываешь, о чем шла речь в начале. Это затрудняет понимание текста.
Длинные предложения бывают полезны в художественной литературе. Есть талантливые писатели, которые с их помощью добиваются особой выразительности. Однако в повседневной жизни и деловых текстах лучше делить сложные конструкции на несколько простых.
Исаак Бабель, писатель:
«Никакое железо не может войти в человеческое сердце так леденяще, как точка, поставленная вовремя».
Как выглядит предложение, которое стоит разделить:
- Вы путаетесь в знаках препинания и не знаете, где поставить тире, где запятую, а где двоеточие. Чем реже вы употребляете другие знаки, кроме точки и запятой, тем лучше.
- Предложение занимает больше 2-х строк.
- При чтении вслух приходится делать паузу в середине предложения, чтобы набрать воздуха.
Чтобы разделить предложения, порой достаточно поставить точку вместо запятой.
Было:
Берите с собой блокнот и ручку на любые переговоры, приучите себя конспектировать слова собеседника и помечать особенности его реакции на ваши вопросы.
Стало:
Берите с собой блокнот и ручку на любые переговоры. Приучите себя конспектировать слова собеседника и помечать особенности его реакции на ваши вопросы.
В других случаях придется немного переформулировать мысль.
Было:
Если возникает ситуация, когда клиент прямо просит у коуча консультацию, коуч обязан предупредить, что, консультируя, он выходит за рамки коучинга.
Стало:
Бывает, что клиент прямо просит у коуча консультацию. В этом случае коуч обязан предупредить, что консультация выходит за рамки коучинга.
6. Оттипографьте
Время: 30 секунд
Чтобы текст хорошо смотрелся и легче воспринимался, нужно ставить правильные кавычки и менять дефисы на тире. Все это называется типографикой. Если не уделять ей внимания, текст будет выглядеть неряшливо.
Чтобы не запоминать специальные комбинации клавиш, используйте сервисы, которые автоматически оформляют выделенный текст по стандартам типографики. Так, типограф на сайте Артемия Лебедева поможет:
- убрать лишние пробелы, в том числе перед дефисом и после него;
- исправить любые варианты кавычек на правильные;
- заменить дефисы на тире там, где знак разделяет предложение, а не слово.
Обратите внимание на размер шрифта и межстрочный интервал. Выбирайте такой размер, чтобы в строке помещалось около 10 слов, а расстояние между строками установите в 120-140% от размера шрифта.
Итак, сравните свой первоначальный текст с тем, который у вас получился после 6 шагов корректировки. Теперь в нем виден порядок и проще понять мысли, которые вы хотели передать, а это стоит 10 минут потраченного времени.
