Как руководителю настроить удалённую работу команды

Новая реальность многих менеджеров – перевод компании на удалённый формат работы. Те, кто уже прошел это испытание, подтвердят: недостаточно сообщить сотрудникам, что со следующей недели они работают из дома. Всё еще недостаточно попросить их зарегистрироваться в таск-менеджерах и вступить в рабочие чаты, а также забрать домой цветы с подоконников офиса.

Основная задача менеджеров остается неизменной – помочь команде быстро адаптироваться к новой ситуации, чтобы затем эффективно выполнять свои задачи, – но меняется инструментарий, а потому придется сместить акценты. Расскажем, что в работе команд, ранее существовавших под одной крышей, нуждается в тонкой настройке.

Уделите особое внимание коммуникациям

Офисные коридоры, «переговорки» и два квадратных метра возле кулеров перестанут служить площадками для живого общения, а без него многие сотрудники станут менее эффективными.

Zoom, Slack, Trello, Skype, Telegram, WhatsApp и электронная почта – технически всё с этим ясно, но речь сейчас не просто об обсуждении рабочих задач или болтовне сотрудников «за жизнь» во время перерывов. Перечислим моменты, которые стоит предусмотреть для продуктивного общения при удаленной работе. 

• Сформулируйте протоколы коммуникаций – ситуации, при которых общение онлайн оправдано, необходимо и обязательно. Создайте соответствующий гуглдок и откройте к нему доступ для каждого сотрудника.
• Определите время, когда сотрудники должны быть на связи – для оперативного решения проблем или для присутствия на планерках.
• Назначьте каждому сотруднику время коммуникации с непосредственным руководителем – благодаря регулярным «летучкам» человек не будет ощущать себя маленьким винтиком большого конвейера.
• Отдайте приоритет планеркам и встречам в видеоформате – это помогает лучше установить контакт, ведь, общаясь, вы будете видеть мимику и язык тела сотрудников.
• Разрешите small-talk в отдельных чатах, чтобы общение оставалось живым, человеческим.

Создайте режим прозрачности

Экстремальный контроль никто не любит, но совсем «отпускать ситуацию» менеджеру нельзя. Чтобы избежать конфликтов, недопонимания и срывов рабочих задач, каждый сотрудник компании должен как можно раньше понять, что от него ожидают. На удаленной работе лучше забыть о формулировках «как можно скорее» и «в лучшем виде».

Какие ожидания от сотрудников можно и нужно сформулировать:

• скорость ответа на письма и сообщения в чате;
• практические результаты, дедлайны и способы ставить в известность о прогрессе, статусе выполнения;
• качество выполнения задач – параметр абстрактный, но выручат примеры, образцы, стандарты работы;
• необходимость максимально снижать фоновый шум во время онлайн-планерок;
• комфортный и приемлемый график работы – теперь сотрудники могут сами определять, в какое время они наиболее эффективны, проявлять гибкость – в интересах менеджера.

Придумайте систему ежедневной отчетности, если ее раньше не было. Настройте общий гугл-календарь встреч, чтобы каждый сотрудник видел, когда коллега или руководитель доступен для решения рабочих задач.

Важный нюанс: сотрудник не должен опасаться быть вестником плохих новостей. Именно оперативная реакция на возникающие трудности – залог успеха удаленных команд.

Помогите членам команды расти

При удаленной работе сотрудникам сложнее видеть общую картину – пути для развития, новые проекты и нестандартные задачи. Создайте доску объявлений (или групповой чат), где анонсируйте новые проекты и карьерные возможности. Дублируйте эту информацию каждому сотруднику в регулярных «летучках» один на один с руководителем.

Если в компании есть система коучинга, компенсация обучения или доступ к корпоративной базе знаний – регулярно напоминайте сотрудникам об этом. Можно даже придумать систему поощрений и геймификацию для тех, кто стремится к профессиональному развитию.

Сфокусируйтесь на метриках, которые важны

Для менеджеров, всю жизнь руководивших «живыми» людьми в офисах, а не «аватарами» на экране компьютера, психологически нелегко перестроиться. И все же откажитесь от тотального контроля рабочего времени и замените его отслеживанием целей, результатов и поведения/профессионализма сотрудников.

Чтобы точнее сформулировать эти три параметра (цели – результаты – качество), определитесь с задачами, стоящими перед компанией. Любое действие, которое приближает к цели, – значимо, а инструментарий и механики выполнения уже на усмотрение сотрудников.

Поощряйте совместное решение проблем

У сотрудников может появиться ощущение, что они один на один со своими сложностями. Но ваша задача как менеджера – организовать общение таким образом, чтобы у членов команды была возможность обсудить задачу, безоценочно предложить решение, придумать творческий выход из ситуации, даже оказать психологическую поддержку.

Организовать это можно по-разному. Удобные варианты: 

• общий чат «для идей»;
• гуглдок, в котором сформулирована задача, и все сотрудники могут вносить предложения;
• подключение сотрудников к онлайн-платформам для майнд-мэппинга (создания интеллект-карт).  

Давайте обратную связь и проявляйте заботу о команде

Каждый сотрудник в команде должен понимать, что менеджер видит его усилия и ценит их. Если есть за что похвалить – объявляйте об «особых достижениях» в общем чате или на общей планерке. Если необходимо покритиковать отчет или обсудить, как сотруднику улучшить результаты, – делайте это в личной переписке или в личной беседе.

В повседневном общении руководителю легко заметить, что сотрудник чем-то расстроен или обеспокоен, но в онлайне с этим сложнее. Задавайте вопросы – и не закрытые или формальные, а адресные, с личными деталями. Поначалу они будут казаться «странными», неловкими, но со временем все сотрудники привыкнут, что руководителю (по-прежнему) «не всё равно».

Наконец, обращайте внимание на всплески продуктивности каждого сотрудника, его подход к концентрированной работе – и старайтесь учитывать всё это в организации труда и при постановке задач.

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу