Как руководителю обезопасить себя: документы, которые нельзя подписывать

Какую ответственность несёт директор компании?

Если коротко, руководитель отвечает за всё. Он ежедневно управляет процессами и командой, выступает от имени организации перед проверяющими, отчитывается перед собственниками бизнеса.

За ошибки ему угрожает увольнение, дисциплинарная, материальная и даже уголовная ответственность.

Да, всё серьёзно, и резонно возникает вопрос: как руководителю обезопасить себя? Какие документы подписывать, а какие — лучше не надо. И как сделать так, чтобы делегировать часть ответственности вместе с подписанием документов.

Давайте посмотрим, можно ли снизить риски руководителя.

Кто имеет право подписывать документы в бизнесе

Полезная статистика:

• 4% компаний выстраивают документооборот и распределяют ответственность между сотрудниками;
• в 81% фирм, в основном малый бизнес, все документы подписывает генеральный директор;
• в 15% компаний руководство пытается снять с себя все полномочия и ответственность для собственной безопасности.

Кто может подписывать документы?

1. Без доверенности — только те, кто прописан в учредительных документах компании. Это директор (иногда их несколько), правление (иной коллегиальный орган этого уровня), управляющий.
2. Уполномоченные лица по доверенности.

Один или несколько человек физически не могут проконтролировать каждый документ, и чем компания больше, тем больше подписантов.

Например, в фирме из 100 человек как минимум 4 сотрудника должны поставить подпись на договоре:

• исполнитель (инициатор данного процесса),
• юрист по сделкам,
• бухгалтер или финансовый директор, кто отвечает за деньги компании и финансовый план,
• руководитель или гендиректор.

Генеральный физически не может просмотреть каждую бумажку. И подписи (визы) на договоре предыдущих троих сотрудников позволяют разделить ответственность между подразделениями.

Последовательность подписей в законодательстве не регламентирована. Она задается внутри компании и исходит из здравого смысла и логической цепочки движения документа.

Чем больше бизнес, тем больше регламентов. Это логично, например, чтобы система не рухнула, если сломается отдельное звено или уйдёт конкретный сотрудник. Поэтому в бизнесе должен быть чёткий регламент по подписанию договоров. 

Как руководителю делегировать документооборот

Можно перепоручить подписание документов. Здесь возможны две основные ситуации.

• Вариант 1. Директор на рабочем месте

Назначают человека, который подписывает документ одновременно с руководителем.

Также здесь могут распределяться и меняться полномочия между подразделениями, менеджерами, закупщиками — теми, кто находятся на местах. 

Как это происходит на практике. 

Простой пример — поставили товар на точку. Подписать накладную должны люди на месте, причём своей фамилией, а не изображать подпись директора, которого в реальности там не было. Подделка подписи — уголовная ответственность.

• Вариант 2. Руководитель отсутствует

Чтобы шеф мог спокойно уезжать, и при этом его подписью (электронной или факсимиле) никто не пользовался, нужно составить приказ о замещении: «В период отсутствия директора функции выполняет такой-то».

Другой директор, штатный заместитель, сотрудник, временно переведённый на должность, временный исполнитель, совместитель — вот люди, которые могут замещать директора. 

Тем не менее в период осуществления исполняющим обязанности предоставленных ему полномочий ответственность за добросовестную и разумную их реализацию лежит на руководителе (п. 5 Постановления Пленума ВАС №62 от 30.07.2013).

Делегировать абсолютно всё невозможно. Это подтверждается судебной практикой. 

Известен прецедент, когда руководитель переложил все полномочия и ответственность на другое лицо, издав приказ. Суд решил, что несмотря на это, директор должен нести ответственность за действия третьего лица по доверенности (Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 №9324/13 по делу №А12-13018/2011).

Границы и ответственность

Вот примеры известных компаний, которые плотно работают над документооборотом: Газпром, Лукойл, Х5, Русагро, Мираторг и др. При этом, чем меньше регламентов и границ в них, тем больше творчества проявляют люди на местах. И при этом они решают проблемы, а возможностей для роста бизнеса становится меньше.

И вряд ли можно построить крупную компанию, если не оптимизировать процесс, в том числе с документооборотом.

Чтобы обозначить границы, кто и чем занимается, в регламенте необходимо разделить зоны ответственности. Пропишите, документы по каким вопросам будет подписывать человек.

Задача руководителя — максимально высвободить себе время для стратегических вещей. Поэтому даже в компании из 3-х человек можно выделить зоны ответственности.

Если необходимо, установите лимит суммы или введите ограничения в отношении отдельных видов сделок, которые вправе заключить сотрудник.

Также стоит предусмотреть и прописать, что полномочия появляются только при  отсутствии основного подписанта.

Как распределяется ответственность при наличии нескольких подписей в документе, или по итогу за всё отвечает директор?

Здесь смотрите, какой документ подписан.

Директор однозначно отвечает за все сделки. Однако ответственность может распределяться. Например, за отгрузку отвечает тот, кто фактически выдал товар. 

Документальное подтверждение полномочий подписанта

Вот список документов, подтверждающих для сторонних лиц полномочия подписантов:

• устав и учредительные документы;
• приказ о приёме на работу или временный перевод;
• доверенность;
• документ, подтверждающий отсутствие основного подписанта;
• протокол, решение или приказ о возложении.

Усиление безопасности руководителя

Если вы руководитель и планируете выстроить систему документооборота и ответственности, сделайте первые шаги к порядку в бизнесе:

1. Распределите бумаги бизнеса на блоки: договорные, кадровые, финансовые, операционные.
2. Назначьте ответственных по каждому блоку.
3. Оформите действия документально: приказ, доверенность, четкие и понятные регламенты.
4. Внедрите процессы. Если существует регулярное действие и регламент на него — обязательно внедряйте.
5. И самое важное: контролируйте. 

Обязательный минимум для увеличения безопасности руководителя:

• Возьмите ЭЦП  в свои руки. Сейчас с помощью электронной подписи можно не только заключить сделку в бизнесе, но и удалённо продать вашу машину и квартиру. Помните об этом!
• Подписывайте только те документы, которые изучили и где присутствует виза инициатора процесса хозяйственной операции. Там, где хаос, там долги.
• Подписывайте договоры только после одобрения юриста и бухгалтера.
• Откажитесь от визы на документах, происхождение которых не знаете, например, приход товара на склад или отгрузка продукции.

Помните, отвечает за всё руководитель.

По сути, подписями, визами подчинённых вы не снимаете с себя ответственность, а только уменьшаете риски, например, что сделка затратна, опасна юридически и т.д.

Автор: Ирина Иткинд