Как сдавать проекты вовремя. Подход ФФФ

Что означает каждая буква «Ф» и как это помогает завершать проекты в срок.

Амстердам, 1970 год. Заседание МОК завершается громким заявлением: Олимпийские игры 1976 года пройдут в канадском Монреале. Страна ликует, а правительство подсчитывает расходы и заявляет, что все будет скромно, но со вкусом, а затраты составят около 310 млн долларов. Они пока не знают, что все пойдет совсем не так, как они запланировали.

В сухом остатке после Олимпиады 1976 года:

• Соревнования проходили на недостроенном стадионе, крыша которого находилась на складе во Франции. Строительство стадиона завершилось уже после Олимпиады в 1987 году.
• Итоговые затраты превысили план в 16(!) раз, и Монреалю пришлось расплачиваться с долгами еще 30 лет.
• Даже с медалями Канаде не повезло: они не выиграли ни одного олимпийского золота.

А все могло быть совершенно по-другому, если бы в то время подрядчики уже владели современными технологиями управления проектами. Про Scrum мы уже однажды рассказывали, сегодня поговорим о технологии ФФФ.

Аббревиатура ФФФ означает fix time, fix budget, flex scope, или фиксированные сроки, фиксированный бюджет, гибкую функциональность. Этот подход придумала компания Basecamp (37Signals) – известный разработчик ПО, автор книг Getting Real, «Rework. Бизнес без предрассудков». Сегодня мы расскажем, что это за подход, кому он подойдет и как его использовать на практике.

Основные принципы

Для начала разберем 3 основных принципа подхода ФФФ, которые следуют из названия:

• Фиксированные сроки.
• Фиксированный бюджет.
• Гибкая функциональность.

Фиксированные сроки и бюджет. Для тех, кто работает по ФФФ, это железное правило, которое нельзя нарушать. Проектная команда воспринимает согласованный срок сдачи проекта как дату экзамена: хорошо ли ты подготовился или нет, на экзамен при любом раскладе придется идти. А значит, какие бы форс-мажоры ни произошли, проект нужно сдать вовремя. То же касается и бюджета. Раз подписались сделать сайт за 300 тыс. руб., надо делать. Любые дополнительные расходы – новые переговоры и новый проект.

Гибкая функциональность. Проекты – штука непредсказуемая. Как бы ты хорошо ни напланировал, что-нибудь все равно пойдет не так. Уволятся и заболеют ключевые участники проекта, у клиента поменяется видение, согласование превысит все мыслимые сроки и т.д. Даже компании с огромным опытом не могут учесть все риски, что уж говорить про новичков. Именно поэтому многие проекты превращаются в черную дыру, куда улетают время и деньги клиента, а самое обидное, что в итоге команда не достигает желаемого результата и все просто готовы забыть о проекте и начать все сначала.

Обойти все эти риски как раз и помогают фиксированные сроки и бюджет. Однако неопределенность при этом никуда не исчезает, и чем-то в случае чего все равно придется жертвовать. Кроме сроков и бюджета остается функциональность продукта или системы. Это и есть тот буфер, который можно использовать, чтобы закрыть проект вовремя и уложиться в бюджет при любых незапланированных сложностях. Среди последователей подхода ФФФ распространен термин «пофлексить», то есть изменить первоначально запланированную функциональность в сторону упрощения, грубо говоря, отрезать то, что не успеваешь сделать. Тут сразу стоит оговориться, чтобы сформировать правильное понимание. Первое: упростить – не значить сделать плохо. Исполнитель в любом случае отвечает за качество продукта, который он выпускает. В нем может не быть каких-то дополнительных фишек, но основную функцию, ради которой его создают, он должен выполнять на пять. Можно отказаться от индивидуального дизайна для каждого раздела интернет-магазина, но нельзя открывать магазин, в котором ничего нельзя купить. Стадион в Монреале открылся без крыши, но там было все необходимое для проведения соревнований. Второе: флексить можно только с согласия клиента. В идеале он сам должен предложить, что можно упростить, опираясь на ваши подсказки.

Приведем несколько способов, с помощью которых можно упростить функциональность и при этом не потерять в качестве. На практике этими способами пользуются сотрудники дизайн-бюро Артема Горбунова (идеологи подхода ФФФ в России).

Как можно флексить:

• Заменить одно решение другим. Задача имеет множество решений, и всегда можно найти более простое. Например, вместо формы обратной связи указать электронную почту.
• Зафиксировать. Сделать часть системы статичной. Не программировать блок «Самые популярные товары», а сформировать его вручную.
• Рассогласовать. Изменить только необходимую часть системы, игнорируя рассогласование с другими частями. Обновить дизайн главной страницы и общее меню сайта, а внутренние страницы оставить в прежнем варианте.
• Уменьшить глубину проработки. Работать в первую очередь над тем, что требуется для решения задачи, закрывая глаза на интересные, но необязательные функции. При необходимости их можно реализовать в следующую итерацию.

Еще один важный принцип подхода ФФФ – работа по проекту делится на несколько итераций, по окончании каждой из которых должен быть достигнут определенный результат, понятный клиенту, например, добавлена какая-то функция. Итерации получаются в разы короче, чем проект целиком, они более управляемы и помогают контролировать сроки.

Преимущества подхода

Подход ФФФ устраняет главную проблему, из-за которой большинство проектов терпит крах, — бесконечно сдвигаемые сроки и резиновый бюджет. Поэтому он подойдет для компаний, которые занимаются любой проектной работой: разработкой продуктов, программ и приложений, созданием сайтов, дизайном, автоматизацией бизнеса и т.д.

Плюсы подхода ФФФ:

1. Проект запускается в установленный срок, а значит, клиент уже может получать результат: привлекать клиентов, экономить, собирать актуальную информацию для принятия управленческих решений.

2. Соблюдение дедлайна позволяет быстрее получить обратную связь от пользователей. Возможно, им вовсе и не нужна функция, которую отрезали, а нужна какая-то другая.

3. Более простой продукт пользователи освоят быстрее.

4. Новая функция, которую перенесли на следующую итерацию, — дополнительный повод рассказать о продукте.

Как использовать на практике

Как и любой другой подход, ФФФ – это не волшебная таблетка, которая решит все проблемы и подойдет каждому. Ведь мало знать, как делать, нужно еще и повторять это из раза в раз в реальной работе. Тут и возникают сложности. Остановимся подробнее на каждой из них и расскажем, как их преодолеть.

1. Флексить всегда больно. Клиент уже настроился именно на тот вариант продукта, который вы утвердили и согласовали в ТЗ. И даже если он на словах согласился с вашим подходом, когда дело доходит до корректировки функционала, он будет упираться всеми руками и ногами, прежде чем даст добро. И это в самом лучшем случае.

Что делать:

А) Объяснить клиенту, почему возникла такая необходимость, и предложить вместе подумать, какие функции можно убрать без серьезных последствий для результата. Переговоры с клиентом – штука непростая, тут без отточенных навыков переговорщика не обойтись. Читайте и практикуйте техники из книги «Сначала скажите нет» Джима Кэмпа, чтобы научиться этому навыку, или пройдите специальный курс вместе со своими сотрудниками.

Б) Никогда не флексить самостоятельно. Никто, кроме клиента, не имеет право решать, от каких функций можно отказаться, так как он лучше всех понимает, зачем ему сайт, дизайн или система автоматизации производства и что она должна уметь. Невозможно залезть в чужую голову и решить за другого человека, что для него важно, а что нет. Вы наверняка ошибетесь. Можно только подсказать возможные варианты выхода из ситуации.

В) Строить открытые доверительные отношения с клиентами. Ваша цель — не только продать проект подороже, но еще и качественно его выполнить. Ведь в проектной работе главное конкурентное преимущество – репутация. Если потенциальные клиенты увидят, что у вас много успешных проектов и клиенты отзываются о вас как о добросовестном подрядчике, они меньше внимания будут обращать на то, какой подход вы используете.

Г) Заранее четко сформулировать полезное действие продукта. Мы помним, что согласно ФФФ любое урезание функций не должно отразиться на качестве и работоспособности конечного продукта. Чтобы этого избежать, нужно заранее вместе с клиентом сформулировать полезное действие продукта. Ответить на вопрос: зачем он нужен и какую функцию должен исполнять в первую очередь.

Д) Написать о принципах работы в договоре. Одно дело – договориться на словах и совсем другое – дать клиенту подписать договор, в котором подробно расписано, где будет требоваться его участие в проекте и за что он отвечает, а также указаны все условия, при которых вы гарантируете соблюдение сроков сдачи проекта. Пример такого договора можно подсмотреть на сайте Бюро (принцип ФФФ описан в Приложении, на которое есть ссылка во 2 пункте).

2. Некоторые клиенты считают подход ФФФ шарлатанством. Надо быть готовым к тому, что не все согласятся делать проект с вами, как только вы расскажете им о сути подхода. Многим кажется, что ФФФ – это обман, когда подрядчик пинает балду весь срок проекта, а потом начинает резать функции, за которые клиент уже заплатил.

Что делать:

А) Объяснить клиенту суть подхода ФФФ и донести до него, что функции могут быть урезаны, но он все равно получит жизнеспособный продукт в срок и за оговоренные деньги. Что никогда причиной для флекса не станет лень сотрудников, только объективные обстоятельства.

Б) Без сожалений отпустить тех, кто не готов идти на уступки. Скорее всего, работа с такими клиентами принесет вам одни убытки. Есть клиенты, которые еще верят в идеальные проекты, выполняющиеся точно в срок и строго по ТЗ. К счастью, есть и такие, кто уже успел обжечься и теперь готов попробовать другой подход.

3. Подход требует от каждого члена команды высокого уровня ответственности и самоорганизации. Во-первых, сотрудники должны понимать, что флексить можно только в крайнем случае, поэтому надо включаться в работу над проектом с первых дней и стараться успеть сделать все, что было запланировано. Во-вторых, они должны нести ответственность за результат. Вовремя сообщать о проблемах и трудностях руководителю проекта, а также понимать, что мало просто сделать, надо еще согласовать сделанное, а значит, нужно оставить на это время.

Что делать:

А) Использовать Scrum. Если вы пока не чувствуете уверенности в своих сотрудниках, можно начать работать по известной технологии Scrum. Лучше не по книжкам, а пройдя специальный тренинг вместе с командой. Scrum во многом похож на ФФФ, однако там больше встреч и собраний, которые на первом этапе помогут организовать команду, постоянно отслеживая, на каком этапе находятся задачи, и вовремя корректируя ход проекта.

Б) Развивать сотрудников и прощаться с теми, кто не готов совершенствоваться и нести ответственность за свою работу.

ФФФ – технология достаточно простая для понимания, но сложная для внедрения. Однако если вы сможете ее освоить, то будете закрывать проекты вовремя, поможете клиентам решить их проблемы и укрепите репутацию надежного подрядчика.

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу