Год подходит к концу: о чем не забыть специалисту по кадрам

Задачи, которые кадровик должен ставить в приоритете до 31 декабря

6 октября 2018

Юлия Жижерина, бизнес-консультант, специализирующаяся в области управления персоналом и трудового права, обозначила задачи, которые кадровик должен ставить в приоритете до 31 декабря.

Конец года

По мере того, как год подходит к концу, нагрузка на HR-специалиста увеличивается. Чтобы в новогодние праздники было чувство выполненного долга и отдыха, необходимо до 31 декабря тщательно спланировать все задачи и оперативно приступить к их выполнению. Какие шаги необходимы?

Утвердить график отпусков

График отпусков служит как средством оптимизации процесса утверждения отпусков, так и обязанностью работодателя. Инспектор труда проверяет правильность и доступность графика и в случае выявления нарушений работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (согласно апелляционному определению Московского городского суда от 22.06.2016 по делу № 33-24131/2016).

Согласно статье 123 ТК РФ, график отпусков на данный год должен быть утвержден работодателем не менее чем за две недели до этого года. Поэтому график отпусков на 2023 год необходимо составить и утвердить до 16 декабря 2022 года.

С учетом стажа работника в компании (как указано в статье 121 ТК РФ) может быть определена продолжительность его отпуска. Если период отпуска был непрерывным в течение года, им полагается ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 дней (в соответствии со статьей 115 ТК РФ) с необходимым объемом ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (в соответствии со статьей 120 ТК РФ). Трудовой кодекс Российской Федерации).

Закон не требует специальной формы для графиков отпусков. Работодатели имеют возможность использовать либо обязательную унифицированную форму № Т-7 до 01.01.2013 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.05.2004 № 1), либо форму, созданную предприятием. Однако важно иметь в виду обязательные реквизиты, изложенные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Обновить штатное расписание

Согласно статье 57 ТК РФ работодатель обязан указать в трудовом договоре должность, профессию или специальность работника согласно штатному расписанию. Роструд подчеркивает неукоснительное соблюдение этого правила и своим письмом от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1 запрещает прием на работу работника на должность, не указанную в штатном расписании.

Следовательно, изменения должны быть внесены и могут быть включены в штатное расписание по усмотрению работодателя без каких-либо юридических обязательств по соблюдению определенных сроков. Тем не менее, новое штатное расписание часто выдается работодателями ближе к концу года.

Штатное расписание может быть составлено и утверждено как по унифицированной форме № Т-3 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.05.2004 № 1), так и по форме, разработанной и утвержденной внутри организации.

Утвердить план и приказ по воинскому учету

Военный билет обязателен для всех граждан. До конца года каждая компания должна утвердить план воинского учета на предстоящий год и назначить ответственного за это направление. В приказе помимо ФИО должны быть указаны имя и должность ответственного лица, а также данные его заместителя.

Методическими рекомендациями Генерального штаба (Приложение № 4 и Приложение № 17) предусмотрены необходимые форматы этих документов. При несоблюдении этих форматов военкомат возвращает документы на доработку.

Для того, чтобы представить приказ и план работы в военкомат, очень важно получить справку о недавнем бронировании в местных органах власти.

Подготовить статистическую отчетность

Согласно статье 8 Федерального закона от 29 ноября 2007 г. № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» предоставление компаниями отчетности в органы статистики является обязательным. Несоблюдение этого требования может повлечь наложение штрафа в соответствии со ст. 13.19 КоАП РФ.

Приказом Росстата от 24.09.2014 № 580 формы отчетности утверждены:

Информация о количестве и вознаграждении персонала в форме 1-Т будет предоставлена до 20 января. Этот отчет будет включать такие детали, как название отрасли, среднее количество сотрудников, шкала оплаты труда для внешних совместителей. персоналу и находящимся на заработке, а также соответствующие им выплаты.
Информация о количестве и заработной плате сотрудников в форме Р-4 будет предоставлена до 15 числа:

Ежемесячно после окончания отчетного периода при условии, что среднесписочная численность работников превышает 15 человек;
Ежеквартально по окончании отчетного периода, если численность работников, в том числе совместителей, в среднем менее 15 человек.

Информация о неполной занятости и движении работников предоставляется по форме Р-4 (НЗ) в течение 8 дней отчетного квартала:

те, кто работал неполный рабочий день или те, кто был безработным;
приняты на работу, уволены и подготовлены к увольнению;
кто ушел в добровольный неоплачиваемый отпуск.

Работодатели обязаны представлять отчеты каждые два года 28 ноября по форме 1-Т (проф) «Сведения о численности и потребностях организаций в работниках по профессиональным группам» в соответствии с Приказом Росстата № 325 (приложение № 3) от 05.07.2016. Данное требование не распространяется на финансовые организации, организации государственного управления и военной безопасности, а также на общественные объединения и экстерриториальные организации..

Изучить план проверок госорганов на следующий год

Во избежание внезапных проверок со стороны государственных органов целесообразно уточнять наличие у компании списка плановых проверок на сайте Генеральной прокуратуры РФ. Отделу кадров следует уделять особое внимание подготовке к возможным проверкам со стороны трудовой инспекции и службы занятости.

Чтобы избежать санкций, перед проверкой компании желательно провести кадровый аудит, чтобы убедиться, что все документы соответствуют правовым нормам.

Провести кадровый аудит

В конце года должна быть проведена кадровая проверка, запланирована она или нет. Это позволит оперативно устранять недостатки кадрового делопроизводства и совершенствовать бизнес-процессы при оформлении трудовых отношений..

В первую очередь проверьте:

Доступность и применимость местных нормативных актов:

правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
локальный акт об оплате труда (например, Положение об оплате труда (ст.135 ТК РФ));
локальный акт о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
штатное расписание (Письмо Роструда от 15.05.2014 г. № ПГ/4653-6-1);
должностные инструкции (не являются обязательными локальными нормативными актами, но их применение удобно для поддержания дисциплины);
другие локальные нормативные акты (например, если работники ездят в командировки, то обязательным будет Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ)).

В случае отсутствия или несущественности каких-либо локальных актов они должны быть созданы, утверждены или пересмотрены.
Обеспечить ознакомление всех работников с локальными актами (ст. 68 ТК РФ) и собрать подписи с тех, кто еще не проинструктирован.
Трудовой договор должен соответствовать законодательству и местным правилам. В случае несоответствия будут заключены дополнительные соглашения.
Если работники не будут уведомлены о расторжении срочных трудовых договоров (как указано в статье 59 ТК РФ), договоры будут автоматически преобразованы в бессрочные до 31 декабря.

Убедитесь, что следующие документы доступны и точны:

приказы о приеме, увольнении, переводе;
приказы о предоставлении отпусков и заявления к ним;
табели учета рабочего времени;
личные карточки Т-2;
документы по трудовым книжкам:

приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
трудовые книжки;

приказы о направлении в командировку (при наличии командировок);
приказы о применении дисциплинарных взысканий и основания к ним (при наличии взысканий);
приказы о привлечении к материальной ответственности и основания к ним (при наличии);
гражданско-правовые договоры (при проверке им уделяют особенно пристальное внимание).

Обеспечить оформление беременных женщин и работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, установление квот для инвалидов и молодежи и т.д.

Подготовить документы к сдаче в архив

Хотя обычно это делается в следующем году, определить, какие документы должны быть переданы в архив до конца текущего года, возможно, воспользовавшись Положением об организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда. Российской Федерации и другие архивные материалы в органах государственной власти и органах местного самоуправления (утверждены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

После завершения дел в делопроизводстве документы, срок жизни которых превышает 10 лет, должны быть сданы в архив в течение года. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 можно установить срок хранения документов.

Подготовить внутренний отчет отдела кадров

Как правило, последующие отчеты включаются во внутреннюю отчетность отдела кадров:

количество приемов и увольнений;
текучесть кадров;
наиболее эффективные инструменты подбора персонала.

Объедините все данные в один отчет, если ваша компания выпускает такие отчеты чаще одного раза в год. Даже если руководство не требует отчетности (что часто встречается в небольших компаниях), подготовьте эту информацию. Такой отчет может наилучшим образом продемонстрировать работу отдела. Включите ключевые показатели, такие как количество кадровых операций, включая назначения, увольнения, переводы, отпуска и командировки. Также укажите количество изданных или доработанных локальных актов и успешно разрешенных трудовых конфликтов.

Составить номенклатуру отдела кадров

Для формирования перечня наименований дел важно сослаться на Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Требуется изучение полномочий ведомства и видов оформляемых документов. После завершения этого анализа в список случаев можно внести изменения, добавив или удалив соответствующие разделы и записи.

Утверждение новой номенклатуры дел на 2018 год все же необходимо при условии сохранения состава формируемых документов и дел без изменений.