Основные правила делегирования
Делегирование — передача задач, полномочий и ответственности тому, кто может их принять и выполнить. Например, в паре начальник–подчиненный, когда нижестоящий сотрудник не может отказаться от выполнения работы. Но есть и горизонтальное делегирование, когда дела передают не подчиненным, а, к примеру, руководителю того же уровня в соседний отдел.
Зачем делегировать
Вопреки расхожему представлению, руководитель делегирует не для того, чтобы спихнуть с себя обязанности и переложить работу и ответственность на плечи других.
Правда в том, что снимая с себя рутинную и простую нагрузку, управленец освобождает время для важных дел, таких как построение стратегического плана развития своего направления или переговоры с трудными клиентами, которые не проведёт никто, кроме него.
По данным института Гэллапа (американский Фонд изучения общественного мнения), выручка компаний, где топ-менеджеры хорошо прокачали навыки делегирования, на 33% больше выручки аналогичных компаний.
Кроме того, только так — выполняя новые функции и осваивая смежные области — сотрудники имеют шанс вырасти.
Какие задачи лучше делегировать
- Простые дела, которые отнимают время, но могут быть легко решены сотрудниками. По этому принципу шеф не моет пол, не раскладывает бумаги по алфавиту в картотеке, не обзванивает базу холодных клиентов, не отбивает матрасы и так далее, в зависимости от специфики работы и функций отдела.
- Монотонные типовые процессы, с которыми сотрудники легко справятся при обучении. Например, подготовка исковых заявлений к должникам о взыскании дебиторской задолженности.
- Функции, на которых специалисты набили руку, — тот же дизайн сайта или верстка макета отраслевого журнала.
- Задачи, которые мешают важным процессам, но должны быть сделаны одновременно: например, начальник юридического отдела, получив две повестки на одинаковое время, сам пойдёт в сложный процесс, отправив начинающего юриста по лёгкому делу, где сложно проиграть.
Правила делегирования полномочий
Поручать работнику что и как попало — приведет к неудаче.
Убедитесь в том, что:
- делегируете заранее, не в последний момент;
- человек способен выполнить порученную работу;
- сотрудник получил подробную инструкцию и понимает, что делать;
- исполнитель знает, разовое это или постоянное поручение;
- понимает полномочия и ответственность;
- мотивирован выполнить задачу.
Работу стоит поручать с учётом важных правил делегирования:
- Непосредственность: передавайте дело тому подчиненному, кто будет его выполнять, чтобы не возникло лишних звеньев и испорченного телефона.
- Постепенность: вместо того, чтобы навалить помощнику новую гору работы, действуйте поэтапно. Сначала проверьте, что он справляется с предыдущей задачей, потом добавляйте следующую. И так по одной за раз.
- Чётко формулируйте: что, когда, в какой срок сделать.
- Разделяйте ответственность: за что отвечаете вы, за что он.
- Старайтесь выбирать сотрудника компетентнее, по крайней мере в направлении, где поручаете задачу. Не стоит бояться умных подчиненных: они принесут больше пользы общему делу.
- Не контролируйте в мелочах. Если видите, что сотрудник справляется, ослабьте внимание, дайте простор решать самому и спрашивайте результат.
- Не делайте за работника: если задает вопросы, посоветуйте, но не пишите за другого подробный план действий.
Также к основным правилам делегирования относится, пусть и стоит особняком в силу удаленности по времени, разбор ошибок сотрудника.
В ряде случаев подчиненный не выполнит задачу или сделает её неправильно. Нужно спокойно разобрать ошибки один на один, выяснить причины принятых решений и узнать предложения по исправлению ситуации. Избегайте критики и негативной реакции, чтобы не усугубить ситуацию и не потерять подчиненного.
Что произойдёт, если нарушены правила делегирования
Не у всех получается классно делегировать.
Выбрали не подходящего сотрудника, не убедились в готовности выполнить работу и наличии мотивации. В этом случае задача воспринимается как ненужная дополнительная нагрузка. На неё не хватает ни сил, ни времени, ни желаний, и работа делается для галочки.
Другой вариант — отсутствие чёткой формулировки. Задача будет выполнена не так, как нужно руководителю, или с нарушением срока.
Контроль в мелочах или полное разжёвывание плана работы приводят к беспомощности сотрудника, когда он сидит и ждёт утверждения каждого промежуточного шага. Это долго и сводит на нет усилия по делегированию.
А отсутствие обратной связи лишит шансов в следующий раз получить удовлетворяющий результат.
