Помидоры, удаление, баскетбол: в сокращении совещания все средства хороши

Продолжается, продолжается и продолжается....Есть множество ситуаций, когда долго=хорошо. Но не в случае совещаний. 

По данным National Statistics Council, на совещания тратится 37% рабочего времени, и 47% работников считают, что частые встречи отнимают у них слишком много времени — больше, чем почта и социальные сети.

Казалось бы, есть рабочий вопрос, который в одиночку не решить. Собираются коллеги, ответственные за смежные направления, и начинается ОНО — переливание из пустого в порожнее, жалобы на недостаток ресурсов, оправдания, почему что-то пошло не так.

Но мы-то изначально здесь, чтобы получить подсказки от тех, с кем работаем на общее дело! Так как же сократить непродуктивное общение?

Задача состоит сразу из двух вводных: уменьшить время встреч и повысить их результативность. И её мы попробуем решить в статье.

Первое правило продуктивного совещания — не говорить ни о чём, кроме повестки.

У всех участников должно быть полное понимание, какие вопросы они призваны обсудить. Составьте список тем для разбора коллективным разумом. Пропишите регламент докладов, если необходимо получить информацию от подразделений или специалистов. 

Второе правило — никогда не говорить ни о чём, кроме повестки. 

Проблема возникла спонтанно и требует быстрых действий? Даже в таком случае стоит подумать не о всеобщей мобилизации, а о времени на подготовку: «Ребята, вот вам 20 минут на подумать, а потом встречаемся в переговорке».

Зовите на встречу только тех, кто обладает нужными компетенциями. 

Третье правило — время встречи изменить нельзя. 

Никаких опозданий! Если встреча назначена в 11:00, то в 11:00 она и начинается. Никакого вот этого всего: «Подождём твою маму». В идеале в 11:00 дверь кабинета запирается на ключ. Сделаете так раз или два — и опоздунов станет намного меньше. 

А если у каждого задержавшегося всегда находятся весомые оправдания?

Тогда напоминаем коллективу о судьбе Yahoo! Притчей во языцех стал пример бывшей CEO Мариссы Майер, которая проводила до 70 совещаний в неделю и регулярно опаздывала на них, заставляя сотрудников ждать. Они не спасли бизнес от поглощения со стороны Verizon Communications в мае 2017 года.

Четвёртое правило — держать ситуацию под контролем. 

У совещания обязательно должен быть ведущий. Он задаёт темп мероприятию, не позволяет участникам отвлекаться, выделяет по 2-10 минут докладчикам.

Неудобно прервать выступающего? Тогда используйте «помидорку» — таймер, который запищит, как только время выйдет. Это будет мобилизовать участников говорить кратко и по теме. 

Также необходимо назначить сотрудника, который будет протоколировать происходящее. По окончании встречи он рассылает всем заинтересованным лицам чёткие инструкции: что и когда сделать. 

Как поступить, если ваш вопрос решён и другим коллегам вы помочь не в состоянии? Объявите о своём уходе: «Я могу идти? Мне пора работать».

Поначалу такое поведение может встретить непонимание у руководства. Тогда подготовьте расчёт, во сколько обходится компании ваше участие на совещаниях: разделите оплату на количество рабочих часов в месяц и умножьте на продолжительность встречи. Напомните, что «мы сидим, а денежки идут» — это не про успешный бизнес.

А вот и ещё несколько необычных способов мобилизовать участников совещания.

1. Игра со стульями.

Консалтинговая фирма Just Fearless тоже устанавливает время для встреч — обычно 30 минут. При этом если совещание затягивается, у сотрудников забирают стулья. Все оставшееся время им приходится общаться стоя. 

Правило действует везде — и в офисе, и в общественном месте. В последнем случае сотрудники особенно пунктуальны, потому что не хотят притягивать к себе взгляды посторонних.

2. Отжимания.

Команда мобильного приложения Buddytruk встречается по утрам каждую пятницу, чтобы обсудить еженедельные итоги работы. Руководство ввело забавное правило: последний выступающий должен 50 раз отжаться. Как отмечает руководство, сначала это было просто развлечение, но со временем традиция стала неотъемлемой частью корпоративной культуры.

3. Передача хода.

Говорит тот, у кого мяч. Компания Genera Games, которая создаёт мобильные игры, проводит совещания на баскетбольной площадке. 

«Мы стараемся, чтобы наши встречи проходили продуктивно и весело, — говорит Даниэль Энтренас, менеджер в Genera Games. – Разгоняя кровь, мы начинаем нестандартно мыслить, идеи становятся более креативными».

Что делать с онлайн-совещаниями?

Предварительная подготовка, чёткое следование повестке, «помидорки» идеально работают и в этом случае. Можно использовать импровизированную передачу хода — отключать звук после окончания времени выступления.

И ещё один лайфхак — включайте камеры. Когда не видно лиц, вы не понимаете, чем занимается команда, пока говорит кто-то один. 

Расслабиться не позволит и минимальный дресс-код — не халаты и тапочки, а деловой кэжуал.

В результате, надеемся, каждая ваша рабочая встреча будет заканчиваться песней «Как здорово, что все мы здесь сегодня собрались!»

А вы сами сможете эффективно организовать планёрки? Попробуйте себя в симуляторе совещаний. Предупреждаем — до конца дойдёт не каждый. 

Автор: Ирина Иткинд

Список 20 важных книг

Для взрывного роста вашей эффективности и продуктивности

Получить в мессенджере