Правила эффективного тайм-менеджмента

Много работать и все успевать — это разные вещи. Мы все стремимся достигнуть своих целей, но часто нам не хватает для этого ресурсов, например, времени. Действительно ли это так или же мы просто не умеем им управлять? В этом материале мы собрали наиболее эффективные правила тайм-менеджмента, которые действительно работают.

Для начала вы должны поставить себе цель — быть более эффективным. Это кажется очевидным, но в действительности множество успешных людей достигают большей производительности, потому что принимают решение сделать это. Будьте достаточно мотивированы и уверены, что вы на самом деле хотите повысить свою продуктивность и это принесет вам удовлетворение.

Один из наиболее известных и действенных инструментов, на котором держится тайм-менеджмент, – это дерево задач. Распишите себе крупные задачи, которые вам необходимо выполнить, а затем нарисуйте на крупных «ветвях дерева» более мелкие — подзадачи, которые необходимо выполнить предварительно. Классифицируйте их по приоритетности.

Необходимо научиться планировать каждый свой день. Составляйте список задач еще вечером и в течение дня корректируйте его — добавляйте новые текущие задачи и вычеркивайте сделанное. Предварительное планирование экономит множество времени при работе, поэтому вы сами удивитесь, насколько более структурированным и полезным окажется ваш день. Кроме того, у вас никогда не возникнет вопросов, с чего его начать.

Помните правило принудительной эффективности: на все времени не хватит, однако его хватит на самое важное. Используйте в работе принцип Эйзенхауэра. Разделите свои задачи на четыре типа:

Срочные и важные задачи необходимо делать в первую очередь. Это те задачи, невыполнение которых влияет на вашу последующую деятельность. Они должны стоять во главе вашего списка. Важные, но несрочные дела можно отложить на некоторое время, чтобы не занимать ими время сейчас. Это задачи, которые имеют для вас значение, поэтому не стоит сдвигать их выполнение постоянно, пока они не перейдут в категорию срочных и важных. Срочные, но неважные задачи необходимо делегировать кому-либо или уменьшать их количество — в основном такие задачи занимают ваше время и не дают сосредоточиться на приоритетной деятельности. Неважные и несрочные задачи можно исключить из списка, особенно если предыдущие три категории заполнены.

Часто бизнес-тренеры советуют завершать одно дело, а потом приступать к следующему, ссылаясь на композиторов, которые завершали одно произведение перед работой над новым. Исключением был, например, Моцарт, который мог создавать шедевры, работая над ними одновременно. В данном совете есть здравый смысл, однако все люди обладают различными поведенческими установками, типом мышления и так далее. И если рациональным людям будет комфортно работать в таком ритме, то для многих начало новой задачи после завершения предыдущей грозит однообразием и потерей интереса. Если вы чувствуете, что относитесь ко второй категории людей, позвольте себе работать над несколькими делами одновременно: чередуйте, например, изучение языка с чтением профессиональной литературы, а общение с клиентом — с работой над проектом. Сохраняйте интерес к работе и энтузиазм, тогда ваша деятельность станет намного эффективнее.

Хорошо известный всем «принцип лягушки» гласит: самое неприятное дело, которое вам не хочется, но необходимо выполнить, лучше сделать с самого утра. То есть раздражающая вас задача — это «лягушка», которую необходимо «съесть» с самого утра. Да, это неприятно, но зато вы получите заряд бодрости на весь день — ведь неприятная задача уже выполнена. Итальянец Франческо Черилло разработал еще одно простое, но эффективное правило «помидора»: работайте над задачей 25 минут, а потом давайте себе 5-минутный отдых, даже если задача не выполнена. Относительно частый отдых позволит вам не отвлекаться и сохранять внимательность и концентрацию, при этом вы не перегружаете себя. Принцип получил свое название потому, что Франческо использовал кухонный таймер в виде помидора для точного контроля работы и отдыха.

Обратите внимание также на организацию своего рабочего пространства. Вам может показаться это мелочью, однако бизнес-тренеры и психологи не зря рекомендуют вовремя избавляться от ненужных файлов и лишних бумаг, грамотно организовывать свой рабочий стол и хранение данных — все это поможет вам сконцентрироваться на важных вещах и контролировать вашу деятельность.

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу