Проверка инспекцией труда: готовим документы
Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям, рассказывает, какие документы подготовить, чтобы оказаться во всеоружии во время проверки инспекцией труда.
В последнее время законодательные органы ведут активную работу по совершенствованию трудового законодательства. В частности, большое внимание уделяется порядку проведения проверки юридических лиц надзорными органами.
Например, с 2018 года инспекторы труда при проведении проверок должны использовать проверочные листы (Постановление Правительства РФ от 08.09.2017 № 1080):
- в отношении работодателей, относящихся к категории умеренного риска, с 01.01.2018 г.;
- в отношении остальных работодателей с 01.07.2018 г.
По утвержденным Приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 проверочным листам работодатели могут самостоятельно оценить исполнение трудового законодательства в организации.
Рассмотрим, какие документы нужно подготовить к проверке инспекцией труда, чтобы минимизировать риск санкций.
Локальные нормативные акты
Среди локальных нормативных актов (далее ЛНА) существуют обязательные и необязательные. Все они должны полностью соответствовать требованиям законодательства, а работники должны быть ознакомлены с ними под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Если ЛНА оформлены недавно, то ознакомить работников с ними нужно до начала их действия (ст. 12 ТК РФ).
Обязательными являются правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) и график отпусков (ст. 123 ТК РФ).
К необязательным ЛНА относятся положение о коммерческой тайне, должностные инструкции, положение о командировках.
Должностные инструкции являются необязательным ЛНА, т.к. должностные обязанности могут быть перечислены в трудовом договоре или приложении к нему. Однако оформление инструкций отдельно снижает риски при необходимости уточнения обязанностей работника в пределах трудовой функции.
Положение о коммерческой тайне также не является обязательным документом по ТК РФ, однако если в трудовом договоре прописана обязанность работника о неразглашении коммерческой тайны, данный ЛНА нужно иметь в наличии.
Прием на работу и оплата труда
Чтобы процедура приема на работу соответствовала закону, в первую очередь необходимо оформить трудовые договоры со всеми работниками (ст.ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ). Содержание трудового договора обязательно должно соответствовать требованиям ст. 57 ТК РФ. При оформлении срочных трудовых договоров руководствуйтесь требованиями ст. 59 ТК РФ.
При проведении проверки обязательно иметь личные карточки на всех работников. Их можно оформить по унифицированной форме Т-2 или по самостоятельно утвержденной форме. Также обязательно наличие приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Содержание приказа при этом должно соответствовать тексту трудового договора.
При приеме на основную работу вносится запись в трудовую книжку работника и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (ст. 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)).
Для материально ответственных сотрудников обязательно оформление договора о полной материальной ответственности. При этом нужно руководствоваться требованиями Перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности (утв. Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85).
Заработная плата должна выплачиваться в конкретные даты и в порядке, указанном в ЛНА (ст. 136 ТК РФ). При этом премии можно выдавать работникам не два раза в месяц, а в окончательную выплату заработной платы или реже (Письмо Минтруда России от 10.08.2017 г. № 14-1/В-725). Обязателен документ об утверждении формы расчетного листка с учетом мнения профсоюза (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Увольнение и перевод
При увольнении по собственному желанию в делах работодателя должны быть заявления работников об увольнении и приказы об увольнении по унифицированной форме с письменным ознакомлением работников. Также должны иметься записи в трудовых книжках, книге учета трудовых книжек, личной карточке работника.
При увольнении по другим основаниям (сокращение штата, дисциплинарные основания, в связи с изменением условий трудового договора, по результатам аттестации, по соглашению сторон) нужно также оформить и другие обязательные документы, при отсутствии которых увольнение может быть признано незаконным. Например, при увольнении по дисциплинарным основаниям работодателю нужно иметь надлежаще оформленные результаты служебной проверки, а при увольнении по соглашению сторон – само соглашение.
Перевод сотрудника на другую работу оформляется приказом о переводе, который издается на основании заключенного до этого дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).
Рабочее время, отпуск и периоды нетрудоспособности
Если сотрудник привлекается к работе сверхурочно, в выходные дни или в ночные смены, у работодателя должен быть оформлен приказ об этом, а также письменное согласие сотрудника.
Если работники трудятся по графику, работодатель должен оформить график работы, с которым нужно ознакомить сотрудников не позднее чем за месяц до начала его действия, а при вахтовом методе работы – за два месяца.
Учет рабочего времени ведется путем заполнения табеля учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), который нужно предоставлять в бухгалтерию два раза в месяц: первый раз для начисления первой части заработной платы (аванса), второй раз – для окончательного расчета за месяц, так как оплата за первую часть месяца производится по фактически отработанному периоду (ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 08.09.2006 № 1557-6). Табель подписывает ответственное лицо, назначенное приказом. Приказ оформляется в произвольной форме.
Обязательно оформить график отпусков, а также приказы об отпуске и записки-расчеты, уведомления о предоставлении отпусков и письменные согласия работников на разделение отпуска на части или о переносе отпуска, если он предоставляется работнику вне графика. Оплата отпусков производится за 3 дня до начала отпуска, поэтому в бухгалтерии должны быть в наличии документы, подтверждающие своевременную выплату отпускных.
В ходе проверки могут быть затребованы документы об оформлении нетрудоспособности сотрудников. Поэтому у работодателя должны быть в наличии надлежаще оформленные листки нетрудоспособности, а также документы о выплате пособий.
Труд отдельных категорий сотрудников
Если в компании трудится более 100 человек, работодателю нужно иметь оформленные документы о выполнении требований о квотировании рабочих мест для инвалидов.
Женщинам в связи с беременностью и рождением детей выплачиваются пособия по беременности и родам, единовременные пособия в связи с рождением ребенка, пособия по уходу за ребенком. В отдельных случаях им предоставляются отпуска в удобное для них время, оформляется режим неполного рабочего времени. Также для них запрещены некоторые виды работ, либо можно их направить на такие работы только при наличии их письменного согласия (работа вахтовым методом, сверхурочные работы, командировки и др.). Поэтому необходимо иметь документы о назначении и выплате пособий, установлении неполного рабочего времени, согласии на привлечение к работе.
Если в компании работают совместители или дистанционные работники, работодатель должен иметь в наличии документы и на этих сотрудников (трудовые договоры и др.). При этом специфика работы таких категорий должна быть учтена (например, некоторые мероприятия по охране труда работодателю не нужно проводить в отношении дистанционных работников).
При использовании труда иностранных сотрудников работодателю нужно убедиться, что оформлены все документы по привлечению их к труду, в том числе по уведомлению органов МВД по делам миграции, по постановке на миграционный учет.
Некоторым категориям сотрудников за работу во вредных или опасных условиях труда полагаются гарантии и компенсации (ст.ст. 92, 117, 147 ТК РФ). В связи с этим работодателю нужно оформлять документы с учетом требований законодательства.
У работодателя могут трудиться и другие категории работников со специальным регулированием труда. Чтобы избежать нарушений, необходимо внимательно изучить требования закона и оформить все необходимые документы.
Охрана труда
Объемной сферой, в которой проходят проверки исполнения трудового законодательства, является охрана труда. У работодателя должны быть документы по охране труда, электробезопасности, пожарной безопасности.
В организации должен быть ответственный за организацию охраны труда. Он назначается приказом работодателя, который оформляется в произвольной форме (ч. 2 ст. 217 ТК РФ, см., например Решение Московского городского суда в от 22.12. 2014 г. по делу № 7-9921).
Работодатель обязан оформить правила и инструкции по охране труда по всем профессиям и видам работ (ст. 212 ТК РФ, Методические рекомендации по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденными Постановлением Минтруда России от 17.12.2002 г. № 80).
Допускать сотрудников к выполнению обязанностей можно только по результатам обучения охране труда (ст. 212 ТК РФ, Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утв. Постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003 г. № 1/29 (далее – Порядок обучения)).
Поэтому в первую очередь необходимо оформить документы по проведению инструктажей по охране труда:
- программа вводного инструктажа по охране труда;
- программа первичного и повторного инструктажа по охране труда (либо список работников, которым такой инструктаж не проводится при наличии оснований);
- журналы регистрации вводного, первичного, повторного и внепланового инструктажей.
По результатам обучения в специализированном центре у работодателя должны быть в наличии протокол заседания комиссии проверки знаний, удостоверения о прохождении работниками обучения по охране труда (у работодателя обычно хранятся копии удостоверений, а оригиналы передаются работникам).
При обучении внутри организации оформляется приказ о создании комиссии по обучению и проверке знаний по охране труда. Подготавливаются программа обучения по охране труда, программа обучения первой помощи, протоколы проверки знаний по охране труда, удостоверения о прохождении обучения по охране труда.
Для проведения стажировки утверждается программа стажировки с учетом специфики деятельности работодателя, оформляется приказ (распоряжение) о прохождении стажировки и документ о допуске сотрудника к работе.
Также должны быть в наличии документы о проведении специальной оценки рабочих мест по условиям труда на каждое рабочее место (Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).
Если спецоценка еще не проведена, это нужно сделать поэтапно для всех рабочих мест до 31.12.2018 г. и оформить следующие документы:
- приказ о поэтапном проведении специальной оценки условий труда;
- перечень рабочих мест, подлежащих спецоценке;
- график проведения спецоценки до 31.12.2018 г.
Для работы по некоторым профессиям сотрудники должны проходить обязательные и периодические осмотры за счет средств работодателя по его направлению (ст. 212 ТК РФ, Приказ Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н). Доказать проведение медосмотров помогут выдаваемые медицинской организацией медицинские заключения и акты. Также медицинская организация выдает паспорт здоровья работника. В установленных случаях выдаются и другие документы (например, медицинская книжка).
В силу ст. 212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить работников средствами индивидуальной защиты. Необходимо оформлять личные карточки учета выдачи СИЗ и журналы периодических осмотров и проведения испытаний СИЗ. Также работодателю необходимо организовать надлежащие учет и хранение СИЗ согласно Приказу Минздравсоцразвития от 01.06.2009 г. № 290н, типовым нормам.
Юлия Жижерина,
директор компании «Мир трудовых отношений»
Контакты в Фейсбуке
