Секреты проведения фестиваля

Марина Кирилина, генеральный директор MediaNovation, рассказала, как не ударить в грязь лицом, если вам предстоит стать организатором фестиваля.

Свой обзор лучших практик и «набитых шишек», пожалуй, начну для вас не с привычных слов поддержки и одобрения того, что фестивальный бизнес – самое увлекательное, наверное, занятие, которое можно себе вообразить, а с антимотивации: «легкой жизни не ждите»!

Организация фестиваля, как и любого события, – это буквально каторжный труд. Например, вы когда-нибудь искали специальный серебряный тончайший провод, который в процессе поиска оказался двойного назначения, поэтому весь перформанс автора был под угрозой срыва, а он требовался обязательно, для того чтобы художник смог вмонтировать его в голову таракану, да-да, таракану, вы не ошиблись. А с тараканами, которых видоизменили в биороботов, пытались договориться? Нет?! Ну так вот, придется научиться, и это не самые сложные или необычные задачи, которые могут перед вами встать.

А еще вы должны быть буквально мастером переговоров, виртуозным инженером, немного архитектором и разбираться в тонкостях застройки пространств, электриком, чтобы понимать, можно ли вот «это» вот сюда подключить и не выбьет ли после этого все пробки во всем микрорайоне города. Вы должны знать, что такое ограничения по возрасту: чем отличается 0+, к примеру, от 12+. И, конечно, вам хорошо бы быть маркетологом, пиарщиком и человеком с хорошим чувством юмора и железными нервами. Впереди вас ждет масса не творческого, но необходимого, например, задача: как перестроить цех завода, в котором вчера стояли станки, за неделю до мероприятия под выставочную площадку. А что такое галерейный свет, вы знаете? А как посчитать, сколько человек должно обслуживать мероприятие, что нужно не забыть при заключении договоров с авторами и как пригласить прессу?

И если вас ничего из вышеперечисленного не пугает, вы человек бесстрашный и отважный, креативный и вместе с тем организованный, то я поведаю вам некоторую изнанку того, что не видят посетители и пользователи.

Что такое фестиваль?

Фестиваль, по сути, – это праздник. Праздник – один из способов самовыражения. Фестивали как выражение массовой культуры зародились давным-давно и всегда занимали видное место в системе воспитания и организации досуга, характерной для каждой исторической эпохи.

Сегодня мы являемся свидетелями качественно нового этапа в развитии культуры и досуга. На смену «культурно-просветительной работе» пришла культурно-досуговая деятельность, с элементами культурно-просветительской работы. Сегодня проходит огромное количество праздников и мероприятий с участием сотен людей: от крупных городских и общественно значимых, таких, например, как дни города или массовые спортивные или военно-исторические мероприятия, до локальных, организованных под эгидой коммерческих организаций, например, дни национальных кухонь в торговых центрах или иные культурно-массовые развлекательные мероприятия, проходящие в торговых и бизнес-центрах.

Обычно понятие «праздник» ассоциируется с чем-то радостным, веселым, беззаботным, свободным. Такое восприятие этого слова характерно как для участников торжества, так и для его организаторов. Но праздник – понятие сложное и комплексное, которое предполагает различные формы, варианты, цели, задачи организации и проведения.

Характерная черта праздника – это коммуникация. Участниками праздника являются и взрослые, и дети, которые, исполняя элементы ритуально-игровых праздничных действий, в режиме сотрудничества удовлетворяют потребность в общении, разумной интимности, субординационных отношениях. Такие отношения на празднике реализуют функцию удовлетворения потребности участников в коллективных взаимоотношениях. В дальнейшем устоявшиеся, народные, но все же немного стихийные праздники становятся основой целой индустрии развлечений, одним из направлений которой являются фестивали. Фестивали сейчас проходят чуть ли не каждый день, давая нам возможность максимального самовыражения. Тематики настолько разнообразны, что даже невозможно перечислить, каких фестивалей сейчас не существует.

А само понятие «фестиваль» первоначально возникло в Великобритании в начале 18 века. С французского фестиваль (festival) переводится как празднество, от латинского festivus – веселый, праздничный. В 20-м веке широкое распространение получили международные музыкальные и театральные фестивали.

Особенности организации фестиваля

Основополагающее, что должно ознаменовывать начало любого действия, – это цель проведения данного мероприятия. Как ни скучно это может прозвучать, но самый главный основной лайфхак – «это определение и четкая постановка цели». Прежде чем начать подготовку фестиваля, нужно определить цель его проведения, а затем уже создать сценарий.

Для того чтобы фестиваль запомнился, следует разработать для него его уникальный образ и уникальную концепцию. Чтобы он не был клоном других мероприятий, у него должна быть своя, неповторимая атмосфера, другим словом, идея. Идеи могут быть разные, так же, как и концепцию можно преподнести исходя из различных соображений и возможностей различными способами. Найдя удачную идею, старайтесь внимательно отнестись к выработке концепции для его воплощения. Люди, пришедшие на мероприятие, по достоинству оценят что-то неординарное, что можно увидеть только сегодня ночью и только на вашем празднике.

То есть концепция – это то, как вы сможете наиболее ярко выразить заложенную идею, чтобы мероприятие надолго осталось в памяти у посетителей.

После того как разработана концепция, и вы уже имеете представление о том, что будет «изюминкой» праздника, следует составить план всего мероприятия от начала до конца. Это второй скучный лайфхак. Самая чудесная концепция - полная ерунда без четко структурированного плана ее воплощения.

План праздника – это фактически бизнес-план, куда входит все: от описания концепции до предлагаемого количества людей, которые посетят ваш фестиваль. Не пренебрегайте этим этапом, помните: дьявол кроется в мелочах, и ваше событие, например, может испортить дождик, поэтому не торопитесь и тщательно спланируйте все, учитывая риски.

Важно помнить, что в плане, из которого в дальнейшем делается афиша обязательно должны присутствовать:

• название праздника

  Название должно целиком отражать концепцию, привлекать к себе внимание, так как название – это лицо всего мероприятия. Чем оригинальнее будет название, тем больше шансов, что люди захотят узнать, какое содержание за ним кроется.

• дата проведения,
• полный состав участников.

На составе участников остановимся чуть подробнее. Хочу предостеречь вас от недобросовестного подхода, который очень распространен. Все чаще и чаще вижу такую картину, когда присылают презентацию со списком участников, которые на самом деле и не знают о том, что они участвуют в таком замечательном деле.

Пожалуйста, не делайте так. Договариваться нужно до мероприятия, а не после, и это очень нечистоплотно и некрасиво выглядит, когда вы указываете крупные бренды, авторов, издания или названия просто так, потому что они, наверное, потом согласятся. Это не так, и вы сильно рискуете своей репутацией и репутацией вашего дела в принципе. Фестивальный рынок не такой большой, и, заработав репутацию на скандале, вы вряд ли потом сможете участвовать в значимых событиях.

Важно не забыть и составить почасовое расписание программы фестиваля и мероприятий. Тут тоже есть свои хитрости и нюансы. Люди любят знать заранее, что их ждет и кого они увидят. И когда будете планировать, помните, что рынок сейчас перегружен, и постарайтесь сделать так, чтобы ваше расписание не переносилось и не отменялось. Из практики могу сказать, что расписание работает удивительно: например, напоминать о событии нужно по всем каналам заранее и в день события через рассылки и другие средства распространения, и люди не придут, так как получают огромный поток всевозможных рассылок. Но стоит вам отменить запланированное событие, как тут же на это обращают внимание и задают много вопросов. А что случилось? А почему отменили? И эффект отмены какого-либо события работает сильнее и привлекает к себе внимание значительнее, чем простое приглашение «приходите к нам, у нас весело». Поэтому, если ваше мероприятие длительное, вы можете намеренно воспользоваться данным феноменом восприятия.

Вообще, в практике некоторые из вышеперечисленных пунктов не указываются в планах, но с помощью хорошего организатора можно оговорить некоторые из условий на словах. Поэтому, если вы не имеете опыта проведения праздника или у вас нет хороших отношений с представителями подрядчиков, лучше конструктивно подготовить план, чтобы при его прочтении было понятно, что вы полностью представляете себе картину того, по какой схеме будет идти работа по организации, какими возможностями вы располагаете и какие результаты это может принести.

Сформируйте команду. Обязательно назначьте ответственных за каждое направление работы. Команда – это полностью ваша зона ответственности, от того, как она сработает, зависит успех всего мероприятия. В команде обязательно должен быть главный командор, предводитель, руководитель: за все должен отвечать один человек, координировать, направлять, собирать, руководить. Важное лицо – это пиар-менеджер (человек, отвечающий за ваши коммуникации с прессой). Не забудьте о техническом менеджере (это человек, отвечающий за техническое обеспечение вашего мероприятия: какой свет, сколько ватт тянуть, как расставить усилители, где проходит кабель, как установить и смонтировать подсветку, сколько и какого оборудования вам нужно, кто, когда и как будет монтировать и демонтировать конструкции и оборудование). Нужен также финансовый менеджер (человек, отвечающий за сбор денег с фандрайзинга, оплату подрядчикам, поступления от спонсоров, оплату гонораров и прочие финансовые расходы).

И не думайте, что сможете это все сочетать в себе. Набирайте команду!

Также необходимо определить состав участников. Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:

• На какую категорию публики вы рассчитываете? Помните, что в России действуют возрастные ограничения, за этим довольно строго следят. Заявленный вами ценз обязательно должен быть соблюден. Это регулируется законом 436-ФЗ. Обязательно ознакомьтесь с его содержанием.
• Каково потенциальное место проведения (лучше, если будет несколько вариантов, чтобы была возможность выбора)? Обязательно подпишите договоры о намерениях, т. к. вам сюрпризы не нужны, а вероятность того, что вам могут отказать в последний момент, очень большая. Не надейтесь на русский авось, а страхуйте себя документами.
• Каков формат музыки, нужна ли она, кто будет отвечать за музыкальное оформление, какая нужна аппаратура? В формировании правильного настроя немаловажную роль будет играть музыкальное оформление. Именно музыкальное оформление праздника влияет на подсознание людей, поэтому подбирается оно строго по задаче. Музыка всегда воздействует на определенные места как физического тела человека, так и его психики, настроения.

Коснемся вопросов финансирования. Основными статьями расходов будут планирование мероприятия, подбор исполнителей и участников, организация, координация и контроль, а также написание сценария, режиссура и постановка, прокат музыкального и светового оборудования, оформительские работы и т. д. Из всех перечисленных выше позиций можно выбрать только необходимые.

Особое внимание следует уделить предварительной подготовке и информационному фону проведения фестиваля, не лишним будет провести пресс-конференцию до события или сделать несколько закрытых показов для прессы. Поскольку гости и посетители вашего мероприятия – это важный компонент праздника, и от их настроя зависит успех, продумайте стратегию того, как они будут чувствовать себя на протяжении всего времени взаимодействия с вашей концепцией.

Объединив все необходимые шаги для удачного проведения фестиваля, чтобы не забыть и проделать важные этапы:

• Разработка общей идеи мероприятия.
• Презентация предварительного предложения.
• Утверждение предложения и сметы.
• Документальное оформление (заключение договоров с авторами, подрядчиками, страхование и т. д.).
• Работа со спонсорами/сбор средств.
• Разработка конкурсной программы/идеология фестиваля.
• Оформление территории.
• Подбор музыки и ведущих.
• Репетиция или застройка.
• Проведение мероприятия.
• Демонтаж, уборка территории.
• Работа с прессой.

Исходя из вышеперечисленного, нетрудно догадаться, что фестиваль – это не только приятное общение, но и два-три месяца кропотливого труда его организаторов. Сегодня как никогда развивается рынок социальных и культурных услуг, качество которых постоянно изменяется, и умение работать в этой динамично меняющейся сфере очень актуально. Буду рада видеть вас среди моих коллег. Удачи в ваших проектах!

Автор: Марина Кирилина

Список 20 важных книг

Для взрывного роста вашей эффективности и продуктивности

Получить в мессенджере