Такое страшно нестрашное понятие «проектные риски»
Марина Кирилина, эксперт по управлению проектами, рассказывает, как эффективно управлять рисками с помощью подхода M_o_R (Management of Risk).
Знание – это противоядие от страха.
Ральф Уолдо Эмерсон
Топ-менеджерам обычно приходится принимать решения или делегировать их другим в условиях высокой неопределенности. Неопределенность – это материал риска, его топливо.
Управлять рисками, не забывая о других процессах и процедурах управления проектом и предприятием, – один из главных навыков менеджера по управлению проектами. Это не менее важно, чем помнить о сроках и бюджете проекта.
Эффективное управление рисками позволяет руководителю проекта получить существенные выгоды:
- уменьшить количество внезапных шоковых ситуаций и неприятных сюрпризов;
- более эффективно использовать ресурсы и контролировать ситуацию, когда вся команда работает в авральном режиме;
- повысить вероятность успешного внедрения результатов проекта.
Сегодня я расскажу об одном из подходов по управлению рисками — подходе M_o_R (Management of Risk), который представляет собой руководство по управлению рисками, основанное на трех элементах: принципах, подходе (распределении ключевой информации в документах) и процессе. Также в руководстве даны рекомендации по внедрению управления рисками в компании.
Подход M_o_R к управлению рисками
M_o_R используют сотни компаний по всему миру, среди которых British Telecom, BP, Министерство обороны Великобритании. Management of Risk показал свою эффективность в автоматизации процесса управления рисками. Когда процесс четко описан и зафиксирован, а все процедуры прохождения этого процесса регламентированы, компания получает существенную выгоду от снижения издержек. M_o_R применим как для крупных организаций и государственного сектора, так и для небольших компаний.
Цель руководства M_o_R — предоставить рамочную концепцию управления рисками для любых организаций независимо от их размера, сложности и отраслевой принадлежности.
M_o_R выделяет восемь принципов управления рисками:
- соответствие целям;
- соотнесение с контекстом;
- вовлечение заинтересованных сторон;
- обеспечение надежной поддержки;
- информирование процесса принятия решений;
- фасилитация постоянного улучшения;
- создание поддерживающей культуры;
- достижение измеримой ценности.
Данные принципы не противоречат концепциям управления рисками, описанным в MPBoK, а органично дополняют их в части целеполагания и соотнесения с контекстом.
Восемь принципов управления рисками по M_o_R
Соответствие целям. Заключается в постоянной проверке соответствия действий по управлению рисками целям организации. Множество ситуаций носит неопределенный характер, но компании необходимо сконцентрироваться только на тех событиях, которые могут повлиять на стратегические цели. Такой подход предполагает, что цели определены и понятны всем сотрудникам. Если процесс целеполагания отсутствует или не завершен, для начала нужно определить приоритетные направления деятельности. На этом шаге важно максимально качественно описать содержание проекта, а затем уже приступать к управлению рисками.
Цели организации меняются, что необходимо учитывать при управлении рисками. Ключевой фактор успеха – понимание всеми заинтересованными сторонами, что природа рисков динамична. Для отслеживания и своевременного реагирования на изменения необходим регулярный процесс управления рисками на уровне организации.
Применение принципа соответствия целям обеспечивает выявление релевантных рисков и корректную их приоритезацию.
Соотнесение с контекстом. Заключается в учете внутреннего и внешнего окружения при управлении рисками.
Внешние факторы:
- отрасль деятельности организации;
- специфика рынка;
- используемые технологии;
- географическое расположение;
- внешние нормативные ограничения.
Внутренние факторы:
- особенности организационной культуры;
- формальные и неформальные структуры;
- взаимоотношения между заинтересованными сторонами;
- применяемые процессы.
Как и в случае с целями организации, окружение может меняться, что и происходит во время выполнения большинства проектов и делает шаблонный реестр рисков неактуальным. Поэтому регулярный процесс управления рисками необходим, в том числе для отслеживания изменений контекста.
Вовлечение заинтересованных сторон. Учитывает различные точки зрения на риск. Стейкхолдеры зачастую имеют разные мнения о сути риска, его причинах, степени влияния на цели и вероятности возникновения. Эффективные практики управления рисками позволяют снизить неизбежную субъективность и предвзятость отдельных заинтересованных сторон.
Обеспечение надежной поддержки. Заключается в предоставлении понятных и непротиворечивых консультаций в области процесса управления рисками заинтересованным лицам. Консультации проводятся для клиентов, партнеров, поставщиков, руководства и сотрудников.
Информирование процесса принятия решений. Принцип заключается в своевременном предоставлении финансовой, технической и управленческой информации для принятия решений на всех уровнях управления организацией.
Фасилитация постоянного улучшения. Принцип заключается в использовании исторических данных и накопленного опыта для обучения и постоянного совершенствования. Наличие информации об аналогичных ситуациях, с которыми организация сталкивалась в прошлом, облегчает оценку и планирование реагирования на риски, прогнозирование и принятие решений. База знаний по управлению рисками может быть использована при подготовке консультаций для высшего руководства.
Создание поддерживающей культуры. Обеспечивает правильное понимание сути неопределенности и поддерживает осознанное принятие риска в компании. Нулевой уровень риска невозможен и нежелателен, поскольку означает низкую доходность. Задача управления рисками – установить баланс желаемой толерантности к риску и предельного объема риска, который компания в состоянии выдержать. Результаты реализации и позитивных, и негативных рисков необходимо воспринимать как направления для дальнейших улучшений. Наличие поддерживающей культуры свидетельствует о встроенности действий по управлению рисками в текущую работу компании, о признании важности управления рисками высшим руководством.
Еще один важный фактор – поощрение сотрудников за проактивное управление рисками. Оценивать продуманные и заблаговременные действия следует более высоко, чем героическое преодоление кризисов.
Достижение измеримой ценности. Заключается в демонстрации эффекта от управления рисками в измеримых показателях. Предотвратить риск всегда выгоднее, чем устранить последствия после его реализации.
Чтобы оставаться конкурентоспособными в современном мире, компании вынуждены развиваться и адаптироваться. Не всем имеет смысл управлять рисками в одном и том же формате. Необходимо учитывать ваше окружение, размер и профиль деятельности. Принципы M_o_R предоставляют основу, которую можно масштабировать и дополнять специфическими практиками для оптимальной поддержки работы любой организации. В совокупности восемь принципов составляют целостный подход, который позволяет успешно управлять рисками.
Автор: Марина Кирилина
