Как управление качеством проекта помогает достичь желаемого результата

Какие действия необходимы для завершения проекта в соответствии с графиком и в рамках финансовых ограничений? Какие протоколы и списки могут быть полезны в этой ситуации? Марина Кирилина, генеральный директор MediaNovation, расскажет о деталях управления качеством в проектах.

 

• Основные критерии качества проектов

• Стандартные процедуры
  

• Поддержка со стороны руководства и финансовая поддержка
  

• План управления качеством

Общая концепция качества проекта относится к выполнению задач, направленных на получение результата проекта, соответствующего согласованным с заказчиком спецификациям или техническому заданию, в установленные сроки и бюджет. Конкретные методы и стратегии, используемые для обеспечения качества продукта, варьируются в зависимости от его характера. Например, для управления качеством программного обеспечения требуются другие методы и процедуры, чем для строительства атомных электростанций.

Управление качеством проекта делает упор не только на результат проекта, но и на процесс проекта. В результате методы управления качеством остаются неизменными. Важно учитывать оба аспекта при планировании и реализации мер по контролю качества результатов проекта и проектных работ. Пренебрежение любым аспектом во время планирования может привести к несоответствиям, что приведет к высококачественному процессу, но плохому и бесполезному конечному продукту.

Основные критерии качества проектов

Когда команда проекта начинает:

• свое совещание вовремя или с небольшой, но приемлемой задержкой, 

• документация имеет четкий и стандартный вид, 

• файлы проекта хорошо организованы и легко понятны команде, 

мы считаем проект успешным, выполненным качественно. Кроме того, если заказчик принимает созданный продукт, не предъявляя претензий к его характеристикам, это также способствует качественному выполнению проекта.

Качество проекта можно оценить по таким критериям, как:

• получение положительных отзывов и повторных обращений от заказчика, 

• наличие лишь нескольких утвержденных изменений, 

• возможность использования конечного продукта. 

Если компания уже установила Систему управления качеством (СМК) или Тотальное управление качеством с предписанными процедурами и стандартами, то некоторые проблемы управления качеством для проекта, реализуемого компанией, устраняются. Существующая в компании культура и технология управления качеством распространяются на проект.

Стандартные процедуры

Для выполнения проектных работ высшего качества необходимо внедрить стандартизированные процедуры. 

Приоритеты проекта должны устанавливаться, как правило, на ежегодной основе. 

В начале проекта должны быть поставлены цели и составлен проект устава. 

Регулярные обновления устава помогут сосредоточиться на наиболее важных аспектах проекта.

Практический совет. Правильная декомпозиция проекта и разделение его на управляемые этапы, включая подпроекты и компоненты, имеет решающее значение на начальном этапе проекта. Этот процесс обеспечивает прочную основу для продуманного планирования и позволяет установить разумные временные горизонты. Важно четко определить цели каждого компонента и оценить потребность в ресурсах для их реализации хотя бы в первом приближении.

Перед каждой фазой проекта крайне важно создать как план этапов, так и диаграмму с изложением обязанностей по каждому этапу. Кроме того, все вовлеченные стороны должны прийти к единому мнению о том, какие вехи имеют решающее значение для успеха проекта, и убедиться, что все понимают серьезность любых потенциальных последствий. Этот процесс гарантирует, что каждый шаг завершен, а результаты оцениваются по отношению к ключевым вехам проекта.

После завершения проекта проводится тщательная оценка, целью которой является систематический анализ конечных результатов в отношении поставленных целей. Результаты анализа должны быть доступны руководителям проектов, владельцам, текущим и будущим участникам проекта. Этот шаг часто упускают из виду в практике управления проектами, но он имеет решающее значение для достижения возврата инвестиций при внедрении проектной практики во всей организации. Кроме того, это помогает в составлении, накоплении и использовании базы знаний.

Ежемесячные встречи проводятся со всеми участниками проекта не реже одного раза в месяц, а часто и чаще. Цель состоит в том, чтобы собрать отчеты от всех участников проекта, разработать планы по наверстыванию потерянного времени из-за задержек и разработать стратегию действий, необходимых для достижения предстоящих вех. Каждый участник несет ответственность за отчет о своих усилиях и действиях, гарантируя, что они получат признание как от руководителя проекта, так и от линейного руководителя как средство мотивации команды.

После очередной встречи участников проекта проводится процедура получения одобрения либо от заказчика, либо от проектного комитета относительно динамики проекта и действий команды. Цель состоит в том, чтобы получить одобрение по согласованным вопросам, которые повлияют на ход проекта в будущем.

Поддержка со стороны руководства и финансовая поддержка

Успех реализации проекта в области качества зависит от поддержки на уровне руководства, которая должна быть как формальной, так и практической, включая выделение ресурсов для управления качеством. Позитивное отношение к управлению качеством может быть продемонстрировано через личное участие в собраниях по качеству, предоставление дополнительных ресурсов и информации, поддержание живого внимания к вопросам качества и процедурам контроля, формирование и утверждение требований к документации по качеству, поддержка обучения. И наоборот, на негативное отношение к управлению качеством могут указывать постоянные задержки в обсуждении вопросов качества, меры по сокращению затрат, связанные с качеством, и игнорирование документации по качеству.

Вовлечение топ-менеджмента компании в управление качеством с начальных стадий проекта, формирование конкретных рабочих групп с их участием, поиск дополнительной поддержки и демонстрация ощутимых преимуществ управления качеством часто могут быть невероятно полезными. Адекватные финансовые и другие ресурсы должны быть выделены для управления качеством, при этом затраты на него должны учитываться в общей оценке проекта, а его реализация должна быть включена в план управления проектом.

План управления качеством

Менеджер проекта создает план управления качеством, используя упомянутые методы и необходимую информацию.

1. План включает в себя компиляцию показателей качества проекта, таких как требования к документации по продукту и проекту, требования к компетентности членов команды, время начала встречи и время получения сырья. Затем устанавливаются стандарты или нормы качества для сравнения этих показателей. 
2. Стандарты могут состоять из внешних стандартов, таких как ГОСТы, ТУ, СНиП, ЕСКД, ЕНиР, внутренних стандартов компании, правил управления проектами, моральных кодексов для сотрудников, политик документооборота, международных стандартов, таких как ISO, и планов контрольно-пропускных пунктов.
3. Уровень показателей качества проекта определяется путем их сравнения с показателями других проектов, проведения экспертных оценок, анализа результатов тестирования и так далее. Если одним из показателей является время начала совещания по проекту, а ближайшим нормативом служат внутренние правила компании, то любая задержка начала совещания должна быть в пределах общепринятых в компании временных рамок.
4. Для показателей качества устанавливаются измеримые границы, указывающие на допустимые отклонения от стандарта. В тех случаях, когда эти границы превышены, должны быть предприняты корректирующие действия для обеспечения качества.
5. Как только значение допуска и инструменты/методы установлены, определяется ошибка измерения. Также определяются лица, ответственные за документирование и исправление нарушений качества, а также используемые процедуры и документация. Дополнительно устанавливаются контрольные даты.

Подводя итог, мое внимание сосредоточено на ключевых аспектах системы документации по качеству и организационной поддержке управления качеством.

В документацию включены:

• политика компании в области качества;
• регламент управления качеством в проекте, определяющий ответственность за качество, методы обеспечения качества и структуру документов системы обеспечения качества;
• план управления качеством, специфичный для проекта;
• инструкции по работе и контролю;
• дополнительная техническая литература и нормативная документация.

Точные и эффективные документы планирования имеют решающее значение для фундаментальной структуры организации. Плохие или жесткие планы могут снизить интерес к плановой документации как важному инструменту управления. Чтобы предотвратить проблемы с отчетами и процедурами управления качеством, важно создавать подробные, хорошо продуманные планы. При разработке плана управления проектом важно учитывать последствия любых ошибок. Пусть все ваши проекты будут успешными!