Управление качеством проекта. Как достичь нужного результата

Что нужно сделать, чтобы завершить проект в срок и не выйти за рамки бюджета? Какие процедуры и списки контрольных действий в этом случае будут полезны? Марина Кирилина, генеральный директор MediaNovation, расскажет, в чем специфика управления качеством в проектной работе.

В самом общем смысле под качеством проекта понимают выполнение работ по созданию продукта проекта в соответствии с согласованными требованиями заказчика или с техническим заданием в заданные сроки и без превышения плановой сметы.

Конкретные меры и методы обеспечения качества продукта зависят от его типа. Например, для управления качеством программных продуктов нужны иные подходы и меры, нежели для строительства АЭС.

Однако управление качеством проекта направлено не только на продукт проекта, но и на сам проект. В этом случае подходы к управлению качеством будут одинаковы.

При планировании мы обязательно должны учесть эту дуальность и заложить инструменты контроля качества продукта проекта и проектных работ. Чаще всего при планировании что-то одно упускается. Тогда случаются перекосы, и в результате выполненных на отлично процедур получается ужасный и никому не нужный продукт.

Критерии качества проекта

Мы говорим, что проект осуществляется качественно, когда:

• рабочее совещание команды начинается вовремя (или с небольшим, но допустимым опозданием);
• документация имеет понятный и стандартный вид;
• файлы проекта организованы удобным способом и легко понимаются командой проекта;
• заказчик с первого раза принимает созданный продукт и не предъявляет претензий к его характеристикам и т. д.

К более мягким критериям качества проекта можно отнести:

• положительный отзыв заказчика и его повторное обращение;
• малое количество утвержденных изменений;
• перспективность использования продукта/результата и др.

Очевидно, что если в компании уже внедрена Система менеджмента качества (СМК, или Total Quality Management), есть служба качества, прописаны процедуры и стандарты, то часть вопросов по управлению качеством реализуемого компанией проекта отпадает. Существующие культура и технология управления качеством в компании переносятся и на проект.

Стандартизированные процедуры

Чтобы добиться высокого качества проектной работы, нужно внедрить стандартизированные процедуры.

Установление приоритетов проектов. Как правило, эта процедура выполняется раз в год.

Постановка целей и составление устава проекта. Процедура обязательно выполняется в начале проекта. Полный и регулярный уточняемый проект по уставу гарантирует сфокусированность на основных участках.

Практический совет. Очень важно правильно декомпозировать проект и разделить его на управляемые этапы, если требуется – на подпроекты и другие составляющие. Выполняется эта процедура на начальном этапе проекта. Ее предназначение – создать хорошую основу для продуманного планирования. Она гарантирует, что планы составляются на обоснованно выбранные временные горизонты. При разделении проекта необходимо описать цели каждой составляющей и хотя бы в первом приближении оценить ресурсные потребности для их выполнения.

Не менее важно составить план достижения ключевых вех и диаграммы распределения ответственности на уровне ключевых вех перед началом каждого проектного этапа. Более того, участники должны согласовать, какие ключевые вехи особенно критичны для проекта, и добиться, чтобы каждый понимал серьезность последствий.

Оценка. Этой процедурой завершается каждый этап. Определяются достигнутые результаты в сопоставлении с ключевыми вехами проекта.

По итогам проекта проводится всесторонняя оценка. Процедура предназначена для системного анализа конечных результатов относительно его сформулированных целей. Результаты этого анализа должны быть доступны проект-менеджерам, собственникам, настоящим и будущим участникам проектов. Это важный этап, который повсеместно упускается на практике управления проектами. Его прохождение очень важно для ROI при внедрении проектных практик в организации в целом и для составления и накопления, а также использования базы знаний.

Проведение ежемесячных совещаний участников проектов. Процедура выполняется по крайней мере раз в месяц, а обычно гораздо чаще. Цель – получение отчетов от всех задействованных в проекте лиц, согласование мнений о том, как нагнать время после задержки, планирование видов деятельности, необходимых для выхода на следующие ключевые вехи. Каждый участник должен отчитываться о своих усилиях и видах деятельности, которыми занимается. Все они должны быть уверены, что получат признание за свой вклад в проект от проект-менеджера и от линейного руководителя в том числе. Это важно для мотивации проектной команды.

Одобрение заказчиком или проектным комитетом динамики выполнения проекта и действий команды. Эта процедура выполняется вскоре после очередного совещания участников проекта. Ее цель – получить одобрение согласованных на нем вопросов, влияющих на дальнейшую динамику проекта.

Поддержка руководства и финансовое обеспечение

Для качественной реализации проекта важна поддержка на уровне руководства. Не только формальная, но и практическая (в том числе ресурсная) в сфере управления качеством. Личное участие во встречах по качеству, предоставление дополнительных ресурсов и информации для управления качеством, постоянное живое внимание к вопросам качества и процедурам его контроля, формирование и утверждение требований к документации по качеству, поддержка обучения — вот лишь небольшой перечень индикаторов позитивного отношения руководства к управлению качеством. И наоборот, постоянная отсрочка обсуждения вопросов качества, экономия на этой статье затрат, невнимание к документации по качеству — это признаки другого отношения.

Очень полезно уже на первых шагах работы с проектом привлечь руководство компании к управлению качеством, создать определенные рабочие группы с участием топ-менеджеров, заручиться иной поддержкой и, по возможности, чаще демонстрировать реальные эффекты от управления качеством.

Управление качеством должно быть обеспечено финансовыми и иными ресурсами. Затраты на управление качеством входят в общую смету проекта, а сами работы — в план управления проектом.

План управления качеством

На основании упомянутых подходов и необходимой информации руководитель проекта готовит план управления качеством:

1. Составляется перечень измеряемых показателей качества проекта, например: требования к продукции и проектной документации; требования к компетенции членов команды; время начала совещаний; время поступления сырья и т. д.
2. Далее определяются стандарты или нормативы качества, с которыми эти показатели будут сравниваться. К ним могут относиться внешние стандарты: ГОСТы, ТУ, СНиП, ЕСКД, ЕНиР, внутренние стандарты компании, регламент по управлению проектами, моральный кодекс сотрудника компании, политика документооборота, международные стандарты (ISO), план контрольных точек и т. п.
3. Устанавливается необходимый уровень показателей качества проекта исходя из сравнения с соответствующими показателями других проектов, экспертной оценки, результатов тестирования и т. д. Если одним из показателей выбрано время начала совещания по проекту, а стандартом — правила внутреннего распорядка работы компании (наиболее близкий стандарт), то установленная задержка начала совещания не должна превышать общепринятой в компании.
4. Устанавливаются возможные допуски отклонения показателей качества от стандарта, т. е. измеримые границы показателя, при превышении которых следует предпринимать действия по корректировке качества.
5. После определения величины допуска указываются используемые инструменты и методы, погрешность измерения. Определяются ответственные и пути документирования, а также лица, принимающие решение о корректировке качества при его нарушении, процедуры проведения такой корректировки, даты контроля и наименование используемой документации.

В заключение хочу остановиться на основных моментах системы документации по качеству и организационного обеспечения управления качеством.

Документация включает:

• общую политику качества в компании;
• регламенты компании по управлению качеством в проекте (включая определение ответственности за качество), основные методы обеспечения качества и структуру документов системы обеспечения качества;
• план управления качеством отдельного проекта;
• рабочие и контрольные инструкции;
• другую нормативную документацию и дополнительную техническую литературу.

С точки зрения базовой организации важно, чтобы документы планирования были точными и реально работающими. Плохие планы или планы, сделанные формально, ведут к снижению интереса к плановой документации как реальному и очень полезному инструменту управления. Если вы хотите, чтобы проблемы, связанные с отчетами и с процедурами управления качеством, не возникали, нужно иметь проработанные, продуманные и сделанные качественно планы. Поэтому, составляя план управления проектом в следующий раз, задумайтесь о цене своей ошибки. И пусть ваши проекты всегда будут успешны!

Автор: Марина Кирилина