Управление проектом «Моя жизнь»
Марина Кирилина, генеральный директор проекта MediaNovation, расскажет, как использовать принципы управления проектом, чтобы улучшить свою жизнь.
Начнем с того, почему жизнь можно считать проектом. Вспомним классическое определение. Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Временный характер проектов предполагает определенное начало и конец. Проект завершается, когда:
- цели достигнуты;
- в проекте больше нет необходимости;
- цели не могут быть достигнуты по объективным причинам;
- клиент (заказчик, спонсор или ответственное лицо) желает прекратить проект.
Однако определение «временный», как правило, не распространяется на создаваемый в ходе проекта продукт, услугу или результат. Например, проект по возведению памятника государственного значения создаст результат, который останется на века. Проекты также могут приводить к воздействиям на социальную, экономическую и окружающую среду, в разы превышающие длительность самого проекта.
А теперь взглянем на нашу жизнь. Не находите сходство? Никто не будет оспаривать, что жизнь — это временное предприятие, которое имеет начало и конец. Кроме того, жизнь направлена на создание уникального продукта, так как каждый человек уникален: как он существует, чем себя окружает и что создает. Наследие, которое человек оставляет после себя, и есть результат проекта под названием «жизнь». А раз наша жизнь — не что иное, как проект, так почему бы не применить к ней проектные практики, так хорошо зарекомендовавшие себя в бизнесе.
Краткая историческая справка о методологии управления проектами
Управление проектами — это наука и искусство, зародившееся, когда потребовалось объединить усилия более чем одного человека для достижения видимого результата. Известно, что люди управляют проектами столько же лет, сколько существует человечество, но только во второй половине XX столетия управление проектами выделили в отдельную дисциплину, и даже появилась новая профессия — менеджер проекта, т. е. особый руководитель, способный управлять проектом в любой сфере. В течение всего XX века разрабатывались научно-практические методы, позднее вошедшие в «копилку» проектных менеджеров.
На сегодняшний день информация об управлении проектами собрана в различных международных и национальных документах, некоторые из которых признаны стандартами. Наиболее популярны «Свод знаний по управлению проектами» — PMBoK, впервые изданный Американским институтом управления проектами (PMI) в 1987 г., и Международные требования к компетентности специалистов — ICB IPMA, издаваемые Международной ассоциацией управления проектами (IPMA).
Согласно этим документам у всех проектов (независимо от сферы реализации) есть много общего. Так, в каждом из них нужно управлять:
- предметной областью, т. е. реализацией цели, ради которой проект предпринят;
- сроками проекта;
- стейкхолдерами (лицами, интересы которых нужно обязательно учесть при достижении результатов);
- стоимостью — при планировании проекта составляется бюджет, где прогнозируются приход и расход денежных средств;
- качеством, потому что потребитель будет покупать только ту продукцию или услугу, которые удовлетворяют его потребностям;
- рисками, так как важно предусмотреть все угрозы, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта;
- персоналом — от того, насколько эффективными будут действия команды проекта, во многом зависит его результат;
- коммуникациями, так как в наше время в проекты вовлечено большое количество участников, которые зачастую территориально удалены друг от друга, а многие знакомы только заочно.
Советы по управлению проектом «Моя жизнь»
Теперь попробуем разобраться, как управлять этими направлениями в нашей жизни.
Когда мы управляем предметной областью проекта «жизнь», очень важно определить цель, к которой мы движемся. Советую ознакомиться с книгами, рассказывающими о целеполагании. Мне больше всего нравится применять методику SMART. То есть любая цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Вот вам маленькое задание: раскритикуйте цель «выйти замуж за миллионера», которую ставят перед собой некоторые девушки.
Цель определяет сроки. Помните поговорку «Поспешишь — людей насмешишь» или «Тише едешь — дальше будешь»? Это о глубинной сути планирования. Приучайте себя к планированию. План — это ваш маяк в море прокрастинации и бесконечной череде важных и срочных дел.
Управление стейкхолдерами. Важно слышать и понимать людей вокруг, с их помощью вы сможете достичь целей гораздо быстрее. Управление финансами (стоимостью проекта). Возьмите под контроль расходы и доходы, ведите финансовый календарь. Это позволит избежать многих неприятностей. Жить по средствам приятно.
Управление качеством. Про здоровый образ жизни вы и без меня все знаете. Поэтому в этом пункте я хочу обратить ваше внимание на ресурсы саморазвития. Очень важно, чтобы образование, навыки и знания отвечали современным реалиям.
Управление рисками. Это моя любимая область в управлении проектами. Очень увлекательно разрабатывать стратегию реагирования и выявлять потенциальные риски нашего проекта. Риски могут быть как отрицательными, так и положительными (положительные обычно называют возможностями). Важно знать и учитывать их. Бессмысленно обижаться на небо из-за дождя, а вот предусмотреть зонт на случай его появления в наших силах. Самое важное в рисках — это создание резерва. Мы обязательно должны откладывать финансовые средства на случай наступления рисковых событий. Желательно иметь не только деньги, а еще знать стратегию реагирования. «Если случится банкротство моей компании, я буду делать следующее. Первое, второе, третье».
Управление персоналом или вашей командой. Тут важно помнить, что команда, ваш близкий круг, не рождается стихийно. Это управляемая сущность, которая имеет свои законы формирования. Окружайте себя людьми, которые будут помогать вам идти вперед. Развивайте в себе лидерские качества: они очень пригодятся именно сейчас.
Управление коммуникациями. Как находить общий язык со всеми участниками проекта «жизнь»? На помощь придет понимание законов коммуникации. Самое важное правило — правило обратной связи. Приведу шуточный пример. Представьте семью. Муж и жена. Муж звонит домой и спрашивает: «Дорогая, что купить на ужин?». Жена отвечает: «Купи что-нибудь». Муж идет в супермаркет, где вспоминает, что сегодня вечером финал Лиги чемпионов. Возбужденный этой новостью, он покупает пиво и чипсы, что в его системе координат укладывается в определение «что-нибудь на ужин». Дома жена, увидев покупки, затевает скандал. В ее понимании пиво и чипсы – это не еда. Финал – настроение испорчено у обоих, а жена осталась голодная. Налицо яркий пример нарушения правила обратной связи: если вы обмениваетесь информационным сообщением, удостоверьтесь, что ваш собеседник воспринял информацию так, как вы этого хотели. Ответственность за качество передачи информации лежит на том, кто ее передает, в нашем примере — на жене. Чтобы избежать конфликта, ей нужно было либо дать точное указание, что купить, либо уточнить, совпадает ли ее понимание «что-нибудь на ужин» с пониманием мужа. Соблюдение этих нехитрых правил спасет ваше время и нервы.
Что дает применение проектного подхода к жизни
Во-первых, результаты любой вашей работы станут более предсказуемыми, так как при разработке проекта задается четкая цель и составляется календарный план, разбитый на этапы. На любой стадии, если возникнет необходимость, план можно откорректировать. Также выявляются риски, которые ставят под угрозу успех проекта, и заранее разрабатываются меры по их предотвращению.
Во-вторых, ваше время становится прозрачным, легко контролируемым и управляемым. О проекте всегда известно: на какой стадии он находится, каковы результаты, сколько ресурсов уже потрачено и сколько их еще потребуется при сохранении нынешних тенденций.
И в-третьих, ваша эффективность станет выше, и вы обязательно добьетесь того, о чем мечтаете.
Автор: Марина Кирилина
