Закрытие проекта. 9 шагов, чтобы поставить точку

Марина Кирилина, генеральный директор проекта MediaNovation, расскажет, как правильно завершить любой проект.

Хотим мы этого или нет, но все когда-нибудь подходит к концу. Каждый проект рано или поздно завершается. Но иногда конец может быть не так очевиден, как это предполагалось изначально, если у заказчика возникают все новые и новые хотелки и желания. И вот уже подписываются новые дополнительные соглашения к договорам с указанием переноса сроков. В результате проект, который должен был закончиться за 2 месяца, длится не один год, и уже совсем не ясно, заработали ли мы на нем денег или проели больше, чем заработали.

Насколько важно организованно начать проект, настолько же важно его организованно завершить, чтобы извлечь максимальную пользу из проделанной работы и полученного всеми участниками проекта опыта.

Даже если проект завершается неудачей, это повод осмыслить полученные уроки, чтобы больше не наступать на те же грабли в следующий раз.

Переходить к процедуре завершения проекта нужно, когда:

• получен конечный результат (продукт, услуга);
• цели проекта перестали соответствовать целям (стратегии) компании;
• не хватает финансовых ресурсов;
• конечный результат, продукт, услуга проекта морально устарели;
• наступил нерешаемый или трудноустраняемый риск, например, увольнение руководителя проекта или группы ключевых членов команды проекта.

9 шагов для завершения проекта

Шаг 1 – задокументируйте процедуру закрытия. Обязательно закрепите в плане проекта список необходимых процедур и документов, фиксирующих его закрытие. Не забудьте про процедуры тестирования, обучения пользователей, передачу в промышленную эксплуатацию, а также про получение денег за работу и актов от заказчика. Выделите время на каждую из этих процедур и назначьте ответственного за результат.

Шаг 2 – получите подтверждение заказчика. Обязательно получите подтверждение заказчика на закрытие проекта. На этом этапе возникают ситуации, когда вы считаете, что молодцы и проект сделан, а у заказчика совершенно противоположное мнение. Чтобы уменьшить этот риск, четко документируйте и прописывайте цели проекта и максимально подробно фиксируйте его содержание. Иначе через год работы выяснится, что заказчик хотел совершенно другого.

Шаг 3 – закройте договор и произведите оплаты. Закройте все договоры и оплатите последние платежи. Кажется, что может быть очевиднее. Если проект закрыт, то и долгов по нему быть не должно. Однако на практике часто возникает большой промежуток времени между днем закрытия проекта и днем, когда по нему собирается весь пакет документов. В результате потом долго решают, какую же дату считать датой закрытия проекта: день запуска системы в эксплуатацию или получения последней бумажки бухгалтерией? Старайтесь не допускать подобного в своей практике. Это плохо отражается на мотивации проектной команды. Согласитесь, очень обидно надрываться под конец года, а деньги получить в конце апреля.

Шаг 4 – создайте базу знаний. Опишите усвоенные уроки, обсудите их с вашей командой. Не пропускайте этот важный шаг. Все, что не сохранено, – потеряно.

Шаг 5 – подготовьте официальный приказ. Добейтесь публикации приказа или иного документа по организации, что с сегодняшнего числа проект закрыт. Это нужно, чтобы освободить вашу команду. Люди должны знать, что с завтрашнего дня они в проекте не участвуют.

Шаг 6 –доведите приказ до участников проекта. Сообщите о закрытии проекта участникам, поблагодарите за работу, выплатите премии и разошлите информацию об усвоенных уроках. Мы часто ругаем исполнителей в процессе выполнения задач проекта и совсем редко хвалим, а ведь это так просто. Цените ваших коллег: именно благодаря всеобщим усилиям вы достигли тех результатов, которые есть сейчас.

Шаг 7 – пройдите все процедуры в проектом офисе. Данный шаг относится к компаниям, где есть проектный офис. Зафиксируйте закрытие в проектном офисе.

Шаг 8 – проанализируйте полученный опыт. На данном шаге очень важно получить независимое мнение и провести аудит проекта и проектных документов, чтобы оценить его успешность. Именно эта информация позволит в дальнейшем не повторять ошибок.

Шаг 9 – передайте результаты проекта. Важный шаг на пути закрытия — это передача продукта проекта и его результатов заказчику. Выделите и структурируйте шаги передачи результатов, иначе вам придется долго бегать по кругу. Ставьте точку, а не запятую. Чтобы у заказчика не было возможности сказать: «Да, все хорошо, но…», проверьте весь пакет проектных документов, который вы делаете в процессе управления проектом, на наличие неопределенностей. На стадии закрытия наиболее важными являются следующие взаимосвязи: «продукт проекта/бюджет проекта»; «границы проекта/бюджет проекта».

И, наконец, празднуйте! Праздник даст членам команды понять, что проект подошел к концу. Им будет что вспомнить, на что обратить внимание и подумать, как можно использовать полученный опыт в новых проектах.

Надеюсь, что этап закрытия вашего проекта не будет подобен иллюстрации.

Автор: Марина Кирилина

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу