Как перестать откладывать дела на потом

Если у вас есть дела, которые висят «мёртвым грузом»  долгое время, то уже к концу изучения статьи вы поймёте, как закрыть их быстрее и легче. Освободите 10 минут и приступайте к чтению — вы получите инструменты завершения большинства рабочих гештальтов, а заодно научитесь правильно отказывать. 

Всё идёт по плану

Что происходит, когда вы заканчиваете выполнение какой-либо задачи, особенно сложной? Появляется ощущение, как будто сброшена гиря, и это неудивительно. 

Как только вы берётесь за дело, оно добавляется очередным пунктом в список подсознания: «Надо!». На него выделяются внимание и энергия, и, если задача не завершена, она продолжает потреблять ваши ресурсы. 

Со временем усилий для старта требуется всё больше: подсознание оценивает, сколько уже времени ушло на «выполнение», — вы долго настраиваетесь, обдумываете, откладываете, а воз и ныне там. Значит, дело — сложное, а для сложных дел нужно ещё больше ресурсов.

Так, обычная задача, которую не получается сделать по каким-либо причинам, воспринимается непреодолимым рубежом. 

Чтобы перейти через всю горную гряду давно откладываемых на потом дел, давайте для начала разберёмся, а действительно ли они обязательны к исполнению. На помощь приходит матрица Эйзенхауэра. 

Для многих она — привычный инструмент расстановки приоритетов, но мы предлагаем её использовать как основную технику расчистки завала взятых на себя невыполненных обязательств.

Для планирования важны первые три квадрата. С ними поступаем так:

• Важные-срочные — выполнить.
• Важные-несрочные — сделать к дедлайну.
• Срочные-неважные — делегировать.
• В четвёртый квадрат  чаще всего попадают дела под грифами «да, неплохо бы когда-нибудь» или «надо бы».

Возьмите ручку и бумагу и составьте список отложенных обещаний себе и другим, о которых помните. Проанализируйте, что получилось и как эти задачи сюда попали.

Есть 2 причины появления несрочных и неважных обязательств:

1. Неумение говорить «нет». 

Нам кажется, что отказывать – невежливо. Мы должны соответствовать ожиданиям других людей и делать всё для того, чтобы нас считали хорошими. Бывает, что такое убеждение идёт из детства, когда нас учили угождать всем взрослым. Но подумайте сами: вы теперь взрослый человек, и если вам дают понять, что отказ – это плохо, то стóит ли продолжать общаться с этим человеком? Ведь только вы решаете, что для вас хорошо, а что – плохо.

Мы думаем, что своим отказом мы можем подвести или обидеть другого человека. В этом случае необходимо тщательно проанализировать всю ситуацию: если вы заранее не давали обещания выручить человека, то имеете полное право отказать ему. А если обещали – просьбу нужно выполнить. 

Мы боимся, что в случае отказа нам придётся спорить с просителем и объяснять ему, почему мы говорим «нет». В действительности нет никакой необходимости спорить и убеждать собеседника. Более того, никто не может заставить нас оправдываться. Если же человек начинает втягивать вас в спор и требовать объяснений — задумайтесь, а не проявление ли это манипуляции?

Мы опасаемся, что потом нам тоже откажут в помощи, когда мы её попросим. И поэтому соглашаемся на то, чего не хотим делать. Но это самообман. Если вы не хотите делать что-то для другого человека, вряд ли вы сами будете обращаться к нему с просьбами. С другой стороны, если он не захочет вам помочь в свою очередь – вы всё равно не сможете его заставить. Лучше окружать себя людьми, которые будут вам помогать по собственной воле и желанию, а не по принципу «услуга за услугу».

2. Подразумеваемые соглашения. 

Бывает у вас так: вам кажется, что вы о чём-то договорились с человеком, а потом оказывается, что он не так вас понял? 

Для вас что-то само собой разумеющиеся, для другого — оно может быть не настолько очевидным. 

Например, вас привлекла вакансия с окладом от 80 000 до 300 000 рублей. Вы проходите собеседование и соглашаетесь на нижнюю планку оплаты с перспективой роста.

Вам кажется, что если вы покажете себя на испытательном сроке, то после него зарплата будет повышаться. Работодатель же указал верхний порог с ориентиром на сотрудников, которые у него трудятся уже лет 5 и ведут параллельно несколько проектов. 

У вас разные исходные ожидания, и если вы не обговорили конкретно, в какие сроки и при каких условиях зарплата будет расти, то повышения не дождётесь.

Чтобы не попадать в подвисшее состояние, на этапе появления договорённостей чётко определяйте, кто, что и когда должен сделать. Не лишним будет ещё раз проговорить, правильно ли вы друг друга поняли. 

Многие стесняются переспрашивать, уточнять, но минутное смущение преодолеть проще, чем потом годами ждать обещанного. 

Есть гештальт. Что дальше?

Появление несрочных и неважных дел —  тот самый незавершённый гештальт, о котором сейчас модно говорить. Не список невыполненных обязательств, а повторяющиеся ситуации, в которых они возникают.  

И сейчас мы начнём закрывать этот главный гештальт: ещё раз пересмотрите список дел, попавших в несрочные и неважные, и пройдитесь по ним 2 шагами: 

1. Если вам приходится себя уговаривать что-то сделать, то скажите связанным с задачами людям: «Нет».

Универсальную формулировку мы уже давали в статье «Как поднять самооценку? 10 идей, как исправить отношения с собой». 

Хотите поговорить об этом подробнее? Можем поделиться 5 шагами твёрдого отказа — напишите в комментариях, интересна ли вам эта тема. 

2. Если у вас нет внутреннего отторжения по отношению к какому-либо делу, то задайте себе вопрос: «Когда?»

Когда задача связана с другими людьми, превращайте подразумеваемые соглашения в конкретные — договоритесь о сроках выполнения обязательств.

Если обещание вы дали себе сами, то ответьте на вопрос «Когда?» для себя:

• «Никогда» — вычёркивайте дело раз и навсегда. У вас поменялись ценности, и оно уже неактуально. 
• «Когда-нибудь потом» — подумайте, как превратить «потом» в реально достижимый дедлайн и перенесите дело в «важные-несрочные».
  Например, вы заняты по горло на работе, вам не хватает времени на обучение, но для карьеры важно развитие профессиональных и управленческих навыков. Выбирайте такую программу, где вы не просто получите новые знания, но и сможете сразу внедрять их в своей деятельности.
• «Тогда-то» — если вы понимаете, что можете предпринять конкретные шаги, то дайте обещание не только себе, но и другим. 

У мозга есть назойливая встроенная функция постоянно напоминать о делах, которые вы оставили незаконченными, таким образом подталкивая вас доделать задачу. Это — эффект Зейгарник, и он поможет вам завершить дела, которые вы уже начали.

Для самых решительных: напишите в комментариях к этой статье: «Я сделаю то-то к такому-то времени», — съезжу в фитнес-центр в пятницу, запишусь на повышение квалификации 26 июля, найду 5 подходящих вакансий и отправлю резюме завтра. 

Задание со звёздочкой

Добавьте к обязательствам «кнут и пряник»: чем порадуете себя в случае выполнения данного нам обещания и что будет, если вы опять перенесёте это дело на потом. 

Поддержите других участников нашего импровизированного челленджа по закрытию главного гештальта. Мы будем внимательно следить за вашим прогрессом — иногда внимание незнакомых людей имеет значение. 

Проверим?

Автор: Ирина Иткинд

Список 20 важных книг

Для взрывного роста вашей эффективности и продуктивности

Получить в мессенджере