Топ-7 вещей, которые всех выводят из себя на удалёнке

Уверены, что всё делаете правильно? Эксперт City Business School Юлия Бюрг, специалист в области управления удалёнными командами и основатель репутационного агентства Media Research Family, делится советами о том, на какие грабли лучше не наступать, чтобы удалёнка не стала наказанием для сотрудников и руководителей.

Весной 2020 года удалённый формат работы перестал быть уделом фрилансеров и носителей онлайн-профессий. Дистанционный труд стал нормой жизни по всей планете, но далеко не все оказались к этому готовы.

Сотрудники жалуются на отвлекающие факторы и скуку, руководители ломают голову над тем, как контролировать удалённые команды. Нашлись и те, кому такой формат работы пришёлся по душе: сотрудники полюбили свободу, руководители оценили снижение затрат. Но оба лагеря единодушны в том, что некоторые вещи, касающиеся удалёнки, ещё как раздражают. 

Частые онлайн-звонки

Бесконечные скайп-коллы и зум-конференции — это то, что не просто выводит людей из себя, но порой парализует работу. Сотрудники одной крупной российской компании в беседе с автором этой статьи сетовали, что вынуждены проводить на онлайн-встречах до 6 часов в день. В такой ситуации не остается времени на выполнение обсуждаемых задач.

Решение: Строго регламентируйте созвоны с сотрудниками и клиентами. Созванивайтесь только по необходимости. Используйте таск-менеджеры для постановки и контроля задач. 

Длинные совещания

Затянувшиеся онлайн-совещания, мозговые штурмы, круглые столы и другие подобные мероприятия страшно досаждают сотрудникам, в том числе из-за ощущения бесполезно потраченного времени. Кроме того, онлайн-встречи, которые длятся более 1 часа, попросту неэффективны: мозг устаёт и уже не воспринимает информацию должным образом.

Решение: Чётко прописывайте план мероприятия, тезисы. Отводите на совещание ограниченное время – так вы подсознательно будете пытаться в это время уложиться. Назначайте модератора, который будет направлять ход беседы и контролировать тайминг.

Небрежная email-переписка

Письма, которые отправляются не в ту ветку. Письма, которые содержат лишние знаки препинания, пробелы, множество многоточий. Письма, в которых скачут строчки и есть ошибки. Письма, которые содержат непричастных к теме адресатов. Письма, в которые забыли добавить вложение. Продолжите список самостоятельно. 

Решение: Важно соблюдать хотя бы базовые правила работы с почтой. Разработайте небольшой регламент и ознакомьте с ним сотрудников. Вы удивитесь, но вполне может оказаться, что некоторые сотрудники даже не замечали за собой таких проблем или не знали, как «делать правильно». 

Неоправданные голосовые сообщения

Недавний опрос, проведённый одной из популярных на рынке CRM-систем, показал, что 68% россиян больше всего в удалённой работе злят голосовые сообщения, и общаться им бы хотелось исключительно текстом. 

Решение: Голосовые сообщения не только раздражают многих, но и тормозят рабочий процесс, а также значительно усложняют разбор спорных моментов — когда вместо того, чтобы прочитать, кто кому и что написал, вы вынуждены прослушивать сообщения. По моему опыту, от голосовых сообщений в работе следует полностью отказаться. 

Сообщения по одному слову

Общение в корпоративном мессенджере иногда может сильно напоминать спам. И дело не только в том, что отдельные личности любят поболтать не по теме в рабочих чатах, но и в манере разбивать одну мысль на множество коротких сообщений.

Решение: Для офф-топа создаётся отдельный чат, уведомления в котором каждый может отключить, чтобы читать его только в свободное время и не отвлекаться. Попросите команду излагать свои мысли в одном сообщении. Кроме того, если требуется прикрепить ссылку или файл, пусть отправляют их вместе с текстом сообщения, чтобы было проще искать необходимую информацию. 

Сообщения по работе в нерабочее время

Многие сильно страдают из-за того, что не могут совладать с распорядком дня на удалёнке. Сообщения по работе в нерабочее время могут добить и без того пошатнувшуюся психику новоиспечённых удалёнщиков. 

Решение: Уважайте личное пространство и личное время сотрудников. Если на вас напало желание поработать вечером или ночью, реализуйте его только через корпоративные каналы связи и не используйте личные соцсети, звонки, почту. Пропишите регламент, в котором укажите, в какие часы сотрудник обязан реагировать на рабочие сообщения. Кроме того, в качестве корпоративного мессенджера можно выбрать специальное ПО, а не WhatsApp, Telegram или ВКонтакте: так сотрудники смогут закрывать программу по окончании рабочего дня и спокойно отдыхать. Уведомления из таск-менеджера можно настроить на рабочую почту, а рабочую почту отключать на телефоне во внеурочное время. 

Микроменеджмент

Микроменеджмент — проблема? особенно обострившаяся на удалёнке. Руководители, лишившиеся инструмента визуального контроля, словно сорвались с цепи: постоянные звонки, бесконечные вопросы в мессенджерах о ходе работы, просмотр незавершённых онлайн-документов – всё это крайне раздражает сотрудников, лишает мотивации. 

Решение: Доверяйте подчинённым и занимайтесь своей работой. Контроль выполнения задач удалёнными сотрудниками можно осуществлять с помощью таск-менеджеров и грамотно выстроенных бизнес-процессов.

*** 

Очевидно, что некоторые из приведённых пунктов вполне можно отнести и к работе в офлайне. Обдумайте советы выше, чтобы оптимизировать рабочее время и сделать команду более эффективной, даже если в ближайшее время вы планируете возвращаться в офис.

Автор: Юлия Бюрг

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу