Как правильно проводить учет затрат рабочего времени сотрудников?

Навигация по статье:

• Методы учета затрат рабочего времени
• Преимущества процедуры учета времени на рабочем месте
• Возможные сложности в организации учета рабочего времени сотрудников
• Общие рекомендации

Методы учета затрат рабочего времени

• Табели учета

Использование электронных табелей, где фиксируются часы работы каждого сотрудника. Метод прост в реализации, но имеет недостатки: ручное заполнение приводит к неточностям, время работы над конкретными задачами остается неизвестным.

• Электронные системы учета

CrocoTime, Bitcop, Time Доктор, StaffCop, Monitask, TMetric, Toggl и другие. 
Сотрудники могут запускать таймеры при начале работы и останавливать их при завершении, либо фиксировать время вручную через интерфейс системы. Такие программы позволяют генерировать отчеты, анализировать эффективность и контролировать соблюдение графиков.

• Бейджи и карточки с RFID или штрихкодами

Сотрудники регистрируют приход и уход на работу, информация автоматически заносится в систему. Такой метод учета уместен в крупных компаниях или на производственных площадках: он не только отслеживает присутствие сотрудников на рабочем месте, но и обеспечивает безопасность.

• Системы видеомониторинга

Видеонаблюдение часто используется для учета затрат труда и рабочего времени. Например, в офисе IT-компании установлены камеры с функцией распознавания лиц. Когда сотрудник входит в рабочую зону, система автоматически фиксирует его присутствие по лицу. Аналогично при выходе — камеры регистрируют завершение рабочего времени. Видеомониторинг также полезен, чтобы отслеживать работу сотрудников над конкретными задачами.

Преимущества процедуры учета времени на рабочем месте

• Точность и прозрачность учета при использовании автоматизированных систем фиксации времени.
• Объективность при оценке трудовых затрат сотрудника, что позволяет принимать справедливые управленческие решения.
• Контроль за соблюдением графика, который помогает выявлять опоздания и другие нарушения режима работы.
• Повышение ответственности и мотивации для работников.
• Оптимизация рабочих процессов и более точное планирование ресурсов.

Возможные сложности в организации учета рабочего времени сотрудников

• Технические сбои и ошибки — в связи с чем электронные системы учета требуют регулярного обслуживания.
• Человеческий фактор: сотрудники могут забывать начать / завершить рабочий день в системе, либо неверно указать время работы над задачей.
• Нарушение конфиденциальности и этики, к которому может привести чрезмерное наблюдение, в частности, видеоконтроль.
• Трудности в адаптации новых сотрудников, которые могут противиться системам автоматического учета.
• Нарушение законодательства о защите персональных данных: желательно получить юридическую консультацию прежде, чем внедрять системы учета.
• Вероятность обхода электронных систем — например, совместное использование пропусков.

Общие рекомендации

Узнать об основных принципах аудита времени вы можете из этой статьи — а здесь оставим рекомендации, которые помогут эффективно организовать учет затрат рабочего времени в вашей компании:

• Выберите удобную систему учета: если сотрудники работают удаленно, используйте тайм-трекеры для ПК, в оффлайн-бизнесе удобны электронные пропуска и видеомониторинг.
• Информируйте сотрудников о порядке учета рабочего времени, чтобы избежать проблем с законодательством.
• Регулярно проводите обучение команды, чтобы все сотрудники знали, как правильно фиксировать свое рабочее время, а также включите этот пункт в процедуру онбординга.
• Не забывайте об анализе данных о рабочем времени — чтобы выявлять проблемы и оптимизировать процессы.

Порой результаты учета временных затрат могут удивить — и вам понадобится изменить стратегию организации работы в компании.