Аудит времени и его эффективное применение в рабочих процессах

Работодатель, покупая восемь часов сотрудника, ожидает, что все это время будет потрачено на работу. Но, согласно исследованию 2022 года, 49% опрошенных россиян во время работы сознательно периодически переключаются с работы на соцсети и мессенджеры. Чтобы отслеживать эффективность работы персонала, руководству важно регулярно проводить аудит рабочего времени.

Что такое аудит использования рабочего времени в современной организации

Это проверка, которая выявляет недостатки в бизнес-процессах и причину низкой эффективности персонала. По итогам аудита руководитель может понять, что необходимо изменить, чтобы повысить показатели продуктивности.

В компаниях, которые предоставляют профессиональные услуги, аудит проводят, чтобы понять себестоимость труда. Если сотрудники работают одновременно на нескольких проектах, то без учета их рабочего времени сложно понять, какая доля затрат сотрудника за месяц к какому проекту относится.

Если проект ведется по контракту типа «Time & Materials» или «Время и затраты», то ставки каждого из членов команды оговариваются отдельно. По условиям такого контракта заказчик платит по факту, на основании предоставленных отчетов. В отчетах указываются, в том числе, и табели учета рабочего времени. Иногда получается так, что эти табели приходится буквально рисовать с нуля, потому что реальные временные затраты не совпадают с планируемыми. В этом случае также не обойтись без аудита рабочего времени персонала.

Начинают его с анализа планового объема рабочего времени. В заключение его сравнивают с фактическим, реальным объемом. Последний показатель напрямую зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых и фактических показателей помогает обнаружить потерю рабочего времени.

Как проводить аудит рабочего времени сотрудника

При проверке рабочего времени конкретного работника важно учитывать режим его работы — нормированный и ненормированный. Тип режима должен быть указан в трудовом договоре и в ПВТР (Правила внутреннего трудового распорядка).

К нормированному рабочему дню относятся:

• пятидневная рабочая неделя с двумя выходными;
• шестидневная рабочая неделя с одним выходным.

Если у сотрудника нормированный режим работы, то во время аудита проверяют:

• указание наименования режима работы;
• продолжительность работы и времени перерывов;
• время начала и окончания работы;
• время начала, окончания перерыва для отдыха и питания;
• статус перерыва (включается ли в рабочее время, оплачивается ли).

У работника может быть ненормированный рабочий день. То есть его при необходимости могут устно или письменно привлекать к выполнению своей работы за пределами обычного рабочего времени. В этом случае при аудите стоит удостовериться, что:

• работа действительно выполняется сверх установленного рабочего времени;
• привлечение сверх нормы соответствует ст. 101 ТК РФ и носит эпизодический характер;
• сотруднику предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, согласно ст. 119 ТК РФ;
• ведется учет времени привлечения к ненормированной работе в соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ;
• работник получает оплату за работу сверхурочно ( ст. 129 ТК РФ). 

Для установления режима ненормированного рабочего дня необходимо обоснование.  

Способы учета рабочего времени

Существует множество способов учета рабочего времени сотрудника. Зависят они от размера команды и зрелости бизнес-процессов.

Самый популярный и простой способ посчитать, сколько сотрудник тратит на ту или иную задачу, — это использовать таск-трекеры. Подобные рабочее решение часто встроено в современные бизнес-системы, например, в Битрикс 24. В каждой задаче есть поле для трекинга времени. Главное, чтобы сотрудник не забывал кликнуть на соответствующую кнопку перед началом работы над задачей и после ее окончания. Но на основе собранной информации из такой системы не получится провести полноценный аудит использования рабочего времени.

И на это есть следующие причины.

1. Сотрудники должны предоставлять полные данные о своих трудозатратах. Если они против нововведения, то будут давать недостоверную информацию и саботировать процесс.
2. Все учетные данные должны быть согласованы. Иначе человеческий фактор возьмет верх.
3. Данные о времени должны быть стандартизированы и вводиться в одной программе.   

Успех внедрения системы учета времени зависит от ее цели. Самое главное — это понять, для чего она необходима. Важно продумать:

• как будет проводиться аудит рабочего времени или оценка использования времени;
• как полученные данные будут задействованы для управления экономикой проектов, для ресурсного планирования и так далее. 

Стоит донести до сотрудников, зачем вводится система учета, чтобы ее не воспринимали как «закручивание гаек» и введение строгого контроля.

Анализ кадрового состава

Иногда в ходе аудита использования рабочего времени выясняется, что дело не в нерадивых сотрудниках, а в недостатке кадров. В этом случае оценивается структура кадров:

• степень обеспеченности кадрами — это соотношение фактического числа постоянных работников к плановому;
• обеспеченность работниками необходимых специализаций;
• потребность в дополнительном обучении сотрудников;
• качественный состав персонала;
• рентабельность нанятых специалистов;
• движение кадров (смена места работы внутри одного предприятия, повышение квалификации, увольнение, найм новых сотрудников).

Оценка качества использования рабочего времени и других характеристик кадрового состава необходимы для принятия важных стратегических решений по управлению компанией и повышению ее рентабельности.  

Некоторые компании делятся своими кейсами успешного налаживания эффективной системы контроля рабочего времени своих сотрудников.Чтобы отслеживать эффективность работы персонала, руководству важно регулярно проводить аудит рабочего времени