Делегирование задач: как эффективно передать часть дел другим сотрудникам

Расскажем, зачем нужно делегировать полномочия, и кто от этого выиграет. Как делегировать правильно, чтобы вырастить ценных сотрудников и не навредить бизнесу?

Из этой статьи вы узнаете:

• Зачем нужно делегировать задачи?
• Как понять, что пора делегировать часть задач?
• Как правильно делегировать задачи?
• Про поэтапный план процесса делегирования задач
• Какие задачи лучше не делегировать?

Зачем нужно делегировать задачи?

Иногда делегирование задач сотрудникам путают с обычным распределением обязанностей внутри организации, но это не одно и то же. При делегировании подчиненный выполняет ту работу, которую раньше выполнял (или может выполнять) сам руководитель. Это могут быть совсем простые задачи, например: принять звонок и подтвердить встречу, внести типовые данные в готовую таблицу, найти мастера по ремонту офисной техники. Или задачи посложнее: поучаствовать в собеседовании с кандидатом в новые сотрудники, прочитать доклад на конференции.

В любом случае основная цель делегирования — освобождение руководителя от решения рутинных или непрофильных задач. Освободившееся время управленец может потратить на более сложные задачи, которые невозможно перепоручить другим сотрудникам: подготовку к переговорам, стратегическое планирование, любые важные и срочные задачи.

Согласно исследованию (текст исследования — на английском языке) американского Института общественного мнения Gallup, прибыль компаний, чьи руководители часто делегируют полномочия, оказалась на 33% выше по сравнению с организациями, где не принято делегирование от руководителей к подчиненным. Исследователи считают, что делегирование задач руководителем быстрее развивает командный потенциал, приводя компанию к нужному результату.

Как понять, что пора делегировать часть задач?

Если вы понимаете, что работа стала отнимать слишком много времени, и вы решаете деловые вопросы уже не только по вечерам, но и по выходным и во время отпуска — возможно, пора передать часть своей нагрузки.

Или можно ориентироваться на закон Миллера 7 ± 2. Согласно закономерности, выведенной американским психологом, в среднем человек может удерживать в поле внимания 5-9 срочных дел одновременно. Если количество ваших срочных задач превышает эти цифры, это может говорить о необходимости делегирования задач подчиненным.

Как правильно делегировать задачи?

Прежде всего руководителю важно определить тип делегирования, выбор которого зависит от опытности конкретного сотрудника:

• Авторитарный тип подойдет для правильного делегирования задач новичкам. Сотруднику не нужно давать большую свободу действий, руководитель должен сопроводить задачу четкими инструкциями и проконтролировать выполнение.
• Демократический тип применяют при делегировании задач, ответственности и полномочий опытному сотруднику. Руководитель передает задачу выбранному сотруднику, они вместе обсуждают ход выполнения, при необходимости руководитель контролирует процесс. У сотрудника остается возможность действовать самостоятельно.
• Либеральный тип можно использовать с самыми опытными сотрудниками. Проверенному специалисту с большим опытом работы достаточно передать задание и оценить готовый результат.

MBA образование от CBS

Знания, необходимые для эффективного управления бизнесом

Выбрать программу

Поэтапный план процесса делегирования задач

Поэтапный план, который поможет делегировать задачи эффективно:

Этап 1. Оценить задачу по трем факторам: нужный результат, пути достижения результата, возможности для улучшения.

Например: организации необходимо до конца года продать 300 единиц украшений ручной работы. Чтобы достичь этого результата, руководитель решает запустить рекламу в соцсетях и заказать рекламу у блогеров. Улучшить результат можно, если предложить покупателям новогоднюю скидку. В этом примере руководитель может сам договориться с блогерами, а все остальные задачи — делегировать другим сотрудникам.

Оценив задачу по всем трем факторам, руководитель сможет решить, передать ли задачу штатным сотрудникам или найти сторонних специалистов, понадобится ли вмешательство руководителя и в какой степени.

Этап 2. Выбрать исполнителя. Простые задачи можно доверить новичку, более сложные — опытному сотруднику, самые ответственные дела — доказавшему свое мастерство профессионалу. На этом же этапе определяют свободу действий исполнителя. Неопытным сотрудникам достаточно нести ответственность за работу, выполненную строго по инструкции, проверенные специалисты могут сами принимать решения на промежуточных этапах выполнения задачи.

Этап 3. Предоставить сотруднику инструкции. Чтобы задача была выполнена хорошо, руководитель может воспользоваться технологией SMART. Техника заключается в соответствии поставленной цели делегирования задачи 5 критериям: цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой, ограниченной во времени.

Например, цель увеличить продажи — это пример неудачного делегирования задачи сотруднику: непонятно, как и когда выполнять поручение, и как измерить полученные результаты. Цель по технологии SMART может выглядеть так: 1 декабря запустить рассылку в соцсетях с предложением получить скидку 15% и поучаствовать в новогоднем розыгрыше, к 30 декабря увеличить количество продаж на 30%.

Этап 4. Проконтролировать выполнение задачи. Если сотрудник неопытный, контроля понадобится больше, при делегировании задачи давно работающим сотрудникам руководитель может контролировать только важные промежуточные результаты.

Этап 5. Оценить конечный результат, дать обратную связь. Любому сотруднику, независимо от стажа его работы, нужна обратная связь. В зависимости от результата руководитель может обозначить ошибки и дать нейтральную оценку, поощрить сотрудника за удачные действия и дать положительную оценку.

Какие задачи лучше не делегировать?

Руководителю лучше не делегировать задачи, выполнение которых напрямую влияет на благополучие бизнеса. К таким задачам относятся:

• срочные задачи, которые будет сложно проконтролировать;
• вопросы, связанные со стратегическим планированием — для их решения у рядовых сотрудников может не хватать компетенций;
• ведение переговоров с важными клиентами;
• кадровые решения;
• присутствие на самых важных мероприятиях.

Делегирование не только разгружает руководителя, но и может стать мотивацией для сотрудников. Удачное выполнение задач помогает сотруднику почувствовать себя важной частью команды, а признание его успехов мотивирует и впредь хорошо выполнять делегированные задачи.