Анализ рабочего времени — зачем он нужен на предприятиях
Как ваши сотрудники тратят свое рабочее время? Его нерациональное использование — одна из главных причин снижения эффективности бизнес-процессов. В этой статье разбираем, для чего нужен анализ рабочего времени, на какие показатели стоит обращать внимание и какими методами можно пользоваться, чтобы повысить общую эффективность работы команды.
Навигация по статье:
- Анализ использования рабочего времени: что это и зачем он нужен?
- Методы анализа рабочего времени
- Показатели анализа рабочего времени
- Как работает анализ рабочего времени на практике: примеры компаний
Анализ использования рабочего времени: что это и зачем он нужен?
Анализ рабочего времени — это системный процесс изучения того, как распределяется время работы сотрудников. Он помогает определить, сколько времени тратится на выполнение различных задач, какие виды деятельности занимают больше всего времени и где есть возможности для повышения эффективности.
Такой анализ позволяет:
- Выявить нерациональные временные затраты
- Оптимизировать рабочие процессы
- Контролировать выполнение планов
- Принимать правильные кадровые решения
- Адекватно оценить трудовые затраты
- Улучшить общую производительность команды
В рамках анализа проводится аудит рабочего времени, который включает сбор данных, их проверку и составление отчетности. Подробнее об аудите и способах учета времени на рабочем месте мы рассказали в этой статье.
Методы анализа рабочего времени
- Мониторинг — прямое наблюдение за работой сотрудников, которое выявляет особенности реального использования рабочего времени.
- Учет рабочего времени — табели, журналы, автоматизированные системы учета: облачные платформы (Bitrix24, Bitcop, Kickidler), системы видеонаблюдения, корпоративные приложения (Jira, Asana, Trello).
- Анализ причин неэффективных временных затрат — выявление отвлекающих факторов и организационных проблем.
- Анализ временных нормативов — сравнение фактического времени выполнения задач с установленными стандартами.
- Метод тайм-менеджмента (тайм-стадии) — разделение рабочего дня на временные блоки: например, техника Pomodoro.
- Социологические методы — опросы и интервью сотрудников для получения информации о причинах временных потерь и их восприятии рабочего процесса.
Показатели анализа рабочего времени
Анализируя рабочее время, нужно обращать внимание на целый комплекс показателей — только так вы сможете сделать правильные выводы и принять решения, которые повысят эффективность бизнес-процессов.
К таким показателям относятся:
- Общее рабочее время — суммарное время, проведенное сотрудником на работе за определенный период.
- Фактическое рабочее время — реально отработанное время с учетом всех входов и выходов, перерывов и простоев.
- Нормативное рабочее время — установленное количество часов для выполнения должностных обязанностей (например, 8 часов в день).
- Время простоя — периоды, когда сотрудник был на рабочем месте, но не выполнял рабочих задач (например, ожидание инструкций или оборудования).
- Время выполнения основных задач — его сотрудники тратят на выполнение ключевых рабочих функций.
- Перерывы и обед — периоды отдыха, не включенные в рабочее время.
- Производительность труда — объем выполненной работы за единицу времени.
- Коэффициент использования рабочего времени — отношение фактического времени работы к нормативному.
- Количество переработок — сверхурочное время работы.
- Количество прогулов и опозданий — случаи отсутствия или опоздания без уважительных причин.
Анализ эффективности рабочего времени должен учитывать все перечисленные показатели, чтобы составить объемную картину временных затрат и выявить моменты, которые требуют корректировки.
Как работает анализ рабочего времени на практике: примеры компаний
Пример 1: Производитель электроники
Руководство компании отметило снижение эффективности производства — темпы изготовления продукции упали, задержки привели к снижению рейтинга и уходу постоянных клиентов.
Что было сделано:
Установка систем видеонаблюдения и учет времени сотрудников на сборочных линиях.
Результат:
Было выявлено, что значительная часть времени уходит на неэффективные операции и перерывы, связанные с ожиданием деталей. После анализа фонда рабочего времени:
- внедрены автоматизированные системы подачи компонентов;
- оптимизирован график работы;
- пересмотрена организация смен: сокращены перерывы и увеличена загрузка рабочих часов.
В результате сократилось время простоя, производительность выросла на 15%.
Пример 2: Digital-агентство
Компания, занимающаяся интернет-маркетингом, столкнулась с проблемой задержек в выполнении задач — при этом был отмечен высокий уровень перегрузки и выгорания сотрудников.
Что было сделано:
Внедрение облачной платформы для учета рабочего времени Clockify, где сотрудники фиксировали время, затраченное на разработку стратегий, создание контента, проведение встреч и другие задачи.
Результат:
Анализ использования фонда рабочего времени позволил выяснить, что внутренние совещания и административные задачи отнимают слишком много часов, а некоторые проекты требуют больше ресурсов, чем планировалось. На основе анализа были приняты решения:
- сократить длительность совещаний;
- внедрить более четкое планирование задач;
- перераспределить ресурсы между департаментами.
В результате агентству удалось улучшить планирование проектов и снизить перерасходы по бюджету на 18%.
Из этих примеров видно, как своевременный анализ выявляет неэффективные процессы и оптимизирует распределение трудовых ресурсов. В современном бизнесе анализ затрат рабочего времени — необходимый инструмент, который поможет снизить издержки и скорее достичь стратегических целей компании. Это один из ключевых факторов выстраивания грамотного тайм-менеджмента и успешного управления проектами.
Чтобы улучшить стратегическое понимание бизнес-процессов, научиться анализировать затраты ресурсов и внедрять позитивные изменения — рекомендуем пройти курс «MBA Intensive». Программа рассчитана на специалистов, настроенных на карьерный рост, а также руководителей и топ-менеджеров, желающих привести компанию к росту прибыли и укрепить позиции на рынке.