Контроль выполнения задач сотрудниками: виды и методы эффективного контроля, правила приоритезации задач
![Контроль выполнения задач сотрудниками: виды и методы эффективного контроля, правила приоритезации задач Контроль выполнения задач сотрудниками: виды и методы эффективного контроля, правила приоритезации задач](/upload/resize_cache/iblock/576/1588_1000_1/ugzia9n9iw0eeabiebqvxv2cir7439um.jpg)
Грамотный контроль выполнения поставленных задач важен для успеха всего предприятия. Расскажем, почему так важно контролировать работу сотрудников, как правильно организовать контроль за их работой, и какие существуют методы контроля и приоритезации задач.
Из этой статьи вы узнаете:
- Зачем нужно осуществлять контроль за выполнением сотрудниками задач?
- Какие есть виды контроля выполнения задач?
- Про эффективные методы контроля за выполнением задач
- Как определить приоритетные задачи?
Зачем нужно осуществлять контроль за выполнением сотрудниками задач?
Даже лучшие сотрудники — это прежде всего люди, которым свойственно откладывать рабочие задачи или выполнять их недостаточно хорошо. Конечно, устраивать тотальную слежку за работниками не нужно, но от разумного контроля выиграют все: руководитель будет хорошо понимать, кто над какими задачами работает, а сотрудники привыкнут рационально использовать рабочее время.
Отсутствие контроля выполнения задач сотрудниками приводит к следующим проблемам:
- процессы внутри организации дестабилизируются, что может стать причиной деградации компании;
- нарушаются договоренности внутри организации и с внешними партнерами;
- мотивация сотрудников падает, растет напряжение внутри коллектива;
- из-за срывов договоренностей ухудшается репутация компании и, как следствие, утрачиваются конкурентные преимущества.
Благодаря грамотно организованному контролю руководитель может:
- повысить эффективность рабочих процессов внутри организации;
- вовремя определить и устранить ошибки в работе;
- выяснить причины снижения мотивации у конкретных сотрудников;
- равномерно распределить нагрузку между сотрудниками;
- создать эффективные способы взаимодействия между разными подразделениями.
Какие есть виды контроля выполнения задач?
Существует несколько видов управленческого контроля, эффективных в разных ситуациях:
Выборочный. Руководитель проверяет работу конкретного сотрудника на любом этапе работы. Выборочный контроль обычно проводят, не предупреждая сотрудника о грядущей проверке. Такой вид контроля эффективен в нескольких случаях:
- требуется обучить новых сотрудников;
- необходимо проверить работу сотрудника (или отдела), постоянно показывающего плохой результат;
- нужно убедиться, что недавно нанятый работник достаточно компетентен.
Периодический. Контроль проводится с определенной периодичностью, например, раз в неделю, и сотрудникам известно заранее о предстоящей проверке. Периодический контроль особенно важен, если процессы в организации требуют максимальной четкости (например, в организациях, разрабатывающих IT-продукты). При проведении периодического контроля работники могут отчитываться о проделанной работе в устной или письменной форме.
Поэтапный. Этот вид контроля похож на периодический, но с одним отличием: руководитель проверяет результаты работы сотрудников не в конкретный период, а на важных этапах реализации одного большого проекта. Поэтапный подход эффективен при контроле работы IT-разработчиков, дизайнеров и для контроля работы над крупными проектами в других сферах.
Предварительный. Применяется, когда предстоит выполнить объемный проект, а в работе задействовано большое количество исполнителей. Предварительный контроль проводят в два этапа:
- на первом этапе руководитель согласовывает общий план работ;
- во второй этап входит проверка выполненных работ, когда до дедлайна остается 30-40% от времени, выделенного на выполнение проекта.
Предварительный контроль помогает сохранить баланс между самостоятельностью сотрудника и его чувством ответственности перед руководством.
Итоговый. Предполагает оценку руководителем только конечного результата. Подходит для контроля опытных сотрудников, помогает объективно оценить вклад каждого исполнителя, стимулирует сотрудников действовать самостоятельно.
![Список 20 важных книг Список 20 важных книг](/upload/iblock/427/k046tz2p27fyhfzkh24qix9a2toarf2u.png)
Эффективные методы контроля за выполнением задач
Контроль со стороны руководителя выполняет две основные функции: позволяет мониторить выполняемые работы в любой момент и стимулирует сотрудников ответственно подходить к задачам. Чтобы контроль был эффективным, руководителю важно соблюдать принцип постоянства. Проверки, проводимые бессистемно, могут вызвать эффект, противоположный желаемому: сотрудники будут раздражаться, а руководитель перестанет понимать, что и кем сделано для достижения конечного результата.
Также важно автоматизировать проверки. Допустим, руководитель будет выдавать устные задания сотрудникам, но сотрудники забудут отчитаться о промежуточных результатах. Из-за такого отсутствия автоматизации руководитель рискует вообще выпустить контроль из рук. Чтобы этого не допустить, можно использовать эффективные инструменты контроля выполнения задач — автоматизированные электронные системы, или таск-менеджеры. Они позволяют мягко контролировать сотрудников, приучая их вовремя выполнять обозначенные в электронной системе задачи.
К другим эффективным методам проверки выполненных работ относятся:
- Внедрение системы KPI. На этапе планирования руководитель определяет, каких ключевых показателей должен достигнуть каждый исполнитель и весь отдел. Чтобы метод был эффективным, важно назначать понятные и достижимые показатели.
- Планерки, совещания. Хотя иногда этот метод сотрудники воспринимают как нудную обязанность, планерки могут стать хорошей возможностью для оперативного управления. Если планерки проводить регулярно (например, раз в неделю или, при необходимости, ежедневно), сотрудники к ним привыкнут, а руководитель сможет вовремя отследить ошибки в работе и направить деятельность персонала в нужное русло.
- «Тайный покупатель». Метод популярен у компаний, работающих в сфере услуг (кафе, магазины, отели и пр.). Заключается в обращении в компанию человека со стороны и оценки этим человеком работы сотрудников. Для руководителя «тайный покупатель» может стать источником ценной информации: он может оценить, насколько точно сотрудники следуют прописанным скриптам, уровень профессионализма работников, наличие потенциально отпугивающих факторов для клиентов.
- Применение аудио - и видео - систем контроля за выполнением сотрудниками задач. Сюда входят программы и устройства, позволяющие отслеживать занятость сотрудников в режиме реального времени: программы по отслеживанию трафика на компьютерах, трекеры времени, программы слежения за рабочими столами ПК. Некоторым компаниям невозможно обойтись без инструментов слежения за сотрудниками в реальном времени, например, если необходимо проконтролировать работу курьеров, экспедиторов, выездных торговых представителей.
Методы приоритезации задач: как определить приоритетные задачи?
У руководителя бывает множество важных задач, среди которых сложно выбрать самую главную. Но владеть навыками по приоритезации задач — это важно: когда руководитель умеет отделять главное от второстепенного, он может грамотно управлять рабочей нагрузкой, вовремя достигая намеченных целей.
Методы, которые помогут расставить приоритеты в рабочих задачах:
Метод ABCDE. Задачи сортируются по следующим критериям:
- А — чрезвычайно важные задачи, без которых невозможно реализовать проект;
- B — при невыполнении этих задач последствия для проекта могут быть серьезными;
- С — достаточно значимые задачи, но их невыполнение не повлечет серьезных последствий;
- D — необязательные и несрочные задачи;
- E —задачи, не важные для достижения конечного результата.
После рассортировки будут понятны наиболее важные задачи, обозначенные буквами А и В.
Матрица приоритетов. Задачи оцениваются по двум факторам: количество усилий и отдача:
- мало усилий и много отдачи — самый высокий приоритет;
- много усилий и много отдачи — достаточно высокий приоритет;
- мало усилий и мало отдачи — низкий приоритет;
- много усилий и мало отдачи — неважная задача.
Матрица Эйзенхауэра. Задачи распределяют по 4 группам:
- 1 группа — важные и срочные;
- 2 группа — не слишком важные и срочные;
- 3 группа — важные и несрочные;
- 4 группа — неважные и несрочные.
Соответственно, приоритет отдают первым двум группам задач, а задачи из групп 3 и 4 откладывают или совсем не выполняют.
Управлять современной компанией невозможно, не уделяя должного внимания контролю за работой персонала. Используя техники контроля и приоритезации, руководитель может заметно повысить показатели эффективности организации в целом.
![Список 20 важных книг Список 20 важных книг](/upload/iblock/427/k046tz2p27fyhfzkh24qix9a2toarf2u.png)
Хотите получать статьи по теме Менеджмент?
Спасибо за подписку!
Ожидайте писем от City Business School