Контроль выполнения задач сотрудниками: виды и методы эффективного контроля, правила приоритезации задач
Грамотный контроль выполнения поставленных задач важен для успеха всего предприятия. Расскажем, почему так важно контролировать работу сотрудников, как правильно организовать контроль за их работой, и какие существуют методы контроля и приоритезации задач.
Из этой статьи вы узнаете:
- Зачем нужно осуществлять контроль за выполнением сотрудниками задач?
- Какие есть виды контроля выполнения задач?
- Про эффективные методы контроля за выполнением задач
- Как определить приоритетные задачи?
Зачем нужно осуществлять контроль за выполнением сотрудниками задач?
Даже лучшие сотрудники — это прежде всего люди, которым свойственно откладывать рабочие задачи или выполнять их недостаточно хорошо. Конечно, устраивать тотальную слежку за работниками не нужно, но от разумного контроля выиграют все: руководитель будет хорошо понимать, кто над какими задачами работает, а сотрудники привыкнут рационально использовать рабочее время.
Отсутствие контроля выполнения задач сотрудниками приводит к следующим проблемам:
- процессы внутри организации дестабилизируются, что может стать причиной деградации компании;
- нарушаются договоренности внутри организации и с внешними партнерами;
- мотивация сотрудников падает, растет напряжение внутри коллектива;
- из-за срывов договоренностей ухудшается репутация компании и, как следствие, утрачиваются конкурентные преимущества.
Благодаря грамотно организованному контролю руководитель может:
- повысить эффективность рабочих процессов внутри организации;
- вовремя определить и устранить ошибки в работе;
- выяснить причины снижения мотивации у конкретных сотрудников;
- равномерно распределить нагрузку между сотрудниками;
- создать эффективные способы взаимодействия между разными подразделениями.
Какие есть виды контроля выполнения задач?
Существует несколько видов управленческого контроля, эффективных в разных ситуациях:
Выборочный. Руководитель проверяет работу конкретного сотрудника на любом этапе работы. Выборочный контроль обычно проводят, не предупреждая сотрудника о грядущей проверке. Такой вид контроля эффективен в нескольких случаях:
- требуется обучить новых сотрудников;
- необходимо проверить работу сотрудника (или отдела), постоянно показывающего плохой результат;
- нужно убедиться, что недавно нанятый работник достаточно компетентен.
Периодический. Контроль проводится с определенной периодичностью, например, раз в неделю, и сотрудникам известно заранее о предстоящей проверке. Периодический контроль особенно важен, если процессы в организации требуют максимальной четкости (например, в организациях, разрабатывающих IT-продукты). При проведении периодического контроля работники могут отчитываться о проделанной работе в устной или письменной форме.
Поэтапный. Этот вид контроля похож на периодический, но с одним отличием: руководитель проверяет результаты работы сотрудников не в конкретный период, а на важных этапах реализации одного большого проекта. Поэтапный подход эффективен при контроле работы IT-разработчиков, дизайнеров и для контроля работы над крупными проектами в других сферах.
Предварительный. Применяется, когда предстоит выполнить объемный проект, а в работе задействовано большое количество исполнителей. Предварительный контроль проводят в два этапа:
- на первом этапе руководитель согласовывает общий план работ;
- во второй этап входит проверка выполненных работ, когда до дедлайна остается 30-40% от времени, выделенного на выполнение проекта.
Предварительный контроль помогает сохранить баланс между самостоятельностью сотрудника и его чувством ответственности перед руководством.
Итоговый. Предполагает оценку руководителем только конечного результата. Подходит для контроля опытных сотрудников, помогает объективно оценить вклад каждого исполнителя, стимулирует сотрудников действовать самостоятельно.
Эффективные методы контроля за выполнением задач
Контроль со стороны руководителя выполняет две основные функции: позволяет мониторить выполняемые работы в любой момент и стимулирует сотрудников ответственно подходить к задачам. Чтобы контроль был эффективным, руководителю важно соблюдать принцип постоянства. Проверки, проводимые бессистемно, могут вызвать эффект, противоположный желаемому: сотрудники будут раздражаться, а руководитель перестанет понимать, что и кем сделано для достижения конечного результата.
Также важно автоматизировать проверки. Допустим, руководитель будет выдавать устные задания сотрудникам, но сотрудники забудут отчитаться о промежуточных результатах. Из-за такого отсутствия автоматизации руководитель рискует вообще выпустить контроль из рук. Чтобы этого не допустить, можно использовать эффективные инструменты контроля выполнения задач — автоматизированные электронные системы, или таск-менеджеры. Они позволяют мягко контролировать сотрудников, приучая их вовремя выполнять обозначенные в электронной системе задачи.
К другим эффективным методам проверки выполненных работ относятся:
- Внедрение системы KPI. На этапе планирования руководитель определяет, каких ключевых показателей должен достигнуть каждый исполнитель и весь отдел. Чтобы метод был эффективным, важно назначать понятные и достижимые показатели.
- Планерки, совещания. Хотя иногда этот метод сотрудники воспринимают как нудную обязанность, планерки могут стать хорошей возможностью для оперативного управления. Если планерки проводить регулярно (например, раз в неделю или, при необходимости, ежедневно), сотрудники к ним привыкнут, а руководитель сможет вовремя отследить ошибки в работе и направить деятельность персонала в нужное русло.
- «Тайный покупатель». Метод популярен у компаний, работающих в сфере услуг (кафе, магазины, отели и пр.). Заключается в обращении в компанию человека со стороны и оценки этим человеком работы сотрудников. Для руководителя «тайный покупатель» может стать источником ценной информации: он может оценить, насколько точно сотрудники следуют прописанным скриптам, уровень профессионализма работников, наличие потенциально отпугивающих факторов для клиентов.
- Применение аудио - и видео - систем контроля за выполнением сотрудниками задач. Сюда входят программы и устройства, позволяющие отслеживать занятость сотрудников в режиме реального времени: программы по отслеживанию трафика на компьютерах, трекеры времени, программы слежения за рабочими столами ПК. Некоторым компаниям невозможно обойтись без инструментов слежения за сотрудниками в реальном времени, например, если необходимо проконтролировать работу курьеров, экспедиторов, выездных торговых представителей.
Методы приоритезации задач: как определить приоритетные задачи?
У руководителя бывает множество важных задач, среди которых сложно выбрать самую главную. Но владеть навыками по приоритезации задач — это важно: когда руководитель умеет отделять главное от второстепенного, он может грамотно управлять рабочей нагрузкой, вовремя достигая намеченных целей.
Методы, которые помогут расставить приоритеты в рабочих задачах:
Метод ABCDE. Задачи сортируются по следующим критериям:
- А — чрезвычайно важные задачи, без которых невозможно реализовать проект;
- B — при невыполнении этих задач последствия для проекта могут быть серьезными;
- С — достаточно значимые задачи, но их невыполнение не повлечет серьезных последствий;
- D — необязательные и несрочные задачи;
- E —задачи, не важные для достижения конечного результата.
После рассортировки будут понятны наиболее важные задачи, обозначенные буквами А и В.
Матрица приоритетов. Задачи оцениваются по двум факторам: количество усилий и отдача:
- мало усилий и много отдачи — самый высокий приоритет;
- много усилий и много отдачи — достаточно высокий приоритет;
- мало усилий и мало отдачи — низкий приоритет;
- много усилий и мало отдачи — неважная задача.
Матрица Эйзенхауэра. Задачи распределяют по 4 группам:
- 1 группа — важные и срочные;
- 2 группа — не слишком важные и срочные;
- 3 группа — важные и несрочные;
- 4 группа — неважные и несрочные.
Соответственно, приоритет отдают первым двум группам задач, а задачи из групп 3 и 4 откладывают или совсем не выполняют.
Управлять современной компанией невозможно, не уделяя должного внимания контролю за работой персонала. Используя техники контроля и приоритезации, руководитель может заметно повысить показатели эффективности организации в целом.